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Python 自動化辦公神器:讓 Excel 表格工作自動完成

開發
用Python寫個簡單腳本,可以節省數十倍的時間。本文將展示十個實用的Excel自動化技巧,手把手教你釋放生產力。

每天花時間復制粘貼、整理數據、制作報表?這些重復性工作完全可以用Python自動化。根據調查,白領每天平均浪費2小時在重復的文件操作上。用Python寫個簡單腳本,可以節省數十倍的時間。本文將展示10個實用的Excel自動化技巧,手把手教你釋放生產力。

基礎準備:安裝必要的庫

# 安裝Pandas(處理數據)
pip install pandas

# 安裝openpyxl(操作Excel)
pip install openpyxl

# 安裝xlrd(讀取老版本Excel)
pip install xlrd

# 驗證安裝
python -c "import pandas; print(pandas.__version__)"

任務1:批量讀取多個Excel文件并合并

場景:你有10個銷售部門的Excel報表,需要合并成一個總表

import pandas as pd
import os
from pathlib import Path

# 方法1:簡單有效
defmerge_excel_files(folder_path):
    """讀取文件夾內所有Excel并合并"""
    all_data = []
    
    # 找到所有Excel文件
    for file in os.listdir(folder_path):
        if file.endswith('.xlsx'):
            file_path = os.path.join(folder_path, file)
            
            # 讀取Excel
            df = pd.read_excel(file_path)
            all_data.append(df)
            print(f"? 已讀取:{file}")
    
    # 合并所有數據
    merged_df = pd.concat(all_data, ignore_index=True)
    
    # 保存結果
    merged_df.to_excel('merged_report.xlsx', index=False)
    print(f"\n? 合并完成!共{len(merged_df)}行數據")
    
    return merged_df

# 使用
result = merge_excel_files('./sales_data/')
print(result.head())  # 查看前5行

任務2:自動填充和格式化

場景:需要給所有空白的"備注"列填充"待處理"

import pandas as pd
from openpyxl import load_workbook
from openpyxl.styles import PatternFill, Font

defauto_fill_and_format(file_path):
    """填充空值并設置格式"""
    
    # 方法1:用Pandas處理數據
    df = pd.read_excel(file_path)
    
    # 填充"備注"列的空值
    df['備注'].fillna('待處理', inplace=True)
    
    # 臨時保存
    df.to_excel('temp.xlsx', index=False)
    
    # 方法2:用openpyxl設置格式
    wb = load_workbook('temp.xlsx')
    ws = wb.active
    
    # 設置標題行背景色和字體
    header_fill = PatternFill(start_color='4472C4', end_color='4472C4', fill_type='solid')
    header_font = Font(bold=True, color='FFFFFF')
    
    for cell in ws[1]:
        cell.fill = header_fill
        cell.font = header_font
    
    # 自動調整列寬
    for column in ws.columns:
        max_length = 0
        column_letter = column[0].column_letter
        
        for cell in column:
            if cell.value:
                max_length = max(max_length, len(str(cell.value)))
        
        ws.column_dimensions[column_letter].width = max_length + 2
    
    # 保存
    wb.save(file_path)
    print("? 填充和格式化完成")

# 使用
auto_fill_and_format('data.xlsx')

任務3:條件提取和過濾

場景:從銷售數據中提取所有銷售額>10000的記錄

import pandas as pd

deffilter_and_export(input_file, output_file):
    """篩選數據并導出"""
    
    # 讀取數據
    df = pd.read_excel(input_file)
    
    # 條件1:銷售額大于10000
    condition1 = df['銷售額'] > 10000
    
    # 條件2:銷售員是"王明"
    condition2 = df['銷售員'] == '王明'
    
    # 條件3:日期在2024年
    df['日期'] = pd.to_datetime(df['日期'])
    condition3 = df['日期'].dt.year == 2024
    
    # 使用多個條件(&表示AND, |表示OR)
    filtered_df = df[condition1 & condition2 & condition3]
    
    # 導出結果
    filtered_df.to_excel(output_file, index=False)
    print(f"? 已提取{len(filtered_df)}條符合條件的記錄")
    
    return filtered_df

# 使用
result = filter_and_export('sales.xlsx', 'high_sales.xlsx')

任務4:數據統計和匯總

場景:計算每個銷售員的銷售總額和平均銷售額

import pandas as pd

defgenerate_summary(file_path):
    """生成統計匯總"""
    
    df = pd.read_excel(file_path)
    
    # 按銷售員分組統計
    summary = df.groupby('銷售員').agg({
        '銷售額': ['sum', 'mean', 'count'],
        '訂單ID': 'count'
    }).round(2)
    
    # 重命名列
    summary.columns = ['總銷售額', '平均銷售額', '訂單數', '交易次數']
    
    # 排序(按總銷售額降序)
    summary = summary.sort_values('總銷售額', ascending=False)
    
    # 保存
    summary.to_excel('sales_summary.xlsx')
    
    print("銷售統計匯總:")
    print(summary)
    
    return summary

# 使用
generate_summary('sales.xlsx')

任務5:數據驗證和清理

場景:檢查數據質量,清理錯誤數據

import pandas as pd

defvalidate_and_clean(file_path):
    """數據驗證和清理"""
    
    df = pd.read_excel(file_path)
    
    print("=== 數據質量檢查 ===")
    
    # 檢查缺失值
    missing = df.isnull().sum()
    print(f"\n缺失值:\n{missing}")
    
    # 檢查重復值
    duplicates = df.duplicated().sum()
    print(f"\n重復行數:{duplicates}")
    
    # 清理:刪除缺失值
    df_clean = df.dropna()
    
    # 清理:刪除重復值
    df_clean = df_clean.drop_duplicates()
    
    # 數據類型檢查和轉換
    print(f"\n原始數據類型:\n{df.dtypes}")
    
    # 確保銷售額是數字類型
    df_clean['銷售額'] = pd.to_numeric(df_clean['銷售額'], errors='coerce')
    
    # 刪除轉換失敗的行(sales為NaN)
    df_clean = df_clean.dropna(subset=['銷售額'])
    
    # 保存清理后的數據
    df_clean.to_excel('cleaned_data.xlsx', index=False)
    
    print(f"\n? 清理完成!")
    print(f"  原始行數:{len(df)}")
    print(f"  清理后行數:{len(df_clean)}")
    
    return df_clean

# 使用
validate_and_clean('raw_data.xlsx')

任務6:定時自動處理文件

場景:每天凌晨自動生成前一天的銷售報告

import schedule
import time
from datetime import datetime, timedelta
import pandas as pd

defdaily_report():
    """生成日報"""
    today = datetime.now().date()
    yesterday = today - timedelta(days=1)
    
    # 讀取銷售數據
    df = pd.read_excel('sales_data.xlsx')
    df['日期'] = pd.to_datetime(df['日期'])
    
    # 篩選昨天的數據
    yesterday_data = df[df['日期'].dt.date == yesterday]
    
    # 生成報告
    report = yesterday_data.groupby('銷售員')['銷售額'].sum()
    
    # 以日期為文件名保存
    report_file = f'報告_{yesterday}.xlsx'
    report.to_excel(report_file)
    
    print(f"? 日報已生成:{report_file}")

# 設置定時任務
schedule.every().day.at("00:30").do(daily_report)

# 運行調度器
whileTrue:
    schedule.run_pending()
    time.sleep(60)

Python自動化辦公的威力在于,你只需花30分鐘寫個腳本,就能節省一年的重復工作。最開始可能覺得學習成本高,但一旦掌握了基本技巧,你會發現能用Python解決的日常問題多得驚人。

責任編輯:趙寧寧 來源: Python數智工坊
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