惠普文印安全管理解決方案構建政務信息安全保障機制
信息與人們的工作、學習、生活密切相關。在我們周圍，無論是到超市購物、出國旅行，還是收發郵件、簽署合同，所有的行為都是產生、讀取、輸出和交換信息的過程。信息的重要性不言而喻，信息化應用也受到越來越多的關注。
在我國，信息化建設已經有三十多年的發展歷程，信息安全已成為影響國民經濟和社會發展的重要因素，得到了政府、行業和用戶的高度重視。2011年3月發布的《國民經濟和社會發展第十二個五年規劃綱要》明確指出：“十二五”期間，我國將健全網絡與信息安全法律法規，完善信息安全標準體系和認證認可體系，實施信息安全等級保護、風險評估等制度，加快推進安全可控關鍵軟硬件的應用試點示范和推廣，確保國家信息安全。
事實上，為了進一步完善國家信息安全保障體系建設，我國推出了一系列政策和措施。從2007年起，我國就在全國范圍內開展信息安全保護工作，促進政府、金融、電信等各重點領域信息安全建設，并取得了良好的成果。但值得我們關注的是，當大多數人將對于信息安全的注意力更多地“盯”在計算機系統和網絡領域時，重要信息在輸出終端，即文件打印、復印等文印流程中的安全性卻很少得到重視。在最為重要的政務信息安全領域，文印流程安全、管理的現狀如何?現有的解決方案能夠滿足用戶的管理需求?在對政府單位的走訪中記者發現，一套基于硬件控制，輔以軟件管理的解決方案，正得到政府用戶越來越多的青睞。
安全與效率面臨挑戰
隨著越來越多的敏感信息電子化，文印輸出過程中信息泄密的風險大大增加，特別是共享和網絡打印的快速普及，在給用戶帶來便捷體驗的同時，也對政府機構的信息安全提出了空前嚴峻的挑戰。
在政府機構內部，各部門一般從空間上相互獨立，每個屋子也都單獨配備了打印機，以確保信息保密。但是，這樣的打印設備功能卻很有限，且布置分散，運營成本過高，不能滿足當前文印管理需要。未解決效率問題，不少部門專門設置了文印中心，但是這樣的文印中心也在安全和效率兩方面面臨著新的挑戰。
“目前我們使用文印設備的流程還是比較簡單的，尤其是非窗口單位，基本上就是用自己的桌面打印機打印日常工作需要的文件，如果是大量地打印、復印文件，就去專門的文印室。我們對于日常使用的打印機并沒有特別復雜的要求，主要是安全、穩定、快速、易操作。保密的重要性對于機關單位來說也非常重要，目前我們所采用的方法就是內外網隔離，文印設備基本不聯網，每人使用一臺桌面打印機。”國務院機關事務管理局公共機構節能管理司黃滔處長向記者介紹。
與國務院機關事務管理局(以下簡稱國管局)公共機構節能管理司相似，大部分的機關單位在日常辦公中，內外網隔離是最基本的保密方式，對文印保密也有相關的制度和規定，比如不準隨意翻印涉密文件;凡絕密級和注明不準翻印的上級機關公文有關材料，一律不得翻印;確因工作需要翻印秘密文件時，必須經局、主管領導批準;翻印時應注明翻印機關，日期，份數和印發范圍等。
“從制度上來說，我們在文印管理方面的保密和管理還是比較嚴密的，比如說涉密文件需要簽字才能打印，電腦內文件不能用移動存儲設備帶走，不能聯網打印等。對于一些涉密的部門，我們也能做到事后追溯。”國管局相關工作人員介紹。
有管理才有安全
然而根據記者的深入了解，在實際工作中，政府機關的文印管理流程仍存在著漏洞，比如打印機管理長期處于分散狀態、打印設備缺少專人管理等。對文印流程缺少安全管理，信息安全和保密自然難以得到保障，再加上辦公室人員流動頻繁以及人為的文件遺留等問題，信息泄露的風險依然需要處處防范。
國家食品藥品監督管理局處長姚珀表示，“出于保密的原因，我們目前都是不聯網打印的，這確實給我們工作帶來了很多麻煩。比如我們現在打印、復印一份文件，很可能要樓上樓下跑好幾趟，工作效率難以提高。但如果聯網又會涉及到安全問題，這讓我們的文印管理陷入兩難局面。”
談到文印安全方面的特殊需求時，姚珀說，“一些敏感數據和文件需要打印，但又不想任何無關的人看到這些打印件，以前我們為此設置機密打印室，需要打印的時候，都要提交打印申請，非常麻煩。我們理想中的文印管理，一是要方便，不必跑上跑下就能就近取到文件。二就是要安全，要保證不從網絡內部泄露信息，也不讓文件能輕易被無關人員打印出來。”
對于姚珀提出的問題，記者專門采訪了文印解決方案領域的專家。來自惠普的技術顧問介紹說，針對這個問題，只需借助惠普的PIN碼打印技術就可以輕松解決。用戶在打印機密文檔時，可設置安全PIN碼，文檔傳輸到打印機后只有用戶在打印機控制面板上輸入相應PIN碼后才能進行檢索和打印作業，確保敏感數據的安全。事實上，在日常工作中，這種PIN碼設置，不僅能有效保護機密數據安全，還能有效防止文檔被別人拿走、放錯地方或扔掉而重復打印造成的浪費。而借助打印管理軟件HP Web Jetadmin的打印權限設置功能，IT管理員可輕松進行每臺設備的訪問權限設置，只有被賦予訪問權限者才能通過該打印機進行文檔輸出，保證了各部門內部信息不通過文印設備外泄。
根據記者了解，對于硬件購置和耗材補充方面的成本，行業用戶已經有一定程度認識，但對于設備監控和持續管理、最終用戶使用效率提升以及工作流程改進等問題，用戶還缺乏了解。對此問題，惠普的文印工程師介紹說，政府文印管理的問題，可以通過“優化基礎架構”、“管理文印環境”、“改善工作流程”三大解決方案來完成，進而幫助政府保障信息安全，降低成本，節省資源并簡化文檔密集型工作流程。“提高效率、降低成本、保障信息安全，要做到這幾點，文印設備的管理必不可少”，惠普技術顧問表示。
軟件+硬件+服務 解決政府辦公后顧之憂
“雖然政府辦公并沒有太多復雜的打印流程，但單純的購買打印機已經很難滿足打印需求。打印量大，而專業人員又相對較少，一旦機器出現問題，很難及時解決，以致降低工作效率。”姚珀認為。“出于提高效率的目的，我們也考慮在今后實現聯網打印。一旦設備聯網，對文印管理的專業水平的要求就會更高。我們內部的工作人員很難解決這些問題，就需要借助專門的軟件和技術人員來實現相關目標。比如在網絡環境中保證信息安全，以有限的人手來管理整個部門的機器，如何使打印更為高效快捷等。”
姚珀提出的問題在政府部門十分常見。政府用戶日常辦公的文印需求在流程上并不復雜，輸出需求也以普通A4為主，但在安全和后續服務上的要求相當高。而事實上，目前的打印廠商也不再是單純地“賣設備”，同時也會考慮用戶的特殊需求，提供量身定制的解決方案和服務。以目前惠普提供的“硬件+軟件+服務”為例，打印廠商提供的不僅僅是設備，更包括一整套流程和解決方案。“對用戶提出的專業維護人員較少、專業水平有限的問題，惠普的外設管理軟件HP Web Jetadmin可以通過一臺主機實時監控整個辦公樓或網絡內所有的打印設備，設備、耗材、紙張使用情況都能做到實時監控。設備的統一管控，更有利于防范設備和網絡安全隱患。而且每臺文印設備的打印量、耗材用量、設備故障都可以通過輸出報告直接獲得數據，讓文印管理變得簡單、直觀。”惠普技術顧問建議。
文印安全越來越受到政府用戶的重視，僅靠制度來保障信息安全的日子已經成為過去，硬件與軟件并重將成為政府用戶實現信息安全的有力手段。軟件輔助硬件的整體管理模式是信息化的大勢所趨，惠普提供的一整套涵蓋工具、軟件、服務、硬件和專業知識的解決方案組合，也是文印服務的發展方向。對于政府用戶來說，這樣的解決方案能夠帶來安全、高效、便捷，也能降低設備成本和人力成本，正符合政府采購的政策方向。我們可以樂觀地預測，在政府行業，類似于惠普提供的文印安全、管理解決方案將得到越來越廣泛的應用，政務信息安全也將得到更好的保障。
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