軟件資產(chǎn)管理 企業(yè)身旁的定時(shí)炸彈
面對(duì)眾多的購置軟件、復(fù)雜的許可授權(quán)機(jī)制，許多企業(yè)都處于“三無”狀態(tài)，即沒有軟件管理制度、沒有長期的軟件管理規(guī)劃、沒有專職軟件管理人員和軟件管理工具，這就造成了企業(yè)對(duì)整體的軟件使用情況和未來需求沒有清晰的認(rèn)識(shí)，不僅難以發(fā)揮軟件和信息系統(tǒng)的作用，提升企業(yè)的競爭力，還會(huì)給企業(yè)增加成本并帶來巨大風(fēng)險(xiǎn)。
風(fēng)險(xiǎn)一：軟件管理效率低下，采購及維護(hù)成本上升
由于多買、散買造成的軟件采購成本上升的風(fēng)險(xiǎn)，是軟件資產(chǎn)管理缺失造成的成本失控風(fēng)險(xiǎn)的主要體現(xiàn)。舉例來說，公司的多個(gè)部門或多個(gè)項(xiàng)目可能都會(huì)單獨(dú)購置一些軟件，有些軟件價(jià)格還比較昂貴，整套軟件下來多達(dá)幾十萬甚至上百萬元。而公司沒有對(duì)軟件需求進(jìn)行系統(tǒng)的分析和規(guī)劃，對(duì)于軟件沒有集中管理，更沒有統(tǒng)一的軟件采購預(yù)算編制及審批，這就造成公司本可以通過批量集中購買來增強(qiáng)與銷售商的議價(jià)能力壓低價(jià)格、節(jié)約成本，卻由于未能對(duì)軟件采購進(jìn)行協(xié)調(diào)管理而增加了大量的采購成本。
很多企業(yè)對(duì)于軟件都缺乏統(tǒng)一的調(diào)控，每個(gè)軟件由哪個(gè)部門哪個(gè)員工在使用都無從查證，這些軟件處于生命周期的什么階段更沒有記錄和評(píng)估，何時(shí)需要進(jìn)行采購、更新升級(jí)、報(bào)廢都缺乏規(guī)劃，管理效率低下。有些軟件本可以通過企業(yè)內(nèi)部再分配就可以滿足各部門的使用需求，卻進(jìn)行了重復(fù)采購，不僅增加了采購費(fèi)用，還增加了管理成本;有些軟件隨著企業(yè)的發(fā)展已不能滿足使用的需求，需要進(jìn)行更新升級(jí)，卻由于沒有及時(shí)的評(píng)估卻依然在用，不僅降低了IT系統(tǒng)的效率，還可能產(chǎn)生軟件合規(guī)的風(fēng)險(xiǎn)。
據(jù)調(diào)查顯示，未施行軟件資產(chǎn)管理的企業(yè)可能多產(chǎn)生超過10%的軟件合規(guī)成本和軟件維護(hù)成本，軟件采購成本將上升30%。對(duì)于企業(yè)來說這個(gè)比例不容忽視，軟件成本的控制失效、軟件投資回報(bào)率的低下，是企業(yè)亟需注意和解決的問題。
風(fēng)險(xiǎn)二：軟件未實(shí)現(xiàn)正版化，增加聲譽(yù)和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)
軟件正版化/合規(guī)是進(jìn)行軟件資產(chǎn)管理的最初驅(qū)動(dòng)力，也是軟件資產(chǎn)管理的首要要求。近年來越來越多的軟件供應(yīng)商開始開展軟件許可證審計(jì)，軟件合約中的審計(jì)條款使得軟件使用企業(yè)必須配合該項(xiàng)復(fù)核工作。
中國企業(yè)的軟件正版化進(jìn)程還很漫長，許多沒有進(jìn)行軟件資產(chǎn)管理的企業(yè)可能還在使用違規(guī)或過期的軟件，外部許可證審計(jì)將統(tǒng)計(jì)出未購買許可證的軟件數(shù)量，并要求企業(yè)補(bǔ)買，這本身已經(jīng)是一筆不小的額外支出，還不包括附帶產(chǎn)生的軟件安裝所需要支付專家的薪水、購買新軟件工具的費(fèi)用以及人力成本。更嚴(yán)重的是，使用盜版軟件可能引發(fā)企業(yè)的聲譽(yù)風(fēng)險(xiǎn)，影響公司形象。
另外，對(duì)于沒有進(jìn)行日常軟件管理的企業(yè)來說，完成外部許可證審計(jì)可能占用大量的時(shí)間。許可證審計(jì)可能涉及全公司的所有部門，而有些企業(yè)通過一個(gè)整體協(xié)議購買軟件，那么審計(jì)工作可能還涵蓋用于其它分公司使用的軟件，如果沒有使用類似“軟件庫”的管理方式對(duì)所有軟件進(jìn)行全局的統(tǒng)計(jì)，可能需要花費(fèi)大量時(shí)間查找軟件的使用部門、人員才能完成審計(jì)工作，甚至占用大量的人力和時(shí)間成本，對(duì)日常工作造成影響。
風(fēng)險(xiǎn)三：國內(nèi)外法規(guī)不斷出臺(tái)，軟件無序管理引發(fā)監(jiān)管和法律風(fēng)險(xiǎn)
2011年7月22日，美國華盛頓州通過了一項(xiàng)修改《反不正當(dāng)競爭法》的議案。在這項(xiàng)法案中新增的名為《產(chǎn)品銷售、竊取或盜用信息技術(shù)》的新法中規(guī)定，在生產(chǎn)、經(jīng)營中使用假冒盜版信息技術(shù)產(chǎn)品(包括假冒硬件產(chǎn)品和軟件產(chǎn)品)并拒不改正的產(chǎn)品制造商，無論其違法行為發(fā)生在何處，只要其產(chǎn)品在華盛頓州銷售或者許諾銷售，都將可能構(gòu)成不正當(dāng)競爭，從而導(dǎo)致其在美國華盛頓州被政府或其競爭者起訴，并可能因此導(dǎo)致貨物在美國被扣押、被禁止銷售、以及被判令支付賠償金，甚至懲罰性賠償。
作為美國最大的進(jìn)口商，中國企業(yè)曾屢次因?yàn)閷?duì)美國法律的不熟悉和自身管理的缺失觸犯美國法律，遭到訴訟。對(duì)于許多中國企業(yè)來說，軟件資產(chǎn)管理還是個(gè)新名詞，甚至軟件正版化還不徹底，如果不能盡快邁出軟件資產(chǎn)管理的第一步，及早將軟件管理合法、合規(guī)，則可能在新法的影響下帶來一系列的風(fēng)險(xiǎn)： ·
首先，對(duì)于視中國的制造企業(yè)為主要競爭對(duì)手的其他國家的制造企業(yè)，很可能會(huì)充分利用該新法的規(guī)定，伺機(jī)提起訴訟案件，阻卻我國企業(yè)的商品銷售，搶占市場份額;
在美國的上游進(jìn)口商及分銷商將設(shè)法轉(zhuǎn)嫁法律風(fēng)險(xiǎn)，而根據(jù)新法的規(guī)定，銷售商需提高對(duì)其供應(yīng)商的控制和要求，促使供應(yīng)商采取行動(dòng)符合新法的要求。因此，在美國的進(jìn)口方及分銷商可能根據(jù)此規(guī)定向其制造商施壓或停止采購，或在與制造商的協(xié)議談判中提出新的要求，轉(zhuǎn)嫁自身的法律風(fēng)險(xiǎn)。
受新法規(guī)影響，許多大型采購、銷售企業(yè)很有可能調(diào)整對(duì)供應(yīng)商的行為準(zhǔn)則，將使用合法的信息技術(shù)作為合格供應(yīng)商的條件之一，甚至聘用第三方機(jī)構(gòu)對(duì)供應(yīng)商的IT產(chǎn)品進(jìn)行合規(guī)審查，如果依舊使用非正版軟件，則可能無法滿足國際客戶對(duì)軟件合規(guī)的要求，喪失重要的銷售渠道。
2011年開始，國資委相繼在政府機(jī)關(guān)和中央企業(yè)中執(zhí)行軟件正版化的推進(jìn)工作，截止2012年止，中央和地方省一級(jí)政府、國資委監(jiān)管下117家央企的三級(jí)子企業(yè)及以上已完成軟件正版化檢查整改工作，并且國資委計(jì)劃在2013年底前完成縣一級(jí)和地市一級(jí)政府全部的軟件正版化工作，同時(shí)繼續(xù)在央企四級(jí)及以下子企業(yè)中繼續(xù)推擊軟件正版化的工作。
國資委對(duì)政府機(jī)關(guān)及央企的軟件管理要求除完成正版化的檢查整改以外，更著重于建立完善的軟件長效管理機(jī)制和相關(guān)制度，如對(duì)政府機(jī)關(guān)來說，應(yīng)按照財(cái)務(wù)部的要求，對(duì)購置軟件的資金予以保障;對(duì)中央企業(yè)來說，可以參與國家版權(quán)局組織的軟件集中采購，在降低成本的情況下保證使用正版軟件。企業(yè)要建立相關(guān)的制度，如定期檢查、復(fù)核等，把軟件列入到資產(chǎn)中進(jìn)行管理;將購置軟件和信息化建設(shè)相結(jié)合，落實(shí)責(zé)任，統(tǒng)一考核;將對(duì)軟件的檢查和管理作為一項(xiàng)政府工作考核的指標(biāo)。
可以看出，國家對(duì)于軟件正版化及軟件資產(chǎn)管理的推動(dòng)力度很大而且在逐年加大，在可以預(yù)見的未來，監(jiān)督軟件資產(chǎn)管理的范圍將擴(kuò)展至各種類型的企業(yè)，如果不能響應(yīng)號(hào)召做好軟件資產(chǎn)管理的準(zhǔn)備，完成信息化管理的轉(zhuǎn)型，不僅難以跟上世界經(jīng)濟(jì)發(fā)展和信息化管理的步伐，更加無法滿足國家相關(guān)規(guī)定的要求。
解決之道
要拆除這顆定時(shí)炸彈，企業(yè)首先應(yīng)該建立統(tǒng)一的軟件管理制度和流程，明確責(zé)任人和職責(zé)范圍，將軟件資產(chǎn)管理作為企業(yè)信息化建設(shè)的一部分，建立起全組織范圍內(nèi)的軟件庫，對(duì)軟件的基本信息、使用情況、變動(dòng)情況進(jìn)行集中維護(hù)，并對(duì)軟件相關(guān)的費(fèi)用支出建立標(biāo)準(zhǔn)的預(yù)算編制及審批流程，對(duì)各部門的軟件需求進(jìn)行匯總，根據(jù)情況在企業(yè)內(nèi)實(shí)行再分配軟件，提高軟件使用效率。落實(shí)軟件采購安裝及驗(yàn)收，確保軟件使用符合企業(yè)實(shí)際需求，并在此基礎(chǔ)上對(duì)軟件相關(guān)采購合同/許可證進(jìn)行統(tǒng)一歸檔，避免軟件合同的丟失，降低合同相關(guān)的內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)軟件資產(chǎn)實(shí)現(xiàn)集中管理。
在實(shí)現(xiàn)了軟件資產(chǎn)集中管理的前提下，企業(yè)還應(yīng)關(guān)注于軟件資產(chǎn)的持續(xù)管理，建立軟件的生命周期跟蹤機(jī)制，監(jiān)測(cè)軟件當(dāng)前狀態(tài)，并根據(jù)情況及時(shí)購買、升級(jí)及報(bào)廢軟件，確保軟件可以滿足企業(yè)生產(chǎn)需要，保證信息系統(tǒng)的安全性，確保軟件合法合規(guī)使用。需要由專人定期對(duì)軟件進(jìn)行盤點(diǎn)，明確在用軟件和在帳目中記錄軟件的差異，并針對(duì)企業(yè)規(guī)模、生產(chǎn)規(guī)模、組織結(jié)構(gòu)的變化，定期進(jìn)行軟件及信息系統(tǒng)的效率分析，調(diào)整軟件部署，預(yù)測(cè)軟件采購需求，最終實(shí)現(xiàn)對(duì)軟件資產(chǎn)的動(dòng)態(tài)管理，使軟件資產(chǎn)作為企業(yè)發(fā)展的推動(dòng)力，與不斷變化的業(yè)務(wù)需求相輔相成，提升企業(yè)在市場中的競爭優(yōu)勢(shì)。
(本文作者介紹：德勤，世界四大會(huì)計(jì)師事務(wù)所之一。企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理服務(wù)是德勤五大服務(wù)板塊之一，專業(yè)從事風(fēng)險(xiǎn)管理、內(nèi)部控制、流程改進(jìn)等咨詢服務(wù)。)
