電子郵件、電話、音頻會議、視頻、即時消息和網絡會議等——是任何一個企業的基礎架構和運營系統的重要組成部分，要實現這些功能，企業需要為系統的部署和運營投入大量資金。對于一個擁有5千名員工的企業，每年投入到溝通系統中的總開銷通常會超過250萬美元——這包括對硬件、維護、采購、設備/手機、軟件許可、服務合約、網絡供應、網絡月支出、系統管理、用戶培訓以及技術支持等方面的諸多投入。通常，企業會利用多種解決方案來實現電子郵件、電話通訊、視頻會議等溝通功能，對每種解決方案都需要分別投入單獨的成本費用和運營費用，而且，每個系統都使用獨立的硬件資源、維護合約、外部實施服務和內部技術支持人員。

通常，企業會利用多種解決方案來實現電子郵件、電話通訊、視頻會議等溝通功能，對每種解決方案都需要分別投入單獨的成本費用和運營費用，而且，每個系統都使用獨立的硬件資源、維護合約、外部實施服務和內部技術支持人員。

溝通系統總體擁有成本（TCO）評估框架

總體擁有成本（TCO）評估框架描述了企業所需的溝通系統功能，并將這些功能分解為常見的組件，以滿足企業特定的需求。每個功能的組件成本都可以進行模擬，這樣也就很容易地得出整套解決方案的總體成本。購置成本屬于總體成本的一部分，這部分成本需要在部署初期階段或稍后進行投入，而其余的成本則是后期需要投入的續發性成本。為了捕捉初始成本和續發性成本所帶來的相關影響，我們必須在多年中對總體擁有成本（TCO）進行評估。以下有關總體擁有成本（TCO）的討論是基于一個為期三年的時間框架而開展的。

溝通功能

對業務溝通系統的總體擁有成本（TCO）評估必須包括以下功能，這些都是客戶們迫切需要并且計劃將其整合到業務環境中的功能：

•語音功能：是指電話系統的相關功能和基礎架構，包括PBX/IP-PBX、電話網關、移動電話設備以及其他有關電話系統的基礎架構或操作設備。

•音頻會議：包括電話系統和音頻會議系統。

•視頻會議：包括桌面視頻解決方案。

•網絡會議：包括應用程序和文檔共享功能。

•即時消息與聯機提醒：包括豐富的聯機提醒控制和顯示功能，以及向他人發送實時文字消息的功能。

要實現這些功能，需要客戶擁有基礎架構、最終用戶軟件、多種類型的硬件、相關的技術支持合約、實施服務和網絡服務，并需要客戶對溝通系統的基礎構架進行持久性管理。

企業溝通系統總體擁有成本（TCO）的組件

要想實現所有的溝通功能，企業必須投入資金，并對以下設備和技術支持流程進行維護：

•設備

包括企業中使用的移動電話設備、語音或視頻設備。當今，大多數企業都會為大部分員工配備專用的手持設備。高端設備通常是為管理層或銷售部門配備的，每臺設備價格可達800美元。中端設備占企業中設備總量的大多數，它們通常是為信息工作者配備的，價格從400美元到600美元不等。低端設備主要提供給生產設施、普通員工和公用電話使用，價格約200美元。針對各等級設備的功能和語音用途，大多數企業會選擇多等級設備的組合使用方案，包括高端、中端和低端設備。

•硬件

硬件包括中央服務器和其他基礎設施，例如負載均衡器、PSTN網關或應急分路裝置（SBA）。有些供應商還要求客戶向唯一的供應商或一小部分已通過認證的供應商購買整套、齊全的硬件，甚至包括通用目標數據中央服務器。某些溝通平臺可能要求客戶擁有專門的安全性硬件以向數據中心、總部、分支機構和遠程工作室提供VPN服務。

•軟件

包括服務器軟件、客戶端軟件和嵌入式軟件的授權費用和維護費用。供應商可以采取多種方法為溝通系統進行軟件授權。例如，Microsoft提供一體化的授權模式，而其他供應商則采用按需定制的方法進行軟件授權，客戶可以針對不同組件單獨進行授權申請。

•網絡

所有的溝通平臺都要求與一個服務供應商建立連接，從而方便客戶網站、合作公司、遠程用戶、匿名用戶和PSTN用戶之間的溝通。有時候在網絡上消耗的成本可能會比較高，特別是在解決方案要求信息載體能夠提供高度的流量支持或者要求系統具有較高帶寬的情況下，從而保證那些在網絡受限條件下無法正常工作的編解碼器的性能。

•服務

服務成本主要花費在系統集成商或經銷商方面，他們協助客戶進行規劃、組建和部署溝通系統。隨著系統復雜程度的增加，這些費用也會隨之增高。

•技術支持與維護

技術支持與維護成本包括管理成本（各層級管理）、咨詢臺成本、用戶供應成本以及硬件維護合約成本。

•以IP電話為中心的溝通平臺總體擁有成本（TCO）

對于許多企業而言，傳統溝通平臺的總體擁有成本（TCO）可以分解為以下幾部分：

 
 
圖1: 傳統IP-PBX的TCO: 成本結構

對于一個擁有5000名員工的企業來說，傳統IPT和/或PBX解決方案每年的總體擁有成本（TCO）為400至500美元/每用戶（即3年1200至1500美元/每用戶）。對于規模更大的企業（員工數量超過5萬名），情況是相似的。