企業郵件歸檔三步解析 內部管控是主因
郵件歸檔一般情況下，通常用以滿足審計、管理、分析或參考的目的，還可以用于應用恢復或數據恢復。有關郵件歸檔，我們從以下三點來了解：
1、內部管理控制成為郵件歸檔的重要內因
2004年美國技術和市場研究機構Radicati Group對企業電子郵件的歸檔需求進行調查，結果顯示25%的需求來自內部策略管理，15%的需求來自知識庫管理。這兩個方面的需求都屬于內部管控要求。
如果說在IT應用的初始階段，人們的著眼點主要在于現行業務的支撐，而疏于對數據尤其是歷史數據的管理的話，那么隨著信息系統中數據的累積、風險事故的發生，管理層開始意識到將電子文件歸檔，是實現內部控制的重要方法。曾經有案例顯示，一家公司某中層干部跳槽，將辦公自動化系統中歷年的文件全部拷貝帶走，其中不乏帶有機密性的文件。如果能將往年文件歸檔，從辦公自動化系統卸載出來，則可有效地規避此類風險。
除了出于保護信息安全的目的而開展歸檔之外，保護信息資產、實現信息資產增值是另一重要管理需求。已經有越來越多的機構意識到內部文檔是其重要的信息資產。Radicati Group 2004年的調查顯示，電子郵件用戶平均每日送出并接收84封電子郵件，數據大小共達10 MB左右。盡管該數據量僅僅針對電子郵件，仍然是相當驚人的。
如果任由這些數據自生自滅，無異于親手將本屬于自己的財富白白扔掉。郵件歸檔是整合企業或組織內部知識財富的前提。
2、遵從法律規定成為郵件歸檔的***外因
法規遵從性(compliance)是2002年之后世界范圍內文件管理領域的一個最熱門的關鍵詞。起因源自2002年7月美國頒布的《薩班斯——奧克斯利法案》(Sarbanes-Oxley Act of 2002，SOX)。SOX法案的應運而生，旨在加強企業監管，防止企業欺詐。這個被布什稱為“自羅斯福總統以來美國商業界影響最為深遠的改革法案”對文件的歸檔留存提出了非常嚴格的要求。比如，其最重要條款之一的404條款要求加強公司內部控制，而保存文件并維護其真實、可用是加強內部控制的基本手段。
在美國上市的各大公司都要根據404條款制定了內部控制規章，《中國移動內部控制手冊》中有44處提到要將相關文件歸檔。在SOX法案的影響下，為保護公眾利益而對文件(包括電子文件)歸檔相關的其他法案，如《健康保險流通與責任法案》(HIPAA)、美國證券交易委員會的《有關證券交易單位必須保存文件的規定》(SEC Rule 17a-4)近年來也越來越引起歐美國家的重視。如果相關機構不按照這些法案的規定留存檔案，則可能面臨司法訴訟、高額罰款。
而中國2010年出臺的《企業內部控制基本規范》中，就做了許多的要求事項，比如對內部控制的事前、事中和事后制度支持提出控制要求，企業的內部控制，應該貫穿于企業經營活動的決策、執行和監督的始終，涵蓋企業各種業務和事項。
2002年之后，陸續有機構以身犯法，教訓深刻，影響深遠。2002年12月，5家華爾街股票代理公司德意志銀行、高盛集團、美國銀行公司、摩根斯坦利和花旗集團旗下的所羅門美邦，因未保留與業務有關的電子郵件，而被分別處以165萬美元的罰款。
2006年5月，摩根斯坦利再次因未按規則保存電子郵件，而被美國證交會罰款1500萬美元。而在此之前的一樁民事訴訟中，該公司因為拒絕交出電子郵件而輸了官司，被陪審團一審判定賠償14.5億美元。據普華永道國際會計公司2005年的分析，在此前兩年的欺詐案調查中，涉及的企業數量是以前的3倍，這些官司中80%的證據系數字文件，平均每個官司都需要分析50萬封電子郵件和用戶文檔。
我國一批在美國上市的公司也面臨著遵循相關法規的迫切要求。隨著我國經濟改革和政府改革的深入，行政手段不再是約束機構歸檔行為的***大力量，取而代之的將是法律、法規。相關主管部門應認識到這種趨勢，正視并充分利用法律手段促進機構對業務證據的保存和維護。
3、存儲成本、系統效率成為歸檔的重要權衡要素
在紙質時代，人們考慮物理空間的限制而只能留存最有價值的文件。明顯不同的是，數字時代人們考慮存儲成本的主要出發點已經不再是物理空間，而是數據維護成本;已經超出了單純檔案數據存儲成本的范疇，而要從整體數據存儲、系統效率的角度全面衡量。
隨著業務活動的持續開展，業務系統中的數據會不斷累加，而其中不活躍的數據如果繼續保存在業務系統中，一方面業務系統中的活動數據保存在價格昂貴的主存儲設備中，造成硬件投資的不斷增加;另一方面過大的數據量會嚴重影響業務程序運行的效率，對業務系統投資效益造成折損。美國著名信息技術咨詢機構Gartner Group的報告顯示，企業有78%的數據主要存儲在主存儲設備上，而主存儲設備通常比輔助存儲設備要貴很多。
存儲設備的購置費到底有多少呢？國際數據公司(IDC)6年前的統計顯示，2001年用戶在存儲產品和服務器上的花費已接近1∶1，到2003年，這一比例將擴大至3∶1。時至今日，這個比例只會增加不會減少。但是，存儲設備的購置費并不是存儲成本的全部。
Gartner Group指出，對于最終用戶，其存儲容量與存儲管理的開銷大約為1∶3。由此可見數據存儲的低效將導致巨大浪費。將經過流轉和處理的數據歸檔可以降低活動數據的規模，提升業務系統的運行效率。
郵件歸檔的相關介紹就為大家呈現這么多，我們也會和有興趣的讀者一樣會繼續關注此類的內容和信息。
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