嘉賓 | 史凱

撰稿 | 涂承燁

匯報不是目的，是溝通手段。用正確的方法組織匯報，溝通更順暢，事半功倍。一切的美好，都是精心準備的結果。

技術人員做匯報，經常會出現“講粗講細領導都聽不懂”、“講多了時間不夠，講少了沒有突出重點”的情況。那么，如何做一場高質量的高層方案匯報呢？

2022年9月3日，在51CTO主辦的??WOT全球技術創新技術大會??上，原阿里云中國區咨詢總經理、《精益數據方法論-數據驅動的數字化轉型》作者、精益數據方法論創始人史凱帶來了主題演講《技術人如何做高質量方案匯報》，從技術人的視角，將二十年的匯報經驗梳理了“53444模型”，幫助技術人員突破“不會做匯報”的難題。

現將演講內容整理如下，希望對諸君有所啟發。

高質量方案匯報的5大要素

1、目標明確?

最關鍵的是“目標明確”，出發之前一定要知道你去哪里，一定要方向正確。我見過很多匯報，有的匯報講完以后，聽匯報的人都不知道這個匯報的人想要干什么。聽你表達了一下自己的情緒，秀了一下你自己的能力，但是你到底需要聽匯報的人干什么，這是最重要的。我們組織匯報的時候，要站在對方的角度去思考。你希望這個匯報得到什么？聽匯報的人希望從這個匯報里得到什么？所以，目標要明確。

但如何能夠做到目標明確，并且達成這個目標呢？我把高質量匯報總結成4個詞：內容清晰、邏輯順暢、呈現易懂、問答準確。

2、內容清晰?

內容的質量要高，不能攢了一堆PPT，也沒有講清楚到底要講什么內容。

3、邏輯順暢?

什么是邏輯？邏輯是解決問題的過程，是思考問題的方法。很多時候一個匯報邏輯不順，跳來跳去。

4、呈現易懂?

讓聽匯報的人一看材料、一聽你講，他就知道你要表達的是什么，很清晰，他不用去思考。

5、問答準確?

一般做匯報，大家不僅要準備匯報的過程，你去講，你還要準備一下我講完這些內容它有什么問題沒有，它如果有問題，我如何去回答。

這是高質量匯報的五大要素，大家可以按照這個框架去思考和準備，回顧你的匯報。

領導（特指高層領導）聽匯報的邏輯：

• 在向高層領導做匯報的時候，他關注的是他有沒有聽懂你在講什么。
• 他有時候會有一些擔憂，會不會你是通過這個匯報，引導他去做一些事情，他會有一種防范的心態。所以有一種邏輯，高層的時間比較短，不會特別關注細節，更關注的是邏輯，上下是不是金字塔結構，是不是一步步推理出來的，如果邏輯是正確的，他就認為結果是正確的。
• 呈現清晰，觀點明確，你一定要讓他快速地找到你想讓他看到的地方。
• 如果你還能做到這個匯報里邊有幾句話、幾個觀點、有一些你想表達的底層的邏輯或者是你的技術的一些先進性，讓他能夠認可的話，你這個匯報就是加分項。

高質量方案匯報的3大階段

我們如何準備匯報材料呢？可以分為三個階段：匯報前、匯報中、匯報后。

匯報前?

做好準備、對齊目標、準備材料。

匯報中?

專業呈現，靈活應變，同時匯報的過程中可能領導會提問題。

匯報后?

快速地把匯報形成的結論和動作形成紀要，然后快速跟進。

匯報前4大檢查要點

關于匯報前的檢查，大家可以檢查這四個關鍵的要點。

● 對齊目標。你一定要清楚地知道這場匯報的目標是什么，一定不是說就想在領導面前露個臉，很多時候如果你不準備好，你的露臉可能減分了。一定要想清楚你要什么，而且要站在對方的角度思考他要什么，把這兩個目標對齊。如果你發現你要的東西，他可能通過這次匯報他給不了你，你就要想想是不是要進行這次匯報。

● 準備內容。一定要圍繞目標去準備你的材料，去準備你的Q&A。

● 勘察現場。如果是非常正式的場合匯報，面對很多人，你可能要看一下現場，比如現場是培訓式的匯報還是圓桌式的匯報，你是坐著講還是站著講。

● 問答預案。準備一下他可能問的問題和你的回答。

對齊目標

以終為始，一定要思考清楚你想要表達什么，達成什么目的。比如，有的是晉升匯報，可能你要思考的是你的過去和現在的晉升之間還有哪些差距，領導對你的期望是什么，你是不是滿足了，包括你的晉升優點，要對齊目標去準備你的材料，這是最重要的。同時，要思考一下在這個匯報過程中你需要領導或者說需要被匯報的對象做什么。

一般來講我們會這么操作執行，在開頭的時候就開宗明義講清楚我這個匯報是干什么。我是一個過程型的匯報，讓領導知道一下我的進展，讓他提提意見？還是希望他最后拍板，把這個預算給我，把headcount（成員總數）增加，把我的項目批了？不同的目的，這個材料組織內容的輕重都是不一樣的。在結尾的時候，建議大家用一個表格或者是其它的形式，把需要跟進的內容清晰地列出來。聽匯報的人在聽完以后，他就知道需要做什么，包括你需要做的事情給他看，讓他清楚地知道，并提提意見。這種方式可以把目標很明確地對齊。

準備內容

不同的匯報材料可能內容的組織方式、邏輯關系都不太一樣，我這里不深入業務的內容去分析，我講一些通用的技巧。

金字塔結構

一張藍圖畫到底，一個目錄全貫通，匯報的時候一定要有一條主線，最怕的就是沒有目錄或者目錄不是很清晰，領導開始還知道你要講什么，等陷入到細節之后他已經完全不知道你在講什么，他甚至要翻回去看才知道原來你講的是這一頁，所以主目錄非常重要。一定不要讓聽匯報的人去猜、去找、去翻、去問。最好的匯報是聽匯報的人不用去問你現在講的是什么內容的問題，他能基于你的問題去深入地思考。

呈現方式是，比如我們做架構匯報，我們把一個大的架構圖擺在這里，放在最前面，講到哪個模塊的時候，我把這個架構圖做成一個小地圖一樣，把小地圖放在旁邊，把講的地方highline（高亮）出來，這樣領導就清楚了，這是一個很實用的技巧。

一個目錄全貫通。我經常給大型企業做數字化轉型的目錄（PPT），就很清楚。業務方說要做轉型，第一個問題是為什么要轉型。第二個問題，轉什么。第三個問題，怎么轉，什么行動？用這樣一個目錄把整個材料全部貫穿起來，這樣就非常清楚。聽匯報的人也聽得非常清楚，就完全沉浸在你講的內容里，不會lost（迷失），不會說你在講什么，你講的東西現在到哪里了，一旦他陷入這種狀態，你的匯報大概率是失敗了。

重點突出

先講結論，再講過程。我早期做技術的時候有一個不好的現象，這也是技術人員在早期很多的特性。我特別喜歡去講過程，代碼是怎么寫的，架構是怎么設計的，為什么這個地方要用一個抽象類，體現我們在工作過程中的一些特別難忘的事情。但是這些點不一定是聽匯報的人關心的，他關心的是結論。

觀點醒目。如果是PPT的匯報，你有講解，解釋性的文字越少越好，否則可能聽匯報的人就看字去了，就不聽你講了，除非你認為你那些字就能夠完全把你想講的內容完全表達出來。

重點突出。突出重點的方式有很多種，布局、文字顏色、字體粗細等。總的來講，一個總的原則：你寫完PPT、寫完材料，你自己看一遍，是不是每一頁你第一眼看上去你最想表達的內容就是你最醒目能看到的。如果做到了這一點，就是重點突出。如果你的內容特別多，看半天都找不到自己重點想表達的內容，聽眾和被匯報對象也是一樣的。而且很多時候我們自己的邏輯自己是清楚的，但是對方不一定。所以，一定要通過呈現的方式去把這個重點突出出來。

簡潔易懂

很多時候我發現大量做匯報材料的一個通病，恨不得把更多的信息、更多的文字呈現在材料里面。這個很正常，就像我現在寫本書，我寫完了大概40萬字，編輯讓我去刪，真舍不得刪。我覺得每句話、每個字都是有價值的，就像寫PPT也是一樣，你會覺得這一塊我想表達這個內容，那一塊我想表達那個內容，都是有價值的。但是站在對方的角度，如果他不理解你的專業或者是他對你做的事情沒有那么詳細了解，他實際上這么短的時間想看到的就是最關鍵的東西。所以，少即是多，簡單呈現。

我發現在很多技術型匯報里，跟領導匯報的時候“大數據平臺”、“數據平臺”等名詞，這些是我們很多自己做技術的人認為很清晰的名詞，但是可能差一個字、少一個字，我們認為沒問題，但是對方聽不懂。所以，文字一定要統一，每一個詞從頭到尾中間不要變，你只要變了，他可能就聽不懂，可能認為就是兩件事。

舉個例子，我們每個人都認為我們所了解的內容和信息，可能全世界都會懂，但實際上完全不是這樣。我原來做規劃的時候，看到有的小朋友們寫的PPT內容，“演進線路”和“演進路線”、“數據中臺”和“數據平臺”、“混合云”和“云平臺”、“行業對標”和“對標分析”。在專業領域內，我們一看就知道這是同一個事，而且我們都不會關注這些細節。這很正常，因為我們理解它的內容，理解它的內涵，能快速抓到這個點。這就是為什么我們會看到中文的表達，你哪怕把那個順序翻過來好像都能讀懂，這是因為我們是中國人。但你讓一個老外看，完全不知道什么意思。所以，有的時候我們在跟高層匯報或者是不懂你現在做的工作細節的人匯報工作的時候，就要把他當作“小學生”，要有同理心，不要讓他去找，也不要讓他去猜，只有這樣他才能真正理解你想表達的內容，只有這樣他才能把他的時間和精力、注意力放到你想跟他去溝通的事情上，否則他有很大一部分的時間都是在思考你這個詞是什么意思，這兩個是不是不一樣，這種現象是非常突出的。所以，一定要貫穿一致。

四大反面典型：

（1）領導不知道你在講什么?

（2）邏輯不延續?

我們在組織一個匯報的時候，故事線的梳理agenda也好，table  content也好，目錄也好，是最重要的。故事線梳理清楚，聽的人就會很舒服，最怕跳來跳去，講到中間的時候，你自己覺得這里有個東西很重要，你把它加進來重點講，對方不知道你加進來的這個內容跟你的目標之間的關系。所以，這是邏輯不延續。

（3）沒有重點，聽眾迷失

有的時候我們會發現在一個材料里放了很多藍圖，放了很多技術關鍵點，最后你又沒有一個總結，領導記錄哪個才是最重要的呢？所以，這是重點不突出。

（4）不知道要干什么

聽完了以后不知道你要干嘛。你是希望我給你審批你想要的項目，還是想聽完這個匯報以后拍拍你的肩膀說“小伙子，你很棒”。所以，這是目標不明確。

以上是四大反面典型，我們可以參考一些小的技巧，在組織材料、寫材料和去匯報的過程中，可以注意的一些小事項。

（1）統一的話術和名詞?

（2）通俗易懂的名詞：?你要站在對方的角度，用他能聽懂的通俗易懂的詞去表達。

（3）用領導講話的原話：?你在跟高層領導做匯報的時候，要引用你們公司或者是領導，或者是大家都明白的原話或者是術語，這就減少了讓他去理解和教育的成本。

（4）用大家都懂的比喻：?如果要用一些比喻的話，一定要用一些通俗的比喻，不要舉一些別人聽不懂的，顯得你很高深的比喻，這樣可能你講完比喻，你要花5分鐘去解釋你講的是什么意思。因為我們不是在講脫口秀，我們是在做匯報，做匯報是有業務目標的，是要達成目的的。

問答預案

匯報的過程中，我們會面臨提問。在準備提問的時候，我們要把三個關鍵要素提前想清楚。第一，在場聽匯報的人有哪些，誰會提問。第二，他可能會問什么問題，肯定要站在他的角度去思考，他的崗位職責、他跟你匯報的這件事情的關系。第三，他如果問了這幾個問題，我應該怎么回答？這個非常重要。

當我們把材料準備好了，問題也準備了。如果這個問題很重要，我們也去看了現場的布置。看現場布置有的時候我們會覺得不重要，但是由于我做的匯報和參與的匯報非常多，給大家舉一個小例子。

有一次我們給一個大型的國央企董事會做項目匯報，本來計劃是在一個大禮堂匯報，下面全是專業用戶，領導坐上面，PPT在前面。由于他們內部不知道什么原因的變化，把這個匯報的場所換成了一個非常長的大圓桌、中間有花盆的辦公室。幸好我們前一天去踩點，發現一個什么問題？大堂匯報，所有的人的方向都是在一個方向，把PPT往那兒一擺大家都能看清楚。但如果是一個大圓桌，領導們又坐一圈，兩邊都有人，你的PPT屏幕一個是不夠的，別人看不清楚。因此，臨時趕緊做了調整。所以，重點的匯報，現場的勘察非常重要。

做完匯報前的4大檢查點以后，我們就可以進入到匯報中階段了。匯報中，大家可能覺得比較簡單，就是去介紹，的確也是這樣。所有的匯報中，最重要的是緊張、活潑，或者叫專業，并且又不是那么拘謹。

匯報中4大注意事項

匯報中4大注意事項：

• 聲音洪亮。有氣場，吐字清晰，面向客戶。
• 注意節奏。最怕像念作文一樣很平地把文字念出來。
• 觀察互動。你要注意看關鍵的stakeholder（干系人）有沒有在睡覺，有沒有在干別的事，你要用你的行動，用你的語氣，用你的停頓去吸引他的注意力。
• 靈活機動。因為在匯報的過程中可能會發生很多意外的情況，也有可能會中途有領導說你講得挺好，我問個細節問題。

匯報后4大跟進動作

匯報完以后，建議大家要做四大跟進的動作。匯報本身只是一個溝通，不是目的，哪怕你在會上得到了結論，依然需要在會后去跟進，去把它落實下來。所以，匯報以后我們要有跟進四大動作。這四大動作的根本目的就是形成閉環，把這個事情圓滿完成。

• 會議紀要。如果你匯報的對象是客戶，或者是你業務部門的領導，最好你自己或者你的團隊要有一個小會議紀要。有的時候匯報會由企業的秘書記錄，但坦率來講他可能聽不懂，他記的東西跟你想表達的東西可能不一樣，他所理解的領導想做的事和你最后理解的可能不是一回事。所以，你一定要看一下這個會議紀要，一定要確保這個會議紀要是你所理解的正確的紀要和行動，非常重要。
• 行動計劃。在會議紀要里，把行動計劃列出來，而且建議大家會后把那些對你的工作、對這件事情非常重要的stakeholder（干系人）的action（行動），要向他確認，這個非常重要，否則這個很有可能會有一種情況是會開了卻沒有達到你預期的效果，最后行動沒落實下去。匯報完了之后，需要將決議、計劃變成行動。你所認為的行動沒有落實下去，別人就會產生誤解。
• 問題澄清。經常在會上，領導會說這個問題會后我們跟進一下，或者說這個問題還不是很清楚，一定要第一時間把這個問題做澄清。匯報的結果和內容，對于領導和其它部門來講，可能講完了就忘了。所以，你要作為最緊張的人要去跟進這些問題的落地。
• 持續更新。以這次匯報為一個起點，持續地更新你的計劃和進展，這樣你的工作才能持續地朝你所希望的方向去推進。