助改變業務模式 “高掃”讓電子政務更暢通
在國家十二五計劃中，已經將建設“高效政府”提升至新的高度，其中，電子政務位居要沖。要實現政務的電子化，首先需要將各級政府日常辦公中所匯集的海量文字和圖像資料電子化，尤其是法院、檢察院等執法部門、稅務部門、知識產權局、出入境管理局等這樣需要保管、調閱大量取證文件的部門，已經陸續開始使用高速掃描儀。比如：隨著“數字法庭”推廣，原先由書記員記錄的口供文件、起訴文件等現在只需很短時間，掃描后即可備案。而這正是“高掃”的用武之地。
可以說，以“高掃”為核心的專業化解決方案正為電子政務提供了全新的思路。
高掃輕松實現檔案數字化高效管理
檔案是人們從事社會實踐活動所產生的憑證，是直接形成的歷史紀錄。對各類檔案的快速歸檔和妥善管理正是各政府機構的重要基本功能之一。而目前大多數政府機構的檔案是采用傳統的檔案管理模式，即：紙質物理管理模式——每年不斷產生大量的業務資料以及歷史檔案等，不僅占用辦公空間而且統計數據、查閱、調用都需要人員物理操作，管理十分困難，付出巨大的管理成本得到極低的工作效率。同時還面臨著檔案維護困難的問題：比如納稅人的信息資料需要長時間歷史性的保存，傳統的方法使相關人員接觸到大量原始資料，勢必造成一定的損壞，無法提高檔案保存的安全系數;再如法院卷宗的保存年限至少要在20年以上，傳統的方法無法提高檔案保存的安全系數，如果遭遇故意破壞或篡改，將影響司法公正造成嚴重后果。
使用高速文檔掃描儀及掃描軟件對紙質文件進行電子化掃描，然后通過軟件系統對電子化的檔案進行整體管理，是目前最行之有效的手段。其中包括： OCR識別、文件智能錄入管理、檢索編輯等環節，整理好的電子化信息進行數據庫存儲、備份，就能夠高效實現電子化檔案的簡便應用、管理并永久保存。
筆者這里以目前正在各級政府部門廣泛使用的佳能專業高速文件掃描儀DR-6050C和DR-7550C及其應用為例，來分析 “高掃”是如何實現這些需求的。
DR-6050C
DR-7550C
首先是速度——DR-6050C、DR-7550C分別以其極快的速度——每分鐘60頁和75頁，和高準確性、便捷性將檔案、卷宗等紙質文件迅速轉化為數字文件。而它們都載有圖像處理芯片，能確保在對包含大量照片或圖片的檔案進行多種圖像處理功能的同時保持高速掃描，同時這兩款機型黑白、灰度和彩色都高達600dpi，確保以精確和清晰的方式還原檔案的真實。舉個例子：1000頁包含大量圖片的彩色或黑白A4檔案歸檔工作，DR-6050C只需要不到大約17分鐘即可高質量的完成，而DR-7550C更將這一時間縮短為將近12分鐘左右!可見高速正是“高掃”服務檔案管理的第一優勢。
再如為保證圖像質量的穩定，“高掃”應該在每次掃描作業開始之前執行自動校正。另由于檔案資料很多采用手工填寫，還包括一些復印件，尤其是保存的歷史性文檔，經常會有字體偏淺，復印效果模糊不清及裝訂痕跡的情況。為了掃描效果的清晰度，佳能產品均設計了文本增強技術，可以通過檢測紙上字跡的位置，并加以強調，克服障礙，獲得清晰準確的掃描結果。
同時，作為檔案綜合解決方案的重要部分，“智能管理”應該是非常重要的功能模塊。如佳能就在機器中均捆綁了自有的掃描應用程序軟件Capture Perfect——在處理文件時，支持多種文件保存格式和文件分發選項，比如可檢索和加密PDF，掃描到電子郵件等，從而實現網絡環境下的高效管理。
通過實例我們不難看出，“高掃”方案帶來了工作方式的改變，解決了檔案傳統管理模式的存在的弊端，實現信息共享，有助于檔案專業化、規范化管理，最大程度避免以往由于紙質文件存放不當導致的信息丟失以及維護困難。提高了檔案保存的安全程度。同時降低了成本，提高成本收益率，并簡化了行業統計工作。
以品牌服務和TCO為依托， “高掃”力助政府改變業務模式
事實上，高速掃描儀正切實在改變著某些政府部門的業務模式。如國家知識產權局在全面配備“高掃”后，海量專利資料的保管和滿足頻繁調閱需求得到了極大的改善。
據該局相關負責人介紹，是以佳能專業高速掃描儀為核心的電子化的文檔歸檔管理手段改變了這一切。“高掃”的應用，首先使該局專利文件的保存更加安全，保存年限更加久遠;同時信息流轉更及時準確，存儲管理簡便，降低人工勞動強度;同時使工作流程更加規范、標準，使信息更加易于交流，從而方便而安全地實現了信息共享，加強了各級間的協作。
值得一提的是，該負責人還向筆者談到采購佳能產品的三大原因：一是認為品牌信賴度高，產品質量有保障，服務信得過——據說佳能是“高掃”業內唯一在日本生產，產品原裝進口中國的廠家— 佳能甚至把外包裝也作為衡量質量的標志之一，僅僅是外包裝紙箱出現破損，佳能也會擔心是否是因為在運輸中出現某些影響產品質量的因素，會在產品抵達中國后馬上實行重新檢測，同時更換外包裝，以確保產品質量。但因為自身之前沒有相關經驗，難免猶豫，可佳能的幾項承諾，讓他們取消了顧慮。比如佳能承諾，如果遇到特殊情況，會派工程師長期駐守用戶，快速響應用戶的所有需求和困難;而在產品上，保證高質量的同時，佳能會提供每年兩次的定期巡檢;同時提供完善的備機服務：在有必要檢查修理的時候，及時提供備機，保證用戶正常辦公。——筆者以為，這也是佳能能獲得眾多大批量文檔掃描需求客戶(包含金融業)的 “零投訴”殊榮的重要原因。
二是總體擁有成本TCO非常好——因為產品設計合理，同時極少出現故障，從而提升了機器的使用效率，使辦公效率大增;同時因有嚴格的產品生產質量保證體系，機器使用壽命長，也客觀延緩減少了更新換代所需要的成本。三是操作非常人性化。
筆者了解到，作為全球少有的對全線影像產品擁有完全自主產權的廠家之一，目前佳能國內在掃描儀市場上保持了超十款產品同時在售的良好態勢，在掃描儀廠商中獨樹一幟。而在政府應用領域，無論是生產級或部門工作組級，佳能高速掃描儀都有著廣泛的用戶群，比如早在2-3年前，佳能DR-2580C、DR-7080C已開始進入法院系統，全面實現了文書檔案的電子化審閱，而遼寧省某系統檔案室則全面選用了佳能DR-2580C和DR-4010C作為其實現文檔電子化的錄入工具。據佳能內部人士透露，近年佳能“高掃”的銷售一直處于高速增長狀態，2010年實際銷售已超越萬臺。
據IDC預計，2010-2014年“高掃”的年復合增長率將達到8.1%，展現出廣闊的發展前景。在電子政務需求帶動下，高速掃描儀專業化和高效能的優勢將得以深化。具有更高速度、更低能耗、更多樣化功能和更豐富完善的軟件配套的“高掃”，將力助政府業務模式的改變，使電子化政務之路更暢通。
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