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為防止疫情蔓延，互聯(lián)網(wǎng)公司紛紛開啟SOHO辦公模式。停工不停業(yè)，尤其與疫情相關(guān)的服務工作，都在快馬加鞭的進行中。比如優(yōu)酷的“戰(zhàn)疫情”專題、“在家上課”項目，都是數(shù)百名互聯(lián)網(wǎng)人“在家”完成的。今天的文章，阿里文娛項目管理專家 常昊和我們聊聊高效率的背后，有哪些項目管理秘籍?

一、背景

互聯(lián)網(wǎng)公司除了業(yè)務迭代快，大型戰(zhàn)役活動也不少，比如阿里巴巴的雙11、阿里影業(yè)的春節(jié)檔、優(yōu)酷的世界杯等等。這些大型戰(zhàn)役，不僅考驗技術(shù)人的代碼功底，更考驗在超大型項目中團隊協(xié)作能力、快速應變能力。

本文將從PMO的專業(yè)能力+技術(shù)人的實踐視角，詳解大型項目及戰(zhàn)役的運作流程，將復雜項目做模塊化拆解，教你站在項目全局看技術(shù)實踐，同時例舉團隊高效溝通的技巧，希望為當下SOHO的互聯(lián)網(wǎng)人帶來啟發(fā)。

二、做好大型項目的五個關(guān)鍵

幾百人、上千人組成的大型項目/戰(zhàn)役有很多挑戰(zhàn)，乍一看讓人望而卻步，但仔細梳理下來好像也沒有那么復雜，只需要厘清以下的關(guān)鍵：

1. 拿什么結(jié)果 -> 項目的目標
2. 誰是我戰(zhàn)友 -> 項目的成員
3. 啥時候吹號 -> 項目的計劃
4. 怎么來協(xié)同 -> 項目的機制
5. 戰(zhàn)后做點啥 -> 復盤和沉淀

思路就是: 明確事->找對人->排計劃->定機制->收好尾。不過，從項目特質(zhì)上來說，信息是漸明漸細的，梳理和澄清是一件持續(xù)的工作。

三、問題厘清

有了整體的思路,心里也就有了底氣，但也不能眉毛胡子一把抓。不同的階段重點不同，按照常見的項目階段來看，可以分為啟動期、規(guī)劃期、執(zhí)行期、監(jiān)控期及收尾期。每個階段需要明確關(guān)鍵目標，鎖定核心問題。

• 啟動期：明確方向，確認人員，厘清目標，明確機制，制定里程碑計劃;
• 規(guī)劃期：明確目標、確認方案，制定執(zhí)行計劃;
• 執(zhí)行期：緊盯目標、管控計劃、保障落地;
• 監(jiān)控期：基于目標、運用機制、核查計劃、發(fā)掘風險，制定預案，管控變更。理論上從規(guī)劃期到收尾期都屬于監(jiān)控期，但項目的差異，著力點和力度有不同。常見的互聯(lián)網(wǎng)項目，執(zhí)行期監(jiān)控力度最大，所以一些流程上把執(zhí)行和監(jiān)控揉和在一起了;
• 收尾期;有序收尾、深度復盤、有效沉淀。

這里已經(jīng)明確了各節(jié)點的重點，那如何抓住這些節(jié)點值得探討。作為項目PM或團隊管理者，需要把控三點：

1. 驅(qū)動管理節(jié)點，緊盯目標，這個目標是宏觀的目標，包括業(yè)務目標、進度目標、人員的目標;
2. 保障溝通通道，保障信息的上傳下達，步調(diào)一致，協(xié)同各團隊有效參與;
3. 運用管理機制，包括目標負責制、溝通機制、需求管理機制等;

四、操作流程

1. 驅(qū)動管理節(jié)點

管理節(jié)點一方面要拉齊信息，另一方面要發(fā)掘風險和問題，及時做出應對。關(guān)鍵點上核心信息的確認和決策以及同步，當面的會議溝通是非常有效的手段，但保障會議有效是其中的關(guān)鍵。

• 會議前;做好議題收集和準備，特別是會議的前置輸入材料和關(guān)鍵信息提前準備好;
• 會議中;聚焦議題和發(fā)言順序，控制會議時間，保障會議有效;
• 會議后;要有結(jié)論輸出并同步參會人及關(guān)聯(lián)方;

SOHO模式下，IM、音視頻及共享屏幕工具尤為重要，盡量選擇團隊日常使用、通用性好、使用復雜度低的工具并分享使用TIPS。整體會議安排上做好協(xié)同，避免過度的會議影響正常工作;

方向?qū)箷? 基于項目價值、核心1號位及關(guān)鍵同學，通過會議確認并輸出：方向、初步策略、里程碑及運行機制;

方案review會: 會議前基于方向?qū)箷Y(jié)論，已產(chǎn)出核心方案草案，且在該草案基礎上拉通關(guān)聯(lián)團隊輸出聯(lián)動業(yè)務方案;

需求評審會：基于業(yè)務方案和平臺能力明確當前業(yè)務需求，通過需求評審會確認各負責人及落地計劃;

復盤會：基于目標、方案結(jié)合當前完成情況進行復盤，重點是可復用能力的沉淀和發(fā)現(xiàn)問題的后續(xù)跟進。

2. 保障溝通通道

日會：通過項目例會對焦核心信息，同時進行關(guān)鍵工作進度同步、成果驗收和快速決策。根據(jù)項目所處的階段和工作的顆粒度，可以調(diào)整會議的頻率，但不適宜頻繁調(diào)整節(jié)奏和會議室;

日報：圍繞核心目標、策略、進展、風險等核心信息有效記錄和同步，重要信息需和對接人確認并反饋;

文檔庫：提升信息管理效率，降低PM和關(guān)鍵人員溝通瓶頸;促使團隊自主聯(lián)動，有效同步和紀錄核心信息，持續(xù)沉淀關(guān)鍵信息給后續(xù)復盤和項目做好沉淀。

3. 建立和運用機制

持續(xù)和聚焦目標、策略(方案)、進度(計劃)促成高效執(zhí)行;發(fā)掘和同步風險，準備預案消除和降低風險危害。

五、關(guān)鍵點

1. K.O.(啟動會):

目的：啟動會能夠讓各個業(yè)務部門的人員清楚知道項目的概況，目標、策略、落地計劃，懂得如何配合，確保后續(xù)各部門人員配合到位，溝通協(xié)調(diào)效率高，有利于推動整個項目的推進。 操作：

1)會前準備

明確參會人員：確定他們的時間，并據(jù)此確定會議地點。SOHO模式下，選擇好協(xié)同工具，比如視頻會議、視頻直播，提前試用告知參會者準備參會設備;

劃分講話內(nèi)容：為發(fā)言者圈定講話范圍和時限，讓參會者要求準備發(fā)言內(nèi)容;線上溝通，需要比現(xiàn)場溝通更精煉;

準備相關(guān)資料：包括宣傳資料、現(xiàn)場擺設、座位分布、相關(guān)配套服務等等。

2)會議通知

召開項目啟動會通常提前3天發(fā)布通知，緊急情況下適當調(diào)整，同時要提前與參會的核心人員進行溝通，讓參會人員事先了解自己在項目中需要負責的工作和擔任的角色。項目團隊的所有成員都要參加項目啟動會議，即使有人當時不在辦公室，也盡可能通過電話參與會議。 3)會議議程

a. 由項目負責人介紹項目背景、目標、范圍，奠定整個項目的基礎;b. 由各業(yè)務負責人介紹產(chǎn)品方案;c. 由項目經(jīng)理介紹項目管理機制，包括安全機制、獎懲機制、溝通機制(日會、周會、日報、周報等)、變更管理等;d. 由項目負責人為各團隊負責人頒發(fā)委任狀或立軍令狀，并全團隊大合影，在SOHO模式下可以選擇工作照拼圖。 4)會議原則

高層的領(lǐng)導盡量邀請到，這樣各負責人可以提高重視度，更積極的組織個參與工作。啟動會一定要按時開始、按時結(jié)束。這代表著項目管理的基調(diào)和規(guī)則，有利于形成守時、高效的項目管理風格。啟動會必須要正式，會議的議程和時間可以縮短，但是會議的規(guī)格和對參會人員的重視程度一定要達到標準，要讓參會人員覺得會議很重要，老大講話投屏、橫幅、座位牌、水等盡量要有保證。

3)會議總結(jié)

項目啟動會是一種關(guān)鍵信息對焦和拉通形式，所以，需要總結(jié)會議的重點內(nèi)容和后續(xù)計劃，并把會上領(lǐng)導關(guān)鍵講話作為項目過程中的指導方針，把團隊的合影、軍令狀、項目的K.O.文件等在會后一并發(fā)給大家，推進項目展開。

2. 風險管理

風險在各個項目里長期存在，識別、反饋及處理風險是持續(xù)工作。在項目里一方面要建立全員風險管理的意識，鼓勵風險的及時識別和上報。

3. 相關(guān)方管理

項目經(jīng)理需要識別項目相關(guān)方，分析其對項目的要求或需求，并且管理好這些要求和需求，滿足不同的相關(guān)方，從而以確保項目的成功。識別和管理相關(guān)方是項目中持續(xù)要做的工作，且需要明確反對項目的人或組織同樣屬于相關(guān)方。

1)識別相關(guān)方:

2)管理相關(guān)方：

4. 復盤

目的：基于目標、方案結(jié)合當前完成情況進行復盤，沉淀可服用能力，發(fā)掘系統(tǒng)缺陷和無效策略，在結(jié)束后修復完善漏洞并記錄為下一個項目提供支撐和規(guī)避;

時機：

不同的項目復盤契機存在差異，但復盤的目標需要明確，一定要杜絕無效的復盤;1. 時限型項目達到預定時間;例如：3月底完成APP DAU提升XX的目標;2. 目標型項目達到預定目標;例如：Q3完成APP客訴量下降一半的目標;3. 項目出現(xiàn)嚴重問題; 操作：

1)復盤原則：

• 多目標以目標緯度復盤，確保鏈條完整性;
• 子項目復盤在組內(nèi)進行，保障復盤有效性;
• 鼓勵暢所欲言，警惕自我吹捧、禁止互相攻擊。

2)會前準備:

明確需要參與人、時間、地點;劃分講話內(nèi)容，為發(fā)言者圈定講話范圍和時限，讓發(fā)言者要求準備

準備相關(guān)資料，包括前期方案及過程數(shù)據(jù)。

六、結(jié)束語

以上是組織一個項目的簡要流程。從阿里文娛PMO團隊的經(jīng)驗出發(fā)，項目過程中會有很多復雜的問題出現(xiàn)，但發(fā)揮項目的團隊能力，最終都能順利解決。此外，還可以尋求專業(yè)的項目管理團隊作為教練賦能，最終實現(xiàn)：

1. 目標可預測;2. 資源可調(diào)度;3. 變化可控制;4. 問題可見和追溯，使得戰(zhàn)役有序打響并取得預期的勝利。

【本文為51CTO專欄作者“阿里巴巴官方技術(shù)”原創(chuàng)稿件，轉(zhuǎn)載請聯(lián)系原作者】

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