隨著IT消費化和攜帶個人設備到工作場所(BYOD)趨勢的發展，企業必須想辦法應對員工在工作場所使用其應用和設備共享企業文件，因為他們使用的應用和設備都是屬于消費級產品，而并不適用于工作場所。

消費級文件共享應用(例如Dropbox)讓IT擔心企業信息可能脫離企業的控制范圍，被放置到云環境中。網絡管理員開始考慮內部文件傳輸和共享的安全問題，以及是否應該放棄“免費”文件共享應用，轉而使用企業友好型的文件共享平臺。

企業使用“免費”文件共享工具的代價很大

位于亞特蘭大B2B集成公司Seeburger的解決方案架構師Dave Suffecool表示，企業需要具備在任何時候管理其自己數據的能力，這種信息管理包括追蹤誰正在發送數據以及數據被發送到哪里，這是很多消費級文件共享應用沒有的功能。

Suffecool表示，安全文件共享應用(包括Box和GroupLogic的產品)能夠幫助企業防止數據泄露，這些工具不會將上傳信息賣給第三方來打廣告。咨詢公司IP Architects LLC.總裁John Pironti表示：“即使是所謂的免費(消費級)文件共享工具也不是免費的。”他還指出，很多應用(例如Dropbox)的文件共享合同和服務條款都表明數據可能不被保密。

雖然消費級產品供應商(Dropbox)還沒有開發企業級文件共享平臺，但這方面存在市場需求。對于擁有重要數據的企業，以及愿意花錢保護其數據安全的企業而言，企業級文件共享工具絕對物有所值。VMware公司產品和營銷高級主管John Robb表示，VMware為企業開發了Project Octopus，這個應用可以為用戶保護來自任何設備(內部和外部)的文件共享安全，并可以在企業的公共云、私有云和混合云環境運行。

Robb表示：“員工喜歡Dropbox這樣的用戶友好型工具，而企業想要一個靈活的企業級替代應用，它不僅需要易于部署和管理，還需要為用戶提供用與其他工作類似的體驗。”

他指出，Project Octopus在網絡級加密數據，允許IT管理任何傳輸的數據。

企業文件共享始于教育和加密

網絡管理員正在探討完全阻止Dropbox以及其他類似文件共享平臺，是否能夠阻止不必要的數據泄露。企業策略集團高級***分析師Jon Oltsik表示，目前已經有一些方法可供企業分享文件，例如電子郵件或者USB。他還指出，如果不能專門為Dropbox建立一個業務用例，IT可能會考慮阻止該應用。

IBM最近宣布在全公司禁止使用Dropbox，以減少潛在的數據泄露，但是阻止應用并不是***的解決辦法。隨著越來越多的員工開始遠程工作，以及分支機構的擴散，文件共享已經成為企業重要的協作功能。通過部署正確的政策和適當的控制，企業將能夠從數據共享中受益，并且不會面臨安全隱患。他表示：“數據分類和加密是IT首先應該采取的步驟，以保護其數據在文件共享過程中的安全。”

企業應該根據數據的重要性來對數據進行分類，從而確定數據是否能夠被移動到公共或環境。Pironti指出，對于企業而言，想要保護使用公共云(例如Dropbox)的應用中的數據，數據加密是一個不錯的辦法。“我認為網絡管理員需要更好地幫助用戶了解為什么失去對數據的控制是很危險的，”他表示，“并不是所有的數據的安全級別都一樣，企業必須確定消費工具(例如Dropbox)帶來的好處是否大于風險。”