加強成本控制無疑是企業在競爭中取勝的關鍵部分，但盲目追求成本的降低反而會帶來更大的浪費，所以需要以長遠、全局的目光來審視企業運營，科學合理的降低成本。這里有一個重要指標TCO : Total Cost of Ownership 總體擁有成本，包括從產品采購到后期使用、維護的總成本。

打印成本控制是很多企業都不夠在乎的一個問題，但恰恰是影響企業日常運營成本的重要因素。打印TCO大概分成三塊：固定成本，主要是打印機的采購費用，通常有固定的壽命和折舊;顯性成本，主要包括墨盒和打印紙，這是打印成本中最直觀的一環;隱形成本，主要是打印機維護修繕、用戶的誤工等待時間等容易被忽視的成本。

有調查顯示，打印TCO中，僅有13%用于硬件設備的購買，87%是打印耗材成本、打印設備的后期管理、維護等流程成本。后者平時看似不起眼，但卻悄無聲息地聚沙成塔，極大加重了客戶的成本負擔。

1、精細化的打印管理，有效控制打印浪費成本

企業因打印浪費造成的隱性成本非常普遍。據不完全統計，辦公室內的打印成本浪費率高達40%，25%為打印與工作無關的私用資料，15%則是不負責任的打印浪費(重復打印、錯誤打印等)。對上規模的企業來說，每年因打印浪費導致的紙張、耗材、打印電量的費用更加可觀。如果大企業對于這類打印浪費從不約束的話，很可能一年就會造成數百萬甚至上千萬的浪費。

這就需要打印機提供精細化管理的功能，以及智能化的解決方案。比如三星打印機環保打印的解決方案能幫助企業減少碳粉用量及能源消耗。其控制面板上設有“ECO環保”按鍵，一鍵就能開啟省墨模式，在不影響打印效果的同時節省高達30%的碳粉消耗。還提供黑白優先打印、雙面或多合一打印等多種環保打印選擇。黑白優先打印，自動優先選擇黑白打印模式，避免不必要的彩打，減少浪費;雙面打印，紙張可自動翻頁，使紙張消耗量減少50%;多合一打印，可將2頁或2頁以上的內容縮放到一張紙上，節省紙張、碳粉用量。通過即時定影系統(IFS)技術加快打印和復印文件速度，節省用電量。同時，三星聚合碳粉顆粒比傳統碳粉更加細致均勻，使打印內容纖薄而勻稱，而且它要求的熔融溫度比普通打印機低，因此能減少碳粉用量及能源消耗。

為了對過度打印的行為進行約束和管理，三星的打印管理解決方案，可按不同部門或個人對打印設備的使用量和使用信息進行統計，并自動生成每月打印輸出量統計報告，還可以隨時監控設備、耗材狀態和使用情況，根據自身的業務需要靈活地進行打印管理，從而顯著提高打印機的生產效率。這對打印消耗量大的企業來說，可以提高集約化管理，有效進行成本控制，促使公司TCO控制更嚴謹，更好地為公司創造效益。

2、提升綜合效能，降低后期打印成本

企業打印成本中有這樣一個計算方式：平均單頁打印成本=某段時期的耗材成本/相對應的打印量。在不浪費紙張、不過度打印的情況下，耗材成本越低，平均單頁打印成本越低，則說明該打印設備的使用越劃算，也就是后期打印成本越低。

激光打印機的耗材主要是硒鼓和碳粉，采用鼓粉一體的激光打印機墨粉用完后要更換整支硒鼓才能繼續使用。而鼓粉分離式的打印機長期來看更經濟，因為硒鼓的壽命要遠長于墨粉盒，墨粉用完后只是更換粉盒，一般一個硒鼓可以支持使用多個墨粉盒。比如鼓粉分離式設計的三星MultiXpress K2200系列數碼復合機三星K2200系列采用大容量的10000頁容量墨粉盒與超長壽命的80000頁硒鼓單元，能幫助企業辦公用戶有效降低運營成本。對于擁有繁重打印任務的企業而言，更能深切體會到其成本優勢。

3、提升打印機的穩定性，減少不可見的維護成本

打印所用到的紙張和耗材成本這些可見的成本，只是冰山露出水面的一角，真正令人擔憂的是隱藏在冰山下的巨大隱形成本。單從打印機的選擇來看，有些企業出于成本考慮會選擇低端打印機，但打印機的可靠穩定性很重要，入門級打印機很多因壓低制作成本，在材質選擇上會降低配置。比如內部結構很多是樹脂材料，壓力輥也用的是類海綿的物質而非高密度橡膠材料，在面臨厚紙張、長時間的工作環境時，很容易“卡殼”。

這造成的直接后果就是常常會發生卡紙、連續打印不順暢、字跡不清晰等現象，極大地降低了用戶的打印體驗。這類因打印機故障造成的打印浪費成本、修理維護成本超出想象。雖然單機價格便宜，但麻煩不斷，影響到企業辦公的效率，容易造成誤工等各類問題，給公司造成的間接損失不小。

寫在***：

打印機作為商務辦公必備設備，為人們提供打印、復印、掃描等多項支持。紙張、硒鼓等辦公耗材看似便宜，但如果使用不當就會積少成多，無形之中為企業帶來高額的后期運營成本。

所以，各位老板及管理者，尤其是廣大CIO們在選購打印機的時候尤其需要注意：便宜可能是坑，貴的反而更省。應該從CTO的角度重新審視企業內部的打印成本控制，選擇一款綜合效能高、穩定性強、可進行精細化打印管理的打印機，來幫助企業降低整體擁有成本，讓企業贏得更多的競爭優勢!