盡管公司高管可能回避企業范圍內采用云，但是他們的員工通常會涌向遠程協作、企業社交網絡和IP語音(VoIP)應用程序。

根據最近Ovum的全球調查，在擁有4400名員工的公司中，調查的50多名員工，有將近超過四分之一的員工用自備的企業社交網絡應用。大約22%的員工使用自備的文件同步和文件共享應用，30.7%的員工自備即時通訊和網絡電話應用。專家說，這些自備應用程序(BYOA)的例子不一定要被限制，但需要監控。

Ovum的消費化實踐分析師Richard Absalom說：“市場發展迅速，對于雇主和IT部門來說，很難阻止這種趨勢的發展。”事實上，他補充道廠商廠商也希望如此，因為許多廠商將自己推銷給那些希望IT部門入股他們公司的個人商業用戶。

特別注意自配置的應用

Absalom說，雖然通常某些類型的BYOA沒什么問題，但是IT部門應對員工自備的文件同步、文件共享和協作應用程序尤為警惕。Ovum的研究發現，40%的員工使用自配置的應用，如Google文檔、Dropbox、微軟Office 365和蘋果iCloud。

Absalom說，超過一半的員工(57.4%)正在使用文件同步應用來共享設備之間的數據。“員工這樣做不是要故意傷害他們的公司，”他說，“他們只是想完成工作并且找到完成工作最簡單的方法。”Absalom建議不要禁止類似的自備應用(BYOA)，公司應該提供文件同步和文件共享應用的安全版本。

遠離BYOA障礙 溝通和監控必不可少

識別并監控員工應用

提供安全的云應用第一步，是要找出什么樣的員工在使用云應用，然后監視他們， Forrester研究公司的副總裁兼首席分析師James Staten說：“首先要了解你的公司是做什么的，然后決定(是否)你學過的東西對公司有利或是不利。”

Staten說許多云應用附帶一些內置的監控工具，IT部門應該充分利用這些工具。他補充道，Forrester的研究表明大約30%的員工使用自己的云應用，但是16%的IT管理員對云使用并不了解。

例如，開發人員通過創建應用，可以將信用卡號碼存儲在云中，IT部門毫不知情，除非他們監控到開發人員的一舉一動，并且聽到開發人員的對話。Staten說，在這種情況下BYOA開發人員并沒有試圖繞過監控系統，相反，他們只是不知道潛在的安全與合規性問題。

他說：“對于IT和CIO來說，他們更應該花一些時間，向開發人員解釋一下公司的數據保護政策。”

美國一家咨詢策略公司THINK的董事總經理Jeff Kaplan說，自備設備的現象“不可避免地加劇助長IT隱藏的陰影，談到用戶采用各種應用時，”真正起到作用的是，開啟終端用戶和經理之間的通訊線路，這樣用戶就會感覺很愉快，當他們發現其它組織采用的好的應用程序時，就能向經理反映。

雙向溝通：保證應用平滑采用

Kaplan說，開啟通訊線路，使終端用戶能夠找到對組織有利的云應用，CIO和IT組織的工作就會變得更容易些。只要IT團隊監控此過程，終端用戶可以幫助他們找到好的應用，并且避開那些用戶很少采用的推廣應用。

Kaplan建議，“開始前，應當說明企業準備應用的標準”。多視角考查這些標準很重要：功能、集成、廠商的生存能力，當然，還包括安全與合規性。

Ovum的Absalom說，最后從IT的角度來看，提供受歡迎的云應用的安全版本，對滿足公司安全與合規性標準大有幫助。員工使用移動設備來訪問云應用，例如，公司可以使用移動設備管理(MDM)產品來監控授權用戶，并向授權用戶提供應用。他補充道，公司也可以為員工建立企業應用的商店。

最后，IT部門要記住，大多數員工使用他們自己的云應用，并沒有惡意，IT部門應與員工一起，找出一種解決方案，使員工能夠完成自己的工作，使秘密使用云應用程序不再成為困擾。Forrester的Staten說，這需要IT部門的參與，但是參與并不意味著試圖去制止。相反，他建議，找出云項目員工如何使用云應用，對公司將會更有利。