由于COVID-19冠狀病毒(以下簡稱“新冠”)的傳播，遠程辦公突然成為許多員工的新選擇，有些人甚至需要通宵工作。很少有組織覺得目前已經做好了大規模遠程工作的準備，但你可以采取措施，讓員工和組織都有良好的體驗。

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我們正在被迫進行世界上最大的遠程辦公實驗，到目前為止，很多組織通過親身體會感到這并不容易。

“我們正被迫進行世界上規模最大的遠程辦公實驗，到目前為止，很多組織感覺這并不容易。”Gartner咨詢部門高級主管Saikat Chatterjee表示：“在最近的一次網絡研討會現場調查中，91%的人力資源主管(均來自亞太地區)表示，自疫情爆發以來，他們已經實施了‘遠程辦公’的安排，但最大的挑戰來自于缺乏技術基礎設施，以及對新工作方式的適應。”

靈活的人力資源支持，以適應新的工作情況

定期的人力資源應急計劃應該已經規定了保持組織運轉所需的關鍵職能、角色、技能和活動——這些都可以遠程完成。然而，在突發的危機中，這些界限可能會被延伸，要求你提供不同類型的支持和非傳統的工作選擇。

在許多受影響的國家，政府已規定或建議所有員工在家辦公——這是大多數組織無法預料的情況，要求企業迅速審查和修改現有政策。

分析職責、任務和角色，以確定哪些工作適合遠程模型，相應地，當遠程工作是：

• 不可能的。例如，裝配線上的員工不能在廠外工作。如果你不得不在現場保留一個骨干團隊，HR的職責包括提供安全措施(如提供口罩)，工作分擔(如輪班)和心理支持，以減少焦慮。
• 可能但是有代價的。有些公司，如銷售團隊，可以遠程運作，但經理和員工在處理售后和文化挑戰時得到的指導和支持將使他們受益。
• 很有可能的。有些員工，比如知識型員工，可能已經在某些時候就遠程辦公了，所以要繼續建立團隊信任，支持員工，保持社交聯系，讓工作更有成效。

遠程工作成功因素

1. 經常的、公開的交流

在任何危機中，首要的任務是讓員工了解情況，但是如何溝通以及溝通什么至關重要。尤其是當員工遠程辦公時，他們從組織渠道獲得的信息可能比與經理和同事在辦公室時要少。

遠程辦公的成功在很大程度上取決于你是否信任員工，讓他們在你看不到的時候也能完成工作。

公開且時常地分享危機對業務的真正影響，并將預期常態化。如果你不這樣做，員工就會轉向分布式信息網絡——網站、社交媒體等——來填補空缺。確保經理得到通知，這樣他們就可以根據需要整合信息。

坦率和雙向溝通有助于建立信任，你需要使你的遠程辦公策略成功。

2. 相信員工是高效的

無論你的遠程工作計劃是常規的還是緊急的，信任是成功的基礎。“遠程辦公的成功在很大程度上取決于你是否信任員工，讓他們在你看不到的情況下完成他們的工作，”Gartner副總裁Aaron McEwan表示。

當經理們遠程工作時，他們經常擔心缺乏對他們直接報告的工作流程和例程的可見性。在我們的緊急民意調查中，76%的人力資源主管表示，在新冠爆發期間，員工抱怨最多的是“管理者對遠程工作的效率或團隊參與度的擔憂”。McEwan表示:“但對員工效率的擔憂往往被夸大了。”

在家辦公的員工通常會管理自己的時間，以便在他們覺得效率最高的時候利用好時間，而且他們也不會像在辦公室那樣受到不必要的干擾。

在我們的即時調查中，54%的人力資源主管表示，遠程辦公的技術和基礎設施差是有效工作的最大障礙。

盡管如此，引導管理者關注績效和生產力評估的結果仍然是關鍵。為員工設定準確的期望，并鼓勵員工之間的相互支持。

McEwan認為:“當一切塵埃落定時，我們可能會看到，我們的遠程辦公員工在此次危機期間的工作效率和以前一樣高，甚至會更高。”

3. 加強技術支持

技術在溝通和遠程工作中起著關鍵的作用，但是54%的人力資源領導者在我們的快速調查中表示，遠程工作的糟糕技術和基礎設施是他們組織中有效遠程辦公的最大障礙。

基于云的生產力工具和其他面向員工的技術在當今的工作場所越來越流行，但這種突然出現的大規模遠程工作實踐肯定會帶來更多的經驗教訓以及改進的機會。為了提高遠程辦公工具和技術的利用率和有效性，希望多多交流最佳實踐和理想用例。

即使你的技術或基礎設施不完善，也要引導員工有效地利用電子郵件、即時消息和內部社交媒體平臺，以推動更好、更一致的使用。

McEwan認為:“從新冠的情況中得到的第一個教訓是，要加快技術基礎設施的發展，以支持替代類型的工作。”HR主管可以利用這個機會來衡量對員工績效和生產力的影響，從而為技術投資和更先進的有效遠程/靈活工作政策建立一個商業案例。

4. 為未來遠程辦公做好準備

這項大規模的遠程工作實驗也是為未來做好準備的一個很好的機會——自動化擴大了知識型工作者的角色，年輕一代的偏好要求組織提供遠程工作的選擇。

看看Gartner最近的一些研究數據：

• 到2030年，由于95后完全進入勞動力市場，遠程工作的需求將增加30%
• 如今有64%的專業人士表示，他們可以在任何地方工作，遠程工作策略也很常見(71%的組織采用遠程工作策略)

遠程工作已經吸引了那些需要更多靈活性的員工。它減少了那些有家庭責任的人上下班的時間;至少有時，這些員工遠程工作的可能性幾乎是那些沒有遠程工作職責的員工的兩倍。此外，贍養老齡家庭成員的勞動力持續增長，增加了對靈活工作安排的需求。

但值得注意的是，雖然員工對遠程辦公的要求越來越高，技術也使遠程工作成為可能，但大多數組織(93%)都讓經理來決定誰可以遠程工作，誰不能遠程工作。在某種程度上，由于缺乏信任，只有56%的管理者允許員工遠程辦公——即使政策允許也是如此。

為了業務連續性而強制使用遠程辦公，應向所有組織發出這樣的信號：現在是時候重新審視他們的遠程工作策略并重新設計，以便像往常業務一樣廣泛應用。

CIO現在應該準備好IT系統，以安全可靠地處理遠程工作人員的大量增加和市場需求的數字實現！

隨著新冠繼續在世界范圍傳播，經濟癥狀正在顯現。十多家跨國公司已經宣布，由于供應鏈中斷和客戶需求下降的綜合影響，它們將無法實現下一季度的財務目標。

Gartner高級董事分析師沈哲怡(Sandy Shen)表示:“現在，對所有公司來說，數字渠道、產品和運營的價值顯而易見。這對那些把太多注意力放在日常運營需求上，而犧牲了對數字業務的投資和長期應變能力的組織來說，是一記警鐘。能夠將技術能力和投資轉移到數字平臺的企業，將減輕疫情的影響，并保持公司當前和長期平穩運行。”

世界各地的組織現在可以采取積極主動的步驟，以保持盡可能多的業務連續性。CIOs尤其應該立即在兩個高優先級的技術類別中擴展訪問和能力：數字工作場所資源和數字技術，以滿足客戶需求。

5. 擴展數字工作場所的資源和訪問

隨著病毒繼續在越來越多的國家傳播，公司領導人和政府代表——近期美國華盛頓州州長——鼓勵人們避免不必要的旅行或大型聚會。企業會要求更多的人在家工作，即使他們很健康，也會增加“社會距離”，這可以限制病毒傳播。CIO可以采取這些步驟來確保人們擁有他們需要的系統來保持生產力：

• 已有工作用例。了解能夠遠程辦公人員的典型工作流程，并確定他們需要訪問的系統。從內部通信平臺(如電子郵件或消息傳遞)到CRM和ERP系統。將與客戶和業務伙伴的交互作為用例分析的一部分，并記錄外部用戶的潛在需求。
• 確定安全需求。審查現有的安全基礎設施，并評估哪些人需要安全工作。考慮遠程員工將使用的硬件(公司給予的或個人設備)，以及他們將使用的網絡(公共或私有)?？紤]設備的端點安全性和健壯的身份和訪問管理，以允許安全登錄到公司系統。
• 更新策略、訪問和培訓。隨著公司擴大遠程工作人員的數量，他們將需要更新自己的策略，包括誰可以遠程工作、多久遠程工作一次以及遠程工作多長時間。反過來，它需要更新系統訪問—有時要擴展訪問，有時限制訪問。所有員工都必須接受有關數據保護和正確使用數據規則的培訓，包括如何安全地通過電子方式交換文件或信息。
• 提供新功能。組織可能需要快速獲取或擴展其技術能力。視頻會議、消息傳遞、協作工具和文檔共享只是促進遠程工作的技術的幾個例子?？紤]到用戶數量和通信量的增加，可能還需要額外的帶寬和網絡容量。CIOs將需要一個流程來快速評估公司的需求，并獲得訪問權限——最好是通過靈活的短期合同。即使擁有現有供應商關系的組織也可能不得不重新協商用戶數量或交易量，以適應短期的激增。

6. 利用技術滿足客戶需求

在疫情爆發期間，無論業務經歷激增還是需求停滯，CIO都需要確保IT系統為他們做好準備，與相關的高層管理成員一起提供技術支持的經驗，比如：

• 擴展自助服務和數字銷售的能力。企業將面臨客戶提出的一波又一波的問題、訂單，甚至取消訂單。現在行動起來，為自助網絡、電子郵件、IVR系統、聊天機器人、智能手機應用程序等準備內容和能力，以處理最常見的問題或交易，讓客戶服務代表有時間處理更復雜或特殊問題。
• 利用與人接觸的遠程體驗。并不是所有的產品或服務都100%適合自助式交付。有時候，人性化的接觸對顧客來說是很重要的。例如，B2B銷售人員與客戶“面對面”交流、公立學校提供在線課程，這樣孩子們就不會落后、醫療設施擴大了遠程醫療或會議組織者舉辦遠程活動的渠道。它將在提供可訪問、可靠和安全的IT系統方面發揮關鍵作用，以在不熟悉的環境中提供積極的體驗。
• 抓住機會，使產品或能力適應當前的需求。日本電子產品制造商夏普改造了一家工廠，生產口罩。中國的制造商富士康、比亞迪和廣汽也已將部分現有產能從傳統產品(由于疫情爆發，需求較低)轉移至防護裝備等高需求產品。擴展敏捷過程，實現物理和數字資源的快速轉移。

從本次突發公共衛生事件反應來看，從IT角度出發，未來組織對于移動或遠程辦公的需求正在開始顯現，對于突發事件的各種應急預案和計劃也要提前做準備。傳統的辦公室定點辦公方式，因為云計算、物聯網等技術的出現，將會逐漸減少。如今正在興起的SD-WAN也因此次疫情關系，將被大多數組織很快接受。此前，Gartner和RSAC提倡的以人為本的核心思想得到了充分的體現。在此次疫情下，某些企業能夠快速應對，及時轉變策略，考慮員工感受，靈活應對以適應疫情期間的業務開展和企業運營。但也有些企業應對不當，只考慮組織業務完全不顧及后果和人員安全問題(提前復工，準備不足，裁員等等)，這樣的做法可能不是最合適的選擇。缺乏對員工的信任、只考慮銷售額不顧及員工感受、缺少對突發事件的應對能力以及無法及時接受新技術，這些都是我們需要關心和擔憂的問題。