文檔協作目前被認為是企業成功的基石，而在移動設備世界，協作已經超越了內部企業--涵蓋了外部合作伙伴和承包商。由于很多傳統協作和企業內容管理(ECM)解決方案缺乏足夠的云計算和移動功能，企業通常需要依靠第三方文件同步和共享應用程序以在防火墻外部進行協作。然而，由于第三方提供的不同單點解決方案，這里的復雜性正在增加。此外，這些解決方案都不是企業級的，這意味著，當涉及到安全時，這些解決方案并不一定能夠滿足要求，特別是對于共享敏感內容的監管行業。為了防止員工使用未經批準的工具，IT部門必須提供安全的協作應用程序，針對企業且易于使用的程序。根據Workshare和信息及圖片管理協會的研究表明，對于基于云計算企業解決方案有著強大的市場需求，這些解決方案可以運行在傳統系統上，并允許更靈活的協作來跨云計算和移動同步工作流程。下面讓我們看看一些***做法：

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專注于提高與外部合作伙伴的協作

企業應該注意企業內非常需要協作的領域。在受訪者中，60%的人認為外部協作“很關鍵”或者“非常重要”。可能需要超越防火墻的協作的具體事項包括合同、標書和建議書。在編制標書和合同談判過程中，更好的溝通能夠推動最終的結果。

評估你提供的技術支持水平

50%的受訪者認為其企業在內部協作的技術支持方面有所欠缺，而對于外部協作的支持，這個數字則上升至71%。特別是，將近40%的受訪者認為協作系統沒有得到很好的支持，雖然外部協作非常重要。技術支持最重要的類型包括共享內容、文檔和工作流程，以征求意見和獲得批準，這些都是現代先做流程的重要部分。

檢查協作系統是否支持外部或內部用戶

在受訪者中，只有不到25 %的人在其移動設備具有文檔創建、編輯和工作流程功能，而85%的受訪者表示想擁有這些功能。大約有一半的受訪者的移動設備具有只讀訪問權。隨著新一代工作人員變得越來越移動化，在移動設備提供編輯和協作功能對于提高工作效率有著很重要的作用。

創建混合云計算解決方案作為內部部署ECM和協作的擴展

近50 %的受訪者在尋找一種混合的協作支持解決方案，因為這種解決方案允許用戶訪問、分類、保留政策和工作流程跨云計算和移動接入進行同步。無論是在特定國家還是在其自己的數據中心，混合云計算解決方案能夠確保數據安全性，同時能夠提高生產效率。

評估現有的圍繞文件同步和共享服務的政策

三分之一的受訪者沒有政策來保護通過未受批準應用程序共享的數據，或者他們沒有政策來禁止這些工具。當然，具有政策是一回事，實際執行政策是另一回事，如果***的應用程序沒有受到限制，很可能出現很多用戶的規避。但考慮到對這些云計算服務的需求，簡單地禁止它們，而不提供替代方案是很不可取的做法。考慮推出經過批準的受支持的企業級系統—可能作為過渡，但要確保它具有強大的安全選項和用戶訪問控制。

超越移動設備的基本內容訪問之外

只有20 %的企業能夠在移動設備提供文檔審查和編輯，盡管大多數人希望能夠做到這一點。特別是當尋找一個長期協作解決方案時，考慮整合捕捉和編輯，以及審查和注釋功能，以及與后臺流程的互操作性。

連接云計算協作和內部部署系統的儲存庫

對于部署正式的協作系統，***的問題之一是，這為內容、用戶訪問和保留創建了另一個儲存庫，這可能會與傳統系統斷開。在這里，與內部部署系統連接的能力很重要，還有第三方云計算到流行內部部署系統的擴展能力。另一種選擇是部署提供一系列連接器的獨立的云計算系統。

避免創建內部開發的移動環境

來自現有ECM供應商的云計算擴展解決方案更容易跨現有和未來移動設備進行支持，并且不太可能具有安全漏洞。

為移動部署進程功能

內容訪問只是移動設備與后端進程進行交互的一個部分，這種交互能夠幫助提高協作和提高生產效率，進程功能非常重要。報告、儀表板和電子表格被認為是***從移動設備訪問的進程功能，雖然現在只有30%的受訪者具有這種功能。電子審批和工作流程簽收是第二個***的，現在只有20%的受訪者具有該功能。