SharePoint 2010 將共享功能更加人性化
從SharePoint 2007開始，微軟就已經(jīng)支持離線文件的同步與應(yīng)用，到了 2010版本，加強(qiáng)了這類文件的運(yùn)用及上傳速度，而且支持多種設(shè)備，讓文件可在多種手機(jī)平臺(tái)上運(yùn)用，例如Windows Mobile與Nokia的智能型手機(jī)，都可通過(guò)瀏覽器顯示網(wǎng)站內(nèi)容。
而且SharePoint 2010還新增了多種文件格式的共同編輯功能，例如Word、Excel、PowerPoint與OneNote等，都可通過(guò)這個(gè)系統(tǒng)，同時(shí)與他人編輯一份文件。而文件編輯完成之后，可通過(guò)SharePoint Designer使用所見即所得的方式編輯，直接將文件上傳至網(wǎng)頁(yè)與他人分享。
使用SharePoint 2010對(duì)使用者來(lái)說(shuō)，最大的方便就是這套系統(tǒng)已經(jīng)整合多種商務(wù)解決方案，使用者可以用統(tǒng)一的架構(gòu)，建立企業(yè)內(nèi)部入口網(wǎng)站（EIP），并能使用商業(yè)智能（BI）分析數(shù)據(jù)等。
而且，SharePoint 2010不僅能與Office 2010的文字處理軟件相結(jié)合，另外還整合了以往Groove的文件同步功能，以及Windows SharePoint Services所提供的網(wǎng)頁(yè)搭建與服務(wù)平臺(tái)。另外，若企業(yè)還可以構(gòu)建OCS，結(jié)合Outlook還可整合通訊的功能，并且直接與其它使用者實(shí)時(shí)通訊，或開啟視頻會(huì)議。
加強(qiáng)既有功能，并且新增文件共享與同步功能
搭建一套SharePoint Server后，由于使用統(tǒng)一的架構(gòu)，便于管理者的管理，可以降低IT人員訓(xùn)練的成本。再加上具有文件共同編輯的特性，有助于生產(chǎn)力的提升。
雖然，在先前的2007版就已具備，或是整合了上述建立入口網(wǎng)站、商業(yè)智能，以及整合通訊等功能，不過(guò)SharePoint 2010版，另外還加強(qiáng)與新增了幾項(xiàng)功能，讓文件分享更便利，增加協(xié)同合作的效率。
這些新增的功能，大致可分為文件共享、共同編輯、網(wǎng)頁(yè)預(yù)覽、同步與搜尋等，其中，最顯著的改變就是文件的共享與共同編輯。
文件共享、離線同步與共同編輯功能
在文件共享的功能上，SharePoint在之前的版本就可以共享文件，不過(guò)當(dāng)時(shí)僅限文件共享，并無(wú)法支持同時(shí)在線多人共同編輯。
而SharePoint 2010持續(xù)提供文件共享的功能之外，還支持Word、PowerPoint、Excel與OneNote等文件的共同編輯，增加工作的流暢度與信息的實(shí)時(shí)分享。
共同編輯
要做到這功能不容易，因?yàn)槲募诠餐庉嫊r(shí)，哪些內(nèi)容是被其它人新增與修改的，或者該以哪個(gè)版本為主等問題，一直都困擾著使用者。
以往對(duì)于這類的狀況，一般常見的狀況是，系統(tǒng)會(huì)跳出提示信息，提醒目前文件有其它使用者正在編輯，因此會(huì)儲(chǔ)存成文件的副本，文件名則修改為編輯文件的使用者名稱與修改時(shí)間。這樣做的好處，是確保多位使用者同時(shí)開啟同一個(gè)文件時(shí)，不會(huì)發(fā)生較晚儲(chǔ)存的使用者將先前的變更覆蓋掉的狀況。但缺點(diǎn)是同一份文件會(huì)有多個(gè)版本，若總共有10位使用者同時(shí)編輯，就會(huì)有10個(gè)文件副本，在整合信息的時(shí)候非常麻煩。
而這次SharePoint 2010的共同編輯功能，只要有其它使用者正在編輯同一份文件，使用者可以知道目前有多少人正在在線編輯這份文件，而目前所編輯的部份又是哪些，都可以一目了然。而且，只要其中一位使用者將文件修改過(guò)，并且儲(chǔ)存之后，其它使用者就能夠?qū)崟r(shí)地發(fā)現(xiàn)文件更改過(guò)，因?yàn)樾略龌蛐薷牡牟糠輹?huì)被特別標(biāo)示出來(lái)，在共同編修文件時(shí)，可以更快速了解內(nèi)容與更新項(xiàng)目，讓文件的閱讀更有效率，有效提升團(tuán)隊(duì)的工作與溝通效率。
在文件協(xié)同作業(yè)上，除了我們比較熟悉的幾套Office軟件的應(yīng)用，最特別的，就是在Office 2007時(shí)就提供Live Sharing Session與分享筆記本功能的OneNote。
這套文字處理軟件，最大的特色就是所支持的文件格式非常多。由于它是以筆記本概念為出發(fā)點(diǎn)的文書工具，因此隨時(shí)將所得到的信息記錄下來(lái)，變成了不可或缺的功能。因此，我們可以在OneNote上編輯與貼上文字、網(wǎng)頁(yè)、圖片，甚至PowerPoint，以及Excel的報(bào)表等。
可以隨手記錄的特色，加上可與多位使用者共同編輯的能力，讓OneNote在群組討論，與共享信息時(shí)的應(yīng)用上更加方便。
文件離線處理
在線協(xié)同作業(yè)時(shí)，能否支持離線使用也是文件共享相當(dāng)重要的一部分。實(shí)作上讓使用者可將SharePoint上的數(shù)據(jù)同步至個(gè)人計(jì)算機(jī)的指定文件夾中，即使不連接網(wǎng)絡(luò)，也可使用同步的文件文件，而且數(shù)據(jù)在更新過(guò)后，在計(jì)算機(jī)重新連結(jié)到網(wǎng)絡(luò)的時(shí)候，會(huì)自動(dòng)將數(shù)據(jù)同步。
另外，SharePoint 2010還加強(qiáng)了離線文件的同步速度，與先前同步方式不同的地方，在于它僅同步內(nèi)容有更動(dòng)的部分，大幅減少上傳文件的大小，加速文件上傳與更新的速度，同時(shí)也不容易受到網(wǎng)絡(luò)帶寬的限制與影響，增強(qiáng)了共同編輯的實(shí)時(shí)性，讓協(xié)同作業(yè)更加迅速。
文件續(xù)傳功能
雖然SharePoint具有文件離線使用與同步，以及多種平臺(tái)的瀏覽與操作，但是在文件傳輸?shù)倪^(guò)程中，使用者最擔(dān)心的就是斷線的狀況，這套系統(tǒng)針對(duì)這樣的狀況，提供了續(xù)傳的功能，讓新數(shù)據(jù)的傳輸，以及既有數(shù)據(jù)的同步，不會(huì)因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)帶寬不足，或網(wǎng)絡(luò)不穩(wěn)定而無(wú)法實(shí)時(shí)傳送與同步。
文件夾同步與搜尋
除了上述的文件共享之外，我們也可直接在Windows環(huán)境的一般文件夾中，建立類似網(wǎng)絡(luò)磁盤的路徑，以便直接存取SharePoint與SharePoint Workspace的工作區(qū)內(nèi)容，讓使用者可隨時(shí)存取文件。
另外，我們也可以使用瀏覽器，開啟由SharePoint 2010搭建的網(wǎng)站，并且使用“與計(jì)算機(jī)同步（Sync to Computer）”的功能，將整個(gè)網(wǎng)站的內(nèi)容下載至個(gè)人計(jì)算機(jī)，因此我們可以離線瀏覽這個(gè)網(wǎng)頁(yè)與其中的內(nèi)容。
當(dāng)我們同步網(wǎng)絡(luò)上的文件夾至本機(jī)之后，這些數(shù)據(jù)在個(gè)人計(jì)算機(jī)中會(huì)自動(dòng)由Windows Search制作索引。而且這功能也和Windows操作系統(tǒng)內(nèi)建的“搜尋”相結(jié)合，我們只要在Windows工作列之中的搜尋字段中輸入字符串即可。
在搜尋文件時(shí)，我們可依照文件類型、數(shù)據(jù)來(lái)源、關(guān)鍵詞與作者等條件尋找，檢索可輸入的條件非常豐富。而且最特別的地方，在于列出搜尋結(jié)果之后，我們可以直接預(yù)覽文件內(nèi)容，不像以往必須先下載文件并開啟之后，才能確認(rèn)內(nèi)容是我們想要的，在搜尋文件時(shí)減少了文件下載、檢查，與確認(rèn)內(nèi)容的時(shí)間，對(duì)于文件內(nèi)容的尋找速度有很大的幫助。
尋找文件之外，我們也可以使用SharePoint的搜尋功能來(lái)尋找聯(lián)絡(luò)人，同時(shí)，搜尋結(jié)果能夠依照搜尋者與對(duì)方的組織關(guān)系列出，將摘要內(nèi)容呈現(xiàn)在搜尋結(jié)果頁(yè)面中，并利用樹狀的組織圖，讓人更容易了解在企業(yè)內(nèi)每個(gè)員工的關(guān)聯(lián)性，有效利用企業(yè)內(nèi)部資源。
建立可快速瀏覽的頁(yè)面
使用SharePoint 2010建立網(wǎng)頁(yè)時(shí)，我們可使用SharePoint Designer建立如Wiki、個(gè)人博客與入口網(wǎng)站等。使用這套簡(jiǎn)化的網(wǎng)頁(yè)內(nèi)建工具，就像使用以往微軟所發(fā)布的FrontPage，使用所見即所得的方式快速搭建網(wǎng)頁(yè)。
其實(shí)SharePoint Designer的前身，就是Office 2003時(shí)內(nèi)建的網(wǎng)頁(yè)編輯軟件FrontPage，不過(guò)新版本加強(qiáng)了編輯的環(huán)境，讓使用者在搭建網(wǎng)站時(shí)，能更快速的架設(shè)。例如它內(nèi)建許多標(biāo)準(zhǔn)網(wǎng)站模塊，讓系統(tǒng)管理人員可以快速建立入口網(wǎng)站、個(gè)人網(wǎng)站，并且能將使用者數(shù)據(jù)匯入。而且加強(qiáng)了與Office各個(gè)應(yīng)用程序的兼容性，達(dá)到完整連接的特性。
另外，當(dāng)我們上傳如圖片、影片或是PowerPoint投影片等文件時(shí)，SharePoint會(huì)自動(dòng)建立縮圖，也就是當(dāng)其它使用者要取得文件時(shí)，不需要下載完成才可檢視其中的內(nèi)容，可在瀏覽器上直接預(yù)覽，節(jié)省尋找信息的時(shí)間。
也因?yàn)樯蟼鞯奈募?huì)預(yù)先建立索引與縮圖，因此不論使用者通過(guò)個(gè)人計(jì)算機(jī)、手機(jī)，或是不同的網(wǎng)頁(yè)瀏覽器，所顯示的內(nèi)容都會(huì)一致，不會(huì)有不同平臺(tái)而有兼容性差異的問題。
將文件上傳至SharePoint 2010網(wǎng)頁(yè)之后，系統(tǒng)便會(huì)自動(dòng)建立縮圖，方便使用者直接預(yù)覽文件內(nèi)容，節(jié)省尋找信息的時(shí)間。
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