如何利用云存儲簡化工作流程？
【2014年2月20日 51CTO外電頭條】隨著云存儲服務的日益興盛，我們已經不必再讓自己的PC硬盤里塞滿無窮無盡的文件與數據。時至今日，大家完全可以通過一臺筆記本、平板設備、智能手機甚至是便攜式迷你電腦或者軟件狗處理日常工作。盡管如此，很多用戶還仍然沒有徹底將云服務納入到常規業務流程中來。在今天的文章中，我們將共同了解如何以無縫化方式把云存儲與工作流程整合起來；而其中最關鍵的部分就是：選擇一種能與自己PC設備順暢協作的服務。
天際片片云
云存儲服務可謂多種多樣，數十種潛在解決方案任君選擇、每一天也都有新鮮產品不斷面世。如果大家希望能像使用本地磁盤驅動器那樣輕松運用云存儲方案的話，其中值得認真考慮的佼佼者可就不那么多了。
能夠滿足我們當下需求的最佳解決方案必須與Windows文件管理器深入集成，因為只有這樣大家才能像操作本地存儲系統一樣打開并保存文件。微軟SkyDrive（即將更名為OneDrive）、Google Drive、Dropbox以及MediaFire都能夠與Windows文件管理器良好集成--這意味著大家可以把文件保存在本地文件夾中以獲得無縫化磁盤驅動器訪問體驗，同時全部內容又會與云端自動同步。
云存儲解決方案所提供的Windows文件管理器集成機制能夠與本地磁盤驅動器實現無縫對接，上圖所示為Google Drive中的文件夾窗口。
但其中每一款服務都既有出色之處、又有自己的短板。SkyDrive與Google Drive都提供基于Web的生產力工具，因此非常適合用于文檔管理工作；不過SkyDrive只允許用戶保存最大為2GB的文件（相比之下，谷歌的文件大小限制為10GB），因此不足以保存某些媒體文件。Dropbox倒是對文件大小未做限制，不過其提供的免費存儲空間卻是最小的。MediaFire提供的免費存儲空間最大，可以達到10GB到50GB；不過其最大200MB的單個文件限制迫使用戶只能上傳小型文件。大家可以隨意注冊這些服務，并充分利用不同方案的優勢以免費方式解決自己的實際需求。
對于Windows 8以及Windows 8.1用戶來說，SkyDrive很可能算得上最理想的解決方案，因為它能夠與操作系統本身深入契合。SkyDrive能夠繼承我們的系統設置、密碼、IE標簽甚至是基本桌面與開始屏幕設置，而且對不同設備平臺擁有良好的兼容性。現在它已經能以無縫化方式切換不同設備上的設置差異。
設置
除非大家使用的是Windows 8.1中的原生SkyDrive功能，否則我們還需要下載這項云服務的桌面程序、從而使其與文件管理器相集成。
當我們選定了一套（或者多套）云存儲平臺之后，接下來要做的就是在自己的PC上下載該服務的配套應用程序。這些桌面應用程序會在我們的Windows任務欄中創建對應圖標，方便用戶進行簡單的功能管理。更重要的是，它會在我們Windows文件管理器的收藏夾中建立一個新目錄，這樣大家就能快速打開并保存云端文件了。當然，這些步驟對于使用Windows 8.1的SkyDrive用戶都可以直接忽略。
不過微軟在Windows 8.1與SkyDrive的集成方面做出了很大改動。雖然Windows 8.1的SkyDrive文件夾看起來好像是把文件以本地副本的形式保存在其中，但在默認情況下這些文件其實僅僅是需要互聯網連接才能生效的鏈接。大家需要手動啟用脫機訪問功能，這樣才可以通過本地對文件進行保存或者編輯。（不用怕，在這種情況下我們的文件仍然會與微軟的云服務器進行同步。）
雖然Windows 8.1在保存機制方面作出了上述調整，但在Windows 7和8系統中單獨使用SkyDrive桌面程序的朋友也完全不必擔心--它會自動在本地保存一份文件副本。
在Windows 8的Metro SkyDrive應用程序中向下滑動或者右鍵點擊某個文件或者文件夾，即可啟用對應的脫機訪問功能。大家也可以通過Metro及桌面應用選擇為所有文件保留脫機訪問副本。
指明方位
為了讓云存儲真正實現無縫化效果，大家還需要在自己常用的程序中指定默認保存位置、從而使其直接指向云存儲文件夾。
以微軟的Office 2010及2013程序為例，大家可以通過點擊或者點觸"文件"菜單下的"選項"來變更默認保存位置。在這里，我們能夠在"保存"選項中變更默認的一地文件存儲位置。大家需要勾選"默認保存到計算機"，然后將"默認"本地文件位置變更為我們的云存儲文件夾。調整完成后，我們所創建的全部新文檔都會在按下保存按鈕后存儲在云文件夾中，且定期與云端進行同步。
在這里，我已經通過設置讓Word 2013將Google Drive文件夾設為默認保存位置，這樣全部文檔都會被自動存儲在云端。
不同程序的調整方式也有所區別，不過大多數軟件都允許用戶設置文件選項并選擇默認的保存位置。將它們全部指向云端，大家就能夠在不同設備之間隨時掌握全部文件標簽、以備不時之需。默認將郵件附件保存在云端同樣非常便捷，對于還沒有使用OneNote或者Evernote的朋友，同步一份待辦事項清單會讓日常工作變得更為順暢。
Google Drive提供的巨大存儲空間以及單個文件10GB的體積上限使其成為替代本地磁盤、保存大量圖片文件的首選方案。Dropbox與SkyDrive也能夠自動將用戶在手機或者平板設備上拍攝的照片上傳到云端，從而幫助大家隨時隨地通過自己手中的移動終端加以查看。不過請各位注意：媒體文件占用存儲空間的速度可謂非常夸張，而且免費賬戶也沒有太多資源可供揮霍。
除了移動版SkyDrive及Dropbox應用程序所提供的照片上傳選項之外，Windows 8.1的設置中還包括其它選項，例如允許用戶自動將全部已經保存的圖片添加到SkyDrive的Camera Roll當中。
旅途中訪問文件
如果大家采用將多種云存儲解決方案加以混合的方式，那肯定希望通過一款中央工具輕松打理不同云環境下的個人數據；這樣一來，我們就不必在匆忙的旅途中從一個應用切換到另一個應用、或者從一項服務跳轉到另一項服務。
Jolidrive是一款免費且基于Web的文件管理器，它利用簡潔而直觀的用戶界面幫助大家將全部接入賬戶整合在一起，并通過一套集中體系讓我們隨時隨地查看任何內容。Jolidrive甚至能夠檢測每一種云存儲服務的剩余免費空間，并將結果以圖表形式反饋給用戶。
要使用Jolidrive，我們首先需要創建一個免費賬戶（過程非常簡單），并在其安裝過程中將全部云存儲程序添加進來。在完成了以上步驟之后，大家就可以通過任何一種現代化桌面或者移動瀏覽器訪問不同云平臺上的全部文件了；用戶甚至能夠通過Jolidrive的操作界面直接播放媒體文件并編輯文檔內容--這項功能在我們使用移動設備或者他人計算機時非常有用。不過正所謂金無足赤，我們還無法利用Jolidrive將一項服務中的文件直接遷移至另一項服務。
Jolidrive的界面非常簡潔，同時支持社交媒體賬戶以及Evernote等工具。
雖然這款應用的Web版本效果拔群，但Jolidrive也同時提供面向iPhone以及iPad平臺的原生iOS應用程序。
備份很重要
即使我們已經把文件一股腦塞給云服務，也請大家千萬別忘了對容納云同步文件的文件夾進行定期備份，只有這樣各位才不至于丟失寶貴的信息資源。誠然，云存儲的優勢之一就在于把數據存儲的重擔從本地設備身上轉移到服務器網絡當中。盡管這樣確實能夠降低丟失數據的可能性，但相關風險卻依舊存在--特別是在云存儲服務由于失誤、意外或者其它因素而產生故障的時候。
如果大家還沒有養成定期備份的好習慣，請馬上著手建立這樣一套日常體系；網站上的相關免費工具也不少，相信只要用心各位都能輕松搞定。雖然云存儲服務確實便利非常，但在全面使用之前也必須確保我們能夠以脫機形式對內容加以訪問。
