ERP項(xiàng)目實(shí)施要未雨綢繆不要亡羊補(bǔ)牢
在ERP項(xiàng)目中，要做到在項(xiàng)目實(shí)施的未雨綢繆，不會(huì)出現(xiàn)亡羊補(bǔ)牢的情況就需要項(xiàng)目管理和實(shí)施人員在項(xiàng)目推進(jìn)過(guò)程中隊(duì)下面的階段進(jìn)行預(yù)測(cè)，把握好發(fā)展的趨勢(shì)，掌握項(xiàng)目的主動(dòng)權(quán)。下面就提出一些建議，供大家討論。希望對(duì)大家有用。
一、要考慮每一個(gè)項(xiàng)目階段普遍存在的問(wèn)題
ERP項(xiàng)目可以根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度，分為項(xiàng)目立項(xiàng)、需求調(diào)研、業(yè)務(wù)流程重組、模擬運(yùn)行、并向運(yùn)行、正式上線等幾個(gè)階段。其實(shí)不同的企業(yè)，雖然有各自的特性，但是也存在著一些普遍的問(wèn)題。有經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目管理員，對(duì)各個(gè)階段普遍存在的問(wèn)題有深入的了解。此時(shí)他們就可以預(yù)先采取措施，針對(duì)這些問(wèn)題采取應(yīng)對(duì)措施。而不會(huì)等到問(wèn)題真的發(fā)生了，再來(lái)解決。掌握各個(gè)階段所存在的普遍問(wèn)題就是做好ERP項(xiàng)目未雨綢繆的首要工作。
如以業(yè)務(wù)流程重組為例，可能存在著如下幾個(gè)共性的問(wèn)題。
一是企業(yè)對(duì)于自身的流程過(guò)于自信。由于缺乏外在的參考，用戶會(huì)認(rèn)為自己所采用的流程是合理的，要求系統(tǒng)的安全按照自己的流程來(lái)走，排斥業(yè)務(wù)流程重組。針對(duì)這種障礙，實(shí)施顧問(wèn)該如何應(yīng)對(duì)？筆者認(rèn)為，實(shí)施顧問(wèn)應(yīng)該將企業(yè)現(xiàn)在使用的業(yè)務(wù)流程與系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)流程進(jìn)行對(duì)比，向用戶說(shuō)明如果繼續(xù)沿用企業(yè)現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程，可能存在這些風(fēng)險(xiǎn)。利用具體的數(shù)據(jù)來(lái)說(shuō)話，而不是片面的強(qiáng)調(diào)讓用戶遵循系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)流程。企業(yè)管理者上ERP系統(tǒng)也是為了改善企業(yè)現(xiàn)有的管理水平。如果他們能夠切實(shí)的認(rèn)識(shí)到現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程存在的漏洞，相信他們能夠欣然的接受新的流程。
二是新流程的從接受到熟悉需要有一個(gè)過(guò)程。企業(yè)使用了ERP系統(tǒng)的新流程之后，由于不熟悉等原因，比較容易出差錯(cuò)。如果實(shí)施顧問(wèn)能夠意識(shí)到這個(gè)問(wèn)題，那么就可以采取一些未雨綢繆的措施。如在模擬運(yùn)行時(shí)，會(huì)有針對(duì)性的多設(shè)計(jì)一些新流程的業(yè)務(wù)。讓用戶多操練幾次，以熟悉新的流程。在后續(xù)并向運(yùn)行時(shí)，也會(huì)指導(dǎo)項(xiàng)目管理員，多多跟蹤這些新的流程，以督導(dǎo)用戶按新流程來(lái)操作，避免舊病復(fù)發(fā)。
三是提醒用戶更改原有的管理制度。通常情況下企業(yè)在上ERP項(xiàng)目之前，已經(jīng)有完整的業(yè)務(wù)流程文檔。在實(shí)施ERP項(xiàng)目時(shí)，如果對(duì)原有的流程做出了新的調(diào)整，那么就一定要及時(shí)調(diào)整原先的業(yè)務(wù)流程文檔，做到讀、寫(xiě)、做一致。以免在后續(xù)培訓(xùn)時(shí)，出現(xiàn)互相矛盾的地方。
以上提的這些內(nèi)容都是在業(yè)務(wù)重組環(huán)節(jié)中容易出現(xiàn)錯(cuò)誤的事情。項(xiàng)目管理員只要能夠意識(shí)到這些內(nèi)容，那么就可以在項(xiàng)目實(shí)施環(huán)節(jié)中，采取預(yù)防措施來(lái)避免這種情況。現(xiàn)在不少ERP軟件提供商提出了標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施的口號(hào)。其實(shí)其核心的內(nèi)容就是將每個(gè)環(huán)節(jié)必須要做的內(nèi)容以書(shū)面的形式規(guī)定下來(lái)。與筆者談的思想是一致的。
二、與用戶溝通時(shí)可能存在誤解
人與人的溝通，由于文化背景的差異，往往會(huì)存在誤解。A說(shuō)的話，B聽(tīng)起來(lái)可能是另外一種含義。在日常生活中，這種情況也非常普遍。針對(duì)這種情況，實(shí)施顧問(wèn)或者項(xiàng)目管理員，應(yīng)該采取什么樣的未雨綢繆的措施呢？筆者認(rèn)為可以采取如下應(yīng)對(duì)措施。
一是盡量采取更多的輔助證據(jù)。如在需求調(diào)研過(guò)程中，用戶會(huì)提出各種各樣的報(bào)表要求。如果只憑用戶說(shuō)，實(shí)施顧問(wèn)記，可能記不全，或者會(huì)對(duì)用戶說(shuō)的內(nèi)容存在歧義。此時(shí)就應(yīng)該采取更多的輔助證據(jù)。如用戶已經(jīng)有現(xiàn)成的報(bào)表了，那么可以像他們要一份。如果沒(méi)有的話，那么可以讓用戶先在Excel表格中設(shè)計(jì)好然后再給我們。有時(shí)候用戶說(shuō)了一個(gè)小時(shí)，說(shuō)的口干舌燥，還不如一份表格能夠說(shuō)明問(wèn)題。
二是說(shuō)完后讓用戶進(jìn)行重新確認(rèn)。在收集用戶的需求時(shí)，即使對(duì)于同一個(gè)問(wèn)題，大家你一言、我一言，會(huì)提出各自的需求。但是有可能會(huì)有相互矛盾的地方，或則說(shuō)可能某些內(nèi)容還沒(méi)有考慮到。筆者在進(jìn)行需求調(diào)研時(shí)，會(huì)將用戶的需求都一五一十的記錄下來(lái)，整理好。然后再讓用戶去簽字確認(rèn)。用戶在簽字時(shí)，會(huì)對(duì)自己所說(shuō)的內(nèi)容再梳理一遍。有不準(zhǔn)確的地方可以進(jìn)行及時(shí)修改或者有歧義的地方進(jìn)行再次確認(rèn)。這就相當(dāng)于一個(gè)審核的過(guò)程。通過(guò)這個(gè)確認(rèn)，可以在一定程度上消除溝通上的誤區(qū)，讓實(shí)施顧問(wèn)了解用戶內(nèi)心的真實(shí)意圖。
本文中主要提出了關(guān)于ERP項(xiàng)目管理和實(shí)施的兩大條建議，希望對(duì)大家有一定的幫助。
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