【51CTO獨家特稿】在智能手機出現之前，大家普遍認為手機僅僅是打電話或者發消息的工具而已。但移動互聯網出現之后，大家才意識到原來手機也是一種智慧型設備。它可以透過應用，實現很多以前無法想象的功能。傳統文印設備也與非智能手機一樣，在很長一段時間里只具備簡單的復印、掃描等功能。大家也并不把傳統文印設備當作一臺能夠實現智能辦公的設備，現在情況已經大有不同。

Flow MFP與文檔管理周期

王先生所在的南京弓箭玻璃，是一家典型的傳統制造企業。各個業務部門透過Windows AD來進行管理。在以往，各個部門出于設備局限性和安全性的考慮，會在每個辦公室配備一臺打印機、一臺傳真機和一臺復印機。這些設備都只具備單一的功能，并不能實現智慧型辦公。比如財務室的職員就需要先把一份法律文件通過掃描儀傳送到個人電腦，再通過個人電腦進行編輯，***發送到公司的文件服務器上。這樣的過程中，所有智能化的工作都體現在PC端。職員們需要在多種不同設備上來回操作，工作效率必然大打折扣。

當引入惠普Flow MFP之后，工作流程較以往有了相當大的改變。首先，財務室的職員還是跟以往一樣將法律文件通過惠普Flow MFP進行掃描。但經由Flow MFP自帶的8英寸彩色觸摸屏和實用的推拉式鍵盤，工作人員就可以在掃描完成后立即對數據進行編輯，并發送到專門的文件服務器或者通過郵件發送給上級領導審批。這些過程并不需要PC機的參與，不同級別的工作人員可以根據自己的Windows AD權限上傳資料。

上面的流程，就是中國惠普有限公司打印及信息產品集團市場開發經理楊子江先生在接受51CTO記者專訪時提到的“文檔生命周期管理”的概念。在企業用戶進行文檔管理過程中，會經過“文檔生成”——“文檔流轉”——“文檔檢索”以及 “文檔存儲”這樣的一個過程。在這個過程中，傳統的文印工作僅在“文檔生成”這一環節中體現了自身力量，而對于文檔的流轉、文檔的索引建立以及文檔的最終存儲等工作，往往難以達到應有的效果。而惠普Flow MFP在南京弓箭玻璃的應用，正是體現了較以往傳統文印設備在這方面的優勢。

Flow MFP保護敏感生產數據

在談到企業文檔隱秘性的問題時，王先生給我們分析了兩種不同類型文檔的處理方式。***種是密級較低的文檔，比如公司的考勤文檔。這類文件在部門經理級別就可以處理，平時也無需做過多的保密處理。但第二類文檔，就是涉及到公司機密，需要特別重視的文檔，傳統文印設備的缺陷就出來了。

比如一些法律文檔，分為兩個方面。一方面是紙質的需要存檔，另一方面一定要掃描出來，然后放到一個設置權限的文件夾里面。如果用傳統文印設備，就需要給相關科室配備單獨的設備，做到專人專用。但這個多出來的結點又給技術部門的設備維護帶來了極大的困難。

在引入惠普Flow MFP之后，王先生表示工作的難度就降低了。放置一臺惠普Flow MFP在辦公區域內，不同級別的工作人員根據打印過程中自己設定的打印密碼，在Flow MFP上直接操作打印過程，并且經過用戶身份的驗證與識別過程，在自己方便時取到輸出文件。不用擔心涉密文件被掃描打印后，棄之不顧的情況發生。而且工作人員可即時將掃描所獲得的文件傳送到專門的文件服務器，保證文件的完整性。

惠普Flow MFP的安全硬盤，可以保證某臺Flow MFP中的硬盤，即使被放置在另外一臺相同型號的Flow MFP中也不會被窺探、盜取或解密。談到內置的擴展平臺，王先生表示他們已經開始跟相關企業洽談。考慮之后引入員工卡安全校驗機制。只要買一個軟件或者買一個外設，就可以對弓箭玻璃的員工卡進行校驗，就能因此實現更加安全的打印了。

設備維護更加智能

弓箭玻璃在信息化方案之初，曾配備過六十多臺打印設備，供給多個部門使用。王先生形容當時每天都需要派人來回巡視，一個結點出現問題，整個系統都要出現問題。在最初的一年半還好，畢竟設備較新，不會出現過多的問題。隨著時間的延長，以前所購打印機的墨盒不再生產，等于企業的投資打了水漂。這類卡紙和硒鼓等耗材的維護問題讓維護團隊開始頭疼不已。

在引入傳統文印設備之后，設備的數量銳減到十多臺，設備的壽命也延長到五年以上，問題似乎得到了解決。但集中在一起，安全性問題又浮出水面。某些保密文件就不能讓權限過低的員工看到，為此多配置一臺傳統文印設備，投入產出效率必然不高。

惠普Flow MFP的安全打印功能，讓這十多臺設備更加精簡。維護人員只需要負責這幾臺Flow MFP就可以保證大部分辦公室的打印需求。當出現打印機故障時，Flow MFP還會發送報警郵件給監控人員，做到及時解決問題。這比傳統文印設備需要定時查看的維護模式，更加有效率。

智慧文印創造更有效率的工作流

在***，王先生談到類似弓箭玻璃這樣的制造業企業，需要的主要是方便。比如掃描的郵件，我在Flow MFP上就可以把文件發送給對方，這對他們來講是最需要的。還有就是直接放到服務器和APP集成當中，也是他們最關心的功能。惠普Flow MFP可以提供這些智慧的功能，能幫助他們節約很多時間，大幅提升工作效率。