2008年以來的經濟衰退，給各行各業都蒙上了一層陰影，傳統制造業更是首當其沖。雖然2010年以來經濟慢慢復蘇，但是高效率、低成本依然是每一個企業努力追求的方向。對于企業管理者來說，在提升工作效率的同時降低成本則成了提高企業盈利能力的關鍵。

南京弓箭玻璃也不例外。一直以來，提升效率、簡化工作流程，提高企業競爭力是其孜孜以求的目標。為了實現該目標，南京弓箭玻璃進行了積極探索。為了有效控制成本，提高管理效率，他們很早就采用了“集中式文印管理方案”。如今，惠普剛剛推出的企業級Flow MFP流程化文檔管理方案讓南京弓箭玻璃的傳統企業辦公方式，煥發了新的活力。

高效整合  智能理家

作為一個業界頂尖的產品、服務提供商，除了日常的辦公文印外，整個采購、供應鏈環節的配送管理、檢運管理、公司財務管理、物流管理等都會生成大量的打印、掃描、傳輸的需求，也給公司的文印系統帶來了很大的挑戰。

以法律文件的電子存檔為例，原來利用單一功能的設備如打印機、掃描儀時，財務室的職員需要先把一份法律文件通過掃描儀傳送到個人電腦，再通過個人電腦進行編輯，最后發送到公司的文件服務器上。在這樣的工作流程中，所有的操作、修改工作都體現在PC端。職員們需要奔走在多種不同的設備之間，工作效率必然大打折扣。

事實上，企業內部所有的工作都是在做同一件事，就是信息的采集、加工、存儲和輸出，這是一個信息流，也是一個工作循環。它不是靜止的，而是流動的，就像河流一樣。傳統一體機只能掃描、復印、打印，只完成了“內容采集”和“內容交付”兩個環節。而Flow MFP流程化文檔管理方案就是基于工作流的理念設計出來的，它不只局限于基本的文印工作，還能更好地完成文檔流轉、索引和存儲。

惠普Flow MFP理念的引入，幫助南京弓箭玻璃真正架起了一個紙張與數字化工作流程之間的橋梁，大大簡化了整個工作流程。

引入惠普Flow MFP流程化文檔管理方案之后，同樣是法律文件的電子存檔工作：首先，財務室的職員還是跟以往一樣將相關文件通過惠普Flow MFP進行掃描，工作人員現在可以在掃描完成后直接發送到專門的文件服務器進行分類存檔或者通過郵件發送給上級領導進入審批流程。

其次，這些過程并不需要PC端的參與，不同級別的工作人員可以根據自己的用戶權限上傳資料。

每天的訂單多，財務監控工作量非常大。“我們必須縮短財務審批流程，才能降低資金占用，提高資金使用效率。” 作為南京弓箭玻璃公司的IT部門信息系統經理，王先生認為，在引入惠普Flow MFP流程化文檔管理方案之后，工作流程較以往有了相當大的改變。

惠普Flow MFP流程化文檔管理方案的開創性，還表現在“內容保留”上。它不是簡單的數據存儲，而是利用其內置的字符識別系統，配合我們公司的文檔管理系統，像圖書館一樣，把文檔有序地索引分類，形成最便于查閱的留存模式。“比如年底，財務部要管理大量報表，銷售部要經手很多合同，生產部門要面對無數訂單。這些過去都要人工分類，或用業務系統的數據庫分類，相當繁瑣。現在惠普Flow MFP在完成掃描、復印的同時，數字文檔就可以分門別類的地自動存放到指定的網絡文件夾里。每個部門都可以在權限內，馬上調用自己需要的文檔。你說這得省多少人力成本？”

“而工作效率上的亮點，也是惠普Flow MFP吸引我們的地方。它的自動文檔自動進紙器有100頁的超大容量，像我們這種有很大文印工作量的企業，這個設計絕對是必不可少的。它不僅快，而且貼心。在我們大量掃描不同尺寸和厚度的紙張時，它的EveryPage超聲波雙張進紙檢測技術，也能保證不遺漏任何一頁文件。讓工作順手又順心！”

王先生談到，像南京弓箭玻璃這樣的制造型企業，為用戶提供上乘的玻璃制品是其主業，所以需要將輔助設備及流程，如IT、文印等輔業盡可能地簡便化、流程化，充分保證效率，同時減少成本投入。“應該說Flow MFP在和所有Office應用的聯接過程中都表現得非常簡便且流暢。曾經我們對數碼復合機的固有概念是單次的掃描、傳輸及單次的打印，而Flow MFP提供的是一整套整合的、流程化的辦公管理解決方案。比如掃描文檔的發送，曾經需要通過本人郵件或本地服務器進行編輯檢查以及輸入備注內容，才能將掃描文檔發送至目的地； 而現在僅需通過Flow MFP就可以把文件掃描并輸入備注內容等，然后直接發送至最終目的地，無需開啟PC，這種工作的簡化和效率的提高是我們最需要的。” 

安全文印  專業防護

集中打印在帶來了效率的提高、成本的降低之外，也為南京弓箭玻璃器皿在打印安全性方面帶來了一些挑戰。“集中打印方式確實會大大降低管理及辦公成本，但也會帶來一個問題——能否保證文檔的安全性。因為有些敏感數據如果直接通過集中打印輸出，很容易由于種種管理原因，增加數據或內容安全方面的風險，。尤其是作為全球領先的業界產品及服務提供商，每天產生的大量訂單及相應的采購合同是公司最重要的資料和數據，。所以因此，文印安全對公司的運營也是至關重要的。”王先生介紹，以往各個部門出于設備局限性和安全性的考慮，會在每個辦公室配備一臺打印機、一臺傳真機和一臺復印機，但這樣做顯然發揮不了“集中式文印”帶來的成本節省優勢。

在引入惠普Flow MFP流程化文檔管理方案之后，南京弓箭玻璃器皿在安全防護方面的擔憂逐漸消退。放置一臺惠普Flow MFP設備在辦公區域內，不同級別的工作人員根據自己設定的打印密碼，在Flow MFP設備上直接操作打印。不用擔心涉密文件被打印后棄之不顧，而且工作人員可即時將掃描所獲得的文件直接傳送到專門的文件服務器，減少了中間流程，保證文件的完整性。

說到內部安全，它還支持LDAP這樣的嵌入式用戶身份驗證，能通過硬件集成接口，搭載其他安全解決方案，比如QR碼驗證技術。王先生笑著談到：“在我們公司，每個員工都會在手機上下載一個專用APP，只有在需要時對著一體機上的QR碼一掃，才能打印個人權限下的文檔。這避免了員工忘拿機密打印件的風險，又不會造成跨部門、跨級別的內部泄密。內部外部雙保險，當然放心！”

惠普Flow MFP數碼多功能一體機在身份管理、數據傳輸和使用控制等多個環節都配備了嚴密細致的安全保護措施，而且也提供了一系列安全打印解決方案，包括安全硬盤、成像打印安全中心和用戶身份識別和驗證等，以此提升安全性和控制打印成本，尤其適合銀行、律師行和股票交易所。

精“打”細算  勤儉持家

作為高度依賴辦公文印設備的制造行業，文印系統的表現將直接影響到整個辦公系統的成本支出。

南京弓箭玻璃在實施信息化方案之初，曾配備過六十多臺打印設備，供給多個部門使用。王先生描述當時每天都需要派人來回巡視，一個結點出現問題，整個系統都要受到影響。管理整個打印系統耗費的時間、精力及人力成本經常讓他頭疼不已。

當引入傳統的集中文印設備之后，設備的數量銳減到十多臺。如今在引入了惠普Flow MFP數碼多功能一體機之后，整個文印系統變得更加精簡、高效。現在維護人員只需要負責公司內的幾臺Flow MFP設備，就可以保證大部分辦公室的打印需求。當出現設備故障時，Flow MFP還會自動向監控人員發送報警信息，做到及時提醒、及時解決，這和傳統文印設備需要定時查看的維護模式相比更加有效率。

而更直觀的成本減低，是在硬件投入方面。“可以想象，每個辦公室都有一臺打印機，天天都在不停地使用耗材，這個費用是相當高的。”王先生說到，“而當初我們之所以選擇集中式文印管理方式，第一考慮的就是成本因素。因為集中文印管理之后，我就可以保證所有的文檔都放在集中的地方打印，這樣便可以對文檔的輸出進行統一管理。如針對某個紙張文檔選擇復印方式，或者直接掃描成電子文檔進行分發，不需要再單獨拷貝，這些都帶來了紙張的節省；而在耗材方面的節省更是顯而易見的，這其實是大大控制了我們的辦公支出。”

談到成本控制，王先生還表示：“對我們公司來說，Flow MFP設備還有一個很大的優點，便是延長了公司整個文印系統的生命周期。以前辦公室配備的都是小型打印機，更新換代比較快，幾年后相關型號和耗材在市場上就難覓蹤影了，這樣無形中額外增加了升級換代的成本。

“我們選擇惠普Flow MFP還有一個原因就是它的軟件升級功能，惠普叫做‘聰明固件’。將來，我們可以通過這個聰明固件做到同步升級，讓舊設備及時擁有新功能，就像我們升級手機系統一樣簡單。這樣也就可以及時體驗到惠普最新的文印技術了。而且，惠普還可以根據我們的需求，定制開發軟件。”

在惠普Flow MFP流程化文檔管理方案的幫助下，南京弓箭玻璃有效地控制了整個文印系統的成本支出，預計僅今年全年的文印成本就可以節省20%左右。“這樣的投資回報，是我的老板最愿意看到的。”王先生談及于此，臉上禁不住露出了開心的笑容……

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惠普致力于激發科技的無限潛能，為個人、企業、政府及社會創造積極影響。作為全球最大的技術公司，惠普產品組合涵蓋了打印、個人計算、軟件、服務和IT 基礎設施等多個領域，能夠有效幫助客戶解決各種問題。如欲了解有關惠普 (NYSE：HPQ) 的更多信息，請訪問：http://www.hp.com。