試用單位背景簡介：

金臺律師事務所設立于二十世紀九十年代初期，聚集了許多優秀的高學歷、高層次的專業律師，是北京設立早、規模大、實力強的綜合性的合伙制律師事務所。

金臺律師事務所尤其擅長金融證券法律事務、房地產、建設工程與基礎設施法律事務、國際商務法律事務、企業并購與重組法律事務、政府采購與招投標法律事務、知識產權法律事務以及最高法院和各高級法院管轄的重大疑難案件的訴訟和著名仲裁機構的商事仲裁代理。需求要文印系統要能夠面對大數量、高負荷的工作狀態，又要能夠充分保障影印過程中的安全。

批量文印不“撞車”

對于筆者所在的律師事務所來說，文印是日常工作中非常普遍的一個環節，事務所接手的每個案件都需要影印大量材料，少則近百頁多則數千頁。面對如此龐大的影印量，“撞車”現象時有發生。

金臺律師事務所多數人使用一臺公用的文印設備，就中型律師事務所而言基本可以滿足每天的文印工作。但是由于單任務批量打印，單個打印任務占用設備的時間較長，一旦有新的打印任務只能等待，“撞車”的情況絕非偶然。同時設備長期運行易導致機械過熱、效率降低乃至罷工。畢竟機器也需要休息，因此后一任務等待時間也將大幅拉長。

通過對HP Flow MFP文印一體機一段時間的試用，HP Flow MFP完全滿足日常基本打印需要。首先，HP Flow MFP文印一體機的打印速度遠高于目前金臺律師事務所原有設備，從而縮短了單任務的打印周期，減少了“撞車”的幾率。同時，惠普的新產品更為耐用，單次打印大量材料毫無壓力：試用期間，最多一次筆者打印了千余頁的文檔，整個打印過程非常流暢，并未遇到常見的出紙速度減緩或者宕機的情況。

安全對接，不做辦公室“奔跑者”

金臺律師事務所在文印設備方面同大多數辦公環境相似——將核心的財務部門獨立，采用一部大型公用打印機，一部財務專用打印機的模式。相信但凡使用過共享打印機的員工都有過這樣的體驗：先去打印機旁邊看下有沒有人正在使用，之后回到工位點擊打印，然后繼續跑回打印機處取自己的文件。如果直接打印，很可能被別人拿走或是在打印機打出的文件中翻找自己的資料。工位離得近還好，離得遠那就準備跑吧。正因如此，一般情況下財務部會獨立使用一部打印機，防止文印流程中造成的機密泄露。

而對于律師事務所來說，即便是使用共享打印機上的文檔，依然有著很高的保密需求。針對案件性質的不同，安全級別也不同，“奔跑者”也是無奈之舉。

舉例來說，金臺律師事務所承接某海外購置的國防項目(保密項目——“遼寧號”航母購置)轉化為國有資產的法律顧問。整個項目要求嚴謹保密，除承辦律師外，對事務所中其他律師都采取保密機制，包括全部的文印資料。針對這一類保密性要求高的項目，承辦律師只能采取將文檔拷貝到U盤，使用前臺的電腦(距打印機非常近)打印的方式，即便這樣操作依然存在安全風險：公司前臺的電腦受到攻擊或病毒等潛在隱患。

HP Flow MFP文印一體機可以有效避免此類問題，通過與后臺打印服務器及OA系統做對接，實現刷卡(員工卡)或現場輸入密碼的方式打印。律師只需要在個人電腦上點擊打印，然后去打印機旁邊，刷卡或輸入個人密碼后才會打印出紙，這樣大大地保障了文印流程中的安全，同時也簡化了打印流程。

不僅如此，HP Flow MFP文印一體機還內置了安全硬盤，即便沒有完成打印任務，文檔儲存在一體機中也不用擔心被竊取。硬盤丟失，換到另一臺相同的機器，沒有秘鑰依然不能查詢上面的內容。

刷卡或秘鑰的方式還帶來了一個很大的好處，可以直接統計到責任人。筆者所在的事務所經常會遇到有人打印完忘記取，等再需要資料的時候找不到因而重復打印的現象，無形中造成了浪費。尤其是復印時，由于沒有具體的審核，經常找不到責任人。HP Flow MFP文印一體機有效規避了這樣的浪費情況，同時可以按時段統計大家文印的情況。

文印體驗細節取勝

打印機不同于其他IT設備是由專業人士使用維護，作為辦公用品，事務所不可能針對設備使用而進行培訓，因此在更換打印機時一個首要問題就是——是否需要改變使用習慣。HP Flow MFP文印一體機除了獨特的功能外，日常打印復印的操作方式與原來無二;同時，HP Flow MFP 的8寸LCD顯示屏可以更直觀地進行設置。

在此基礎上HP Flow MFP文印一體機更有一些錦上添花的功能，比如掃描后直接轉成可編輯文檔。由于律師事務所需要經常與法律機關、檢察院溝通，對于一些案件的資料檢察院僅提供復印件;由于檢察院打印機性能差，復印一份案卷需要很長時間，所以通常律師的做法是逐頁拍照，拍回的照片還需要再次整理。HP Flow MFP可以將掃描的圖片直接轉化為文檔，方便整理和打印，將大幅減少律師工作量。

HP Flow MFP文印一體機在細節上還有不少類似的實用功能：直接雙面打印，無需走兩遍打印紙，方便快捷又環保;自動休眠功能，長時間不用會自動休眠以減少能源消耗，輕觸屏幕即可恢復;墨粉保護設置，以前的機器缺墨后會有提醒，但是依然可以繼續打印，直到完全沒有墨，最后打出的文件字跡模糊，對打印機也同樣造成傷害。而HP Flow MFP可以設置墨粉提醒和關閉，用戶可以設置墨粉剩余10%提醒，剩余5%時停止打印，避免了浪費和磨損。

集眾多實用功能于一身的HP Flow MFP在縮小體積的基礎上，迸發了更大能量。經過一個多月時間的試用，試用的同事們給予HP Flow MFP文印一體機高度的贊揚，正是因為HP Flow MFP在細節上調整了很多用戶普遍所忽略的功能，使文印工作得到更良好的體驗，也超過了我們律師事務所的使用預期。