軟件外包項目實施過程中的關(guān)鍵因素
外包是發(fā)包方和接包方互相信任、高度協(xié)作的共同行為。為了順利實施外包，對于發(fā)包方，要求企業(yè)具有一定的技術(shù)水平、項目管理水平、人力資源和溝通控制能力。對于接包方，要求企業(yè)具有一定的成本、質(zhì)量控制能力，具有國際市場開拓能力(包括業(yè)務(wù)能力、交流能力、接包渠道和商業(yè)信譽等)。為了是外包服務(wù)形成產(chǎn)業(yè)化，還要求形成良好的政策環(huán)境和市場環(huán)境等。
下面以軟件項目外包為例，從發(fā)包方和接包方的角度，討論實施外包的關(guān)鍵因素。
1、項目需求
項目需求是項目規(guī)劃和正確實施的根本，在外包項目實施過程中，如果客戶經(jīng)常改變需求或提出新需求，常常使項目延期或超出預(yù)算，對于合作雙方都會受到商譽和經(jīng)濟上的損失。
通常發(fā)包方根據(jù)外包的項目特點，進行項目外包分析，提出項目需求報告。接包方在實施項目之前應(yīng)該深入了解和挖掘客戶需求，對某些不明確的需求與發(fā)包方討論，對于項目實施過程中的需求變更，規(guī)定處理辦法，并達成一致，形成項目的最終需求。
在需求分析階段，接包方首先對發(fā)包方的需求認真分析，然后通過業(yè)務(wù)建模、會談、問卷、需求會議等方式收集客戶完整需求，形成文檔，然后經(jīng)過客戶討論、客戶審查、文檔修訂等多次反復(fù)的過程。
2、項目計劃
在項目實施之前，通常發(fā)包方提出項目實施計劃的草稿。項目計劃的內(nèi)容應(yīng)該完整、可行，對于項目流程、工作量、資源配置和項目里程碑等需要雙方接受達成一致。
接包方要及時全面分析計劃的內(nèi)容，要詳細地跟本企業(yè)的計劃進行比對和審核，從而了解外包商對整個項目的流程、內(nèi)容、估計的工作量和資源的安排是否與項目本身的要求吻合。明顯的差異都需要及時澄清并建立共識。
發(fā)包方根據(jù)接包方對項目計劃草稿的建議認真分析和深入討論，進行必要的修改和補充，形成雙方都接受的最終項目實施計劃。
3、質(zhì)量控制
軟件外包的質(zhì)量指軟件產(chǎn)品滿足用戶需求的程度，包括功能需求、性能需求、穩(wěn)定性、安全性和技術(shù)先進性需求、支持和服務(wù)需求等。達到客戶的質(zhì)量要求是外包業(yè)務(wù)的基本要求。
以軟件開發(fā)項目為例，接包方質(zhì)量控制的常用方法如下：
通過多次反復(fù)、多方參與的評審控制需求和設(shè)計的質(zhì)量。
在編碼之前，制定代碼規(guī)范，并強制執(zhí)行，以便保證代碼的規(guī)范性。
通過嚴格的、完整的測試流程保證編碼質(zhì)量。
需求分析、方案、系統(tǒng)設(shè)計、測試計劃、實施計劃等必須進行內(nèi)部評審，通過內(nèi)部評審后指定雙方人員共同審查。
必須制定全面的測試計劃和質(zhì)量保證實施過程并通過審查。
系統(tǒng)交付使用前，要經(jīng)歷單元測試、集成測試、系統(tǒng)測試和用戶測試、驗收測試等質(zhì)量檢驗過程。
制定實施和維護計劃以及實施和維護操作規(guī)程，記錄操作過程，及時請發(fā)包方確認。
4、進度控制
進度影響雙方的成本，可能影響發(fā)包方的業(yè)務(wù)，進度還可能影響產(chǎn)品質(zhì)量。
接包方應(yīng)該按照項目計劃的進度實施項目，及時定期匯報實際實施的進度。對項目實施過程中影響進度的因素綜合分析，及時與發(fā)包方交流，提出解決辦法。發(fā)包方要對接包方的進度進行監(jiān)控。
軟件外包項目實施進度控制的常用方法如下：
通過科學(xué)估算，考慮資源配置情況，共同制定合理的雙方認可的進度計劃。
細分任務(wù)，制定更加精細的里程碑，并按里程碑進行驗收和考核。
建立常規(guī)的進度報告制度，以便及時掌握項目進度。
采用嚴格的流程來控制需求變更。
進度計劃中，將一些比較大的工作拆細，以便設(shè)立更多的里程碑。
5、風險控制
風險管理(Risk Management)是指經(jīng)濟單位對可能遇到的風險進行預(yù)測、識別、評估、分析并在此基礎(chǔ)上有效地處置風險，以***成本實現(xiàn)***安全保障的科學(xué)管理方法。
發(fā)包方要根據(jù)外包項目的特點和要求，制定切實可行的計劃，選擇合適的接包方，并且密切監(jiān)控項目的實施過程。
接包方一定要對整個項目足夠了解，其中包括項目需求、工作范圍、實現(xiàn)方法和預(yù)期經(jīng)濟利益的來源。對于已經(jīng)完成的部分，要有一套合理的評估方法。
發(fā)包方可以通過下列方式來控制風險：
通過考察企業(yè)實力、資格認證和服務(wù)經(jīng)驗嚴格選擇接包方。
通過嚴密的法律條款、嚴格的合同審核來保障知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)機密。
通過嚴格的過程的過程控制來控制外包業(yè)務(wù)的質(zhì)量和進度。
接包方可以通過下列方式來控制風險：
進行嚴格的需求管理和控制，充分挖掘客戶需求。
嚴格規(guī)范合同起草、談判、審查和簽署，在合同條文中明確規(guī)定外包服務(wù)過程的責、權(quán)、利、知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)機密保護。
執(zhí)行規(guī)范的項目管理和控制，嚴格控制質(zhì)量和進度。
通過有效的人力資源管理來穩(wěn)定隊伍、建立后備隊伍和提升團隊的技術(shù)能力和綜合素質(zhì)。
建立和保持暢通的溝通渠道。
6、交流與溝通
實施外包項目是發(fā)包方和接包方互相配合、共同合作的過程。要保障外包業(yè)務(wù)的順利進行，必須建立有效的溝通渠道。
建立有效的溝通渠道包括以下內(nèi)容：
確定可以采用哪些交流工具，以及什么情況下應(yīng)該采用什么溝通工具(現(xiàn)場交流、電話交流、傳真、電子郵件、在線交談等)。
確定交流的時機和頻率，包括接包方提交進度報告和雙方召開項目實施交流會。
確定交流的格式(例如，規(guī)定周報的格式)。
確定交流的形式(現(xiàn)場交流、電話會議，雙方項目聯(lián)系人)。
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