由于技術(shù)故障、日程安排挑戰(zhàn)，或缺乏會(huì)議重點(diǎn)，參加遠(yuǎn)程會(huì)議也可能是一種痛苦的經(jīng)歷。為了簡(jiǎn)化這一過(guò)程，很多企業(yè)已開(kāi)始在遠(yuǎn)程會(huì)議中采用新技術(shù)。

統(tǒng)一溝通平臺(tái)RingCentral公司首席信息官Trevor Schulze說(shuō)：“對(duì)遠(yuǎn)程商務(wù)會(huì)議進(jìn)行改造并不是什么新鮮事。而大多數(shù)人認(rèn)為他們不斷地在開(kāi)會(huì)，從中獲得的價(jià)值很少。”

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以下列出了企業(yè)在遠(yuǎn)程會(huì)議中使用工具和技術(shù)來(lái)提高網(wǎng)絡(luò)連接、自動(dòng)捕獲記錄、管理操作項(xiàng)、簡(jiǎn)化計(jì)劃并分享想法的八種方式。

1. 采用新技術(shù)進(jìn)行改進(jìn)

隨著越來(lái)越多的會(huì)議在遠(yuǎn)程進(jìn)行，IT部門(mén)需要尋求提高遠(yuǎn)程會(huì)議質(zhì)量的方法。這將涉及在遠(yuǎn)程會(huì)議中使用更先進(jìn)的通信技術(shù)，采用移動(dòng)電話(huà)和計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行改進(jìn)，或者將二者相結(jié)合。

第一代移動(dòng)會(huì)議應(yīng)用程序通常會(huì)播放所有參會(huì)人員的聲音，但這些聲音通常混雜在一起，而在現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議中，人們習(xí)慣于傾聽(tīng)某個(gè)特定方向的聲音。杜比(Dolby)和森海塞爾(Sennheiser)等會(huì)議設(shè)備供應(yīng)商一直在嘗試在其設(shè)備中添加3D空間音頻以模擬這種效果。現(xiàn)在，杜比公司通過(guò)收購(gòu)Voxeet將類(lèi)似功能引入移動(dòng)會(huì)議應(yīng)用程序。

森海塞爾公司商業(yè)傳播總監(jiān)Ron Holtdijk表示：“在將來(lái)，參加遠(yuǎn)程會(huì)議和協(xié)作討論的感覺(jué)幾乎與現(xiàn)場(chǎng)參會(huì)一樣。”

2. 簡(jiǎn)化設(shè)置

遠(yuǎn)程會(huì)議軟件使用自動(dòng)化技術(shù)來(lái)減少與遠(yuǎn)程會(huì)議有關(guān)的技術(shù)問(wèn)題。例如，統(tǒng)一通信供應(yīng)商N(yùn)4Engage公司主管Richard Buxton表示，Cisco Webex Room Kit視頻可以使用日歷同步功能自動(dòng)檢測(cè)會(huì)議設(shè)置，識(shí)別會(huì)議室中的每個(gè)參會(huì)者，并提供單擊按鈕啟動(dòng)呼叫的功能。

他說(shuō)：“基于會(huì)議室的視頻解決方案非常易于使用，集成到會(huì)議平臺(tái)中，并提供非常高質(zhì)量的音頻和視頻。”

隨著時(shí)間的推移，他希望能夠使用面部識(shí)別功能添加虛擬名片，并通過(guò)語(yǔ)音命令實(shí)現(xiàn)更好的交互，從而提高自動(dòng)化程度。

3. 自動(dòng)轉(zhuǎn)錄

大型會(huì)議應(yīng)用程序(例如Otter和IBM的Watson Media平臺(tái))還采用人工智能技術(shù)自動(dòng)轉(zhuǎn)錄會(huì)議。這可以為參會(huì)者快速提供摘要，為大型遠(yuǎn)程會(huì)議生成標(biāo)題，并為以后的搜索建立索引內(nèi)容。

IBM Watson企業(yè)視頻產(chǎn)品負(fù)責(zé)人Chris Zaloumis表示，自動(dòng)隱藏字幕可以增強(qiáng)用戶(hù)的參與度。IBM公司還開(kāi)發(fā)會(huì)議工具和技術(shù)，使企業(yè)可以跟蹤視頻中特定點(diǎn)的用戶(hù)參與度和完成率，以向管理人員提供反饋。

4. 使用聊天機(jī)器人提高生產(chǎn)力

很多企業(yè)在遠(yuǎn)程會(huì)議中一直在使用聊天機(jī)器人技術(shù)，通過(guò)使用Slack之類(lèi)的工具來(lái)創(chuàng)造性地將文本通信和運(yùn)營(yíng)管理相結(jié)合。這些工具使他們可以在文本對(duì)話(huà)內(nèi)部分析、管理和配置技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施。現(xiàn)在，企業(yè)也開(kāi)始使用具有類(lèi)似功能的會(huì)議工具。

加拿大房地產(chǎn)服務(wù)商Precondo公司首席運(yùn)營(yíng)官Samantha Odo表示，該公司采用Slack集成來(lái)簡(jiǎn)化工作流，這個(gè)工作流涉及Jira、Google Docs和項(xiàng)目管理應(yīng)用Standuply中的用戶(hù)。她說(shuō)：“這使會(huì)議變得更加舒適并富有成效。這可以將一些更好的功能集成到通用聊天工具中，為不同技術(shù)熟練程度的用戶(hù)提供了一個(gè)簡(jiǎn)單的學(xué)習(xí)曲線(xiàn)。”

5. 可操作的會(huì)議記錄

有些企業(yè)還使用了新的應(yīng)用程序，這些應(yīng)用程序?yàn)檫h(yuǎn)程會(huì)議帶來(lái)了類(lèi)似的功能，用于管理議程項(xiàng)目、便箋和決策工具，例如Notion、Hugo、Soapbox和Sherpany。軟件外包服務(wù)Aloa公司的產(chǎn)品策略師David Pawlan表示，他們一直在使用Notion，這可以使每個(gè)參會(huì)人員都可以在會(huì)議開(kāi)始之前和進(jìn)行期間寫(xiě)出他們的議程項(xiàng)目，并將行動(dòng)項(xiàng)目進(jìn)行分配。

Pawlan說(shuō)：“每個(gè)人都必須在遠(yuǎn)程會(huì)議開(kāi)始之前填寫(xiě)議程，這使其更具協(xié)作性，而在遠(yuǎn)程會(huì)議結(jié)束時(shí)，操作項(xiàng)也會(huì)自動(dòng)發(fā)布到相應(yīng)人員的移動(dòng)設(shè)備上。”

Zylo公司客戶(hù)經(jīng)理Matt Renie表示，像Hugo這樣的工具還可以將操作項(xiàng)推送到用戶(hù)需要完成的操作中，從而減少信息過(guò)載。他擔(dān)心遠(yuǎn)程會(huì)議中越來(lái)越多的工具和技術(shù)對(duì)用戶(hù)來(lái)說(shuō)更加復(fù)雜，并認(rèn)為新工具逐漸淡出后臺(tái)非常重要，而有關(guān)特定帳戶(hù)的文檔和電子郵件線(xiàn)程都集中在一個(gè)地方。

Sherpany是一家正在開(kāi)發(fā)創(chuàng)新技術(shù)的公司，該公司正在通過(guò)分析平臺(tái)上組織的遠(yuǎn)程會(huì)議，利用人工智能技術(shù)對(duì)討論議程項(xiàng)目進(jìn)行跟蹤。它還包括一些工具，使管理者能夠確定某些主題在遠(yuǎn)程會(huì)議中的代表性是過(guò)高還是過(guò)低。Sherpany公司首席執(zhí)行官兼創(chuàng)始人Tobias Häckermann表示，他們也在開(kāi)發(fā)一些功能，以提供遠(yuǎn)程會(huì)議績(jī)效反饋。

6. 日程安排自動(dòng)化

2112 Marketing主管Henry McIntosh表示：“對(duì)于參會(huì)者來(lái)說(shuō)，采用日記進(jìn)行會(huì)議預(yù)訂是一場(chǎng)噩夢(mèng)，尤其是對(duì)于客戶(hù)會(huì)議或潛在客戶(hù)會(huì)議而言。”他表示，該公司一直在使用Calendly來(lái)簡(jiǎn)化此過(guò)程。其他獨(dú)立的日程表自動(dòng)化工具包括Doodle和FreeBusy。

Maryville大學(xué)在線(xiàn)組織領(lǐng)導(dǎo)力項(xiàng)目講師Amy Quarton說(shuō)：“這些平臺(tái)允許用戶(hù)確定對(duì)大多數(shù)人都有效的時(shí)間，并分享遠(yuǎn)程會(huì)議的重要細(xì)節(jié)。”

在線(xiàn)營(yíng)銷(xiāo)教育機(jī)構(gòu)Authority Hacker公司聯(lián)合創(chuàng)始人Mark Webster表示，這些工具的真正力量在于與其他應(yīng)用程序的集成。例如，當(dāng)某人預(yù)訂會(huì)議時(shí)，它可以自動(dòng)更新其日歷，并為視頻會(huì)議應(yīng)用程序生成會(huì)議室代碼。

Webster說(shuō)：“這對(duì)于安排一對(duì)一的會(huì)議(比如績(jī)效評(píng)估)來(lái)說(shuō)是非常棒的，因?yàn)檫@樣員工可以在空閑時(shí)從可用時(shí)間段中選擇合適的時(shí)間段進(jìn)行互動(dòng)。”

7. 簡(jiǎn)化輪詢(xún)

Slido等軟件工具可讓員工在大型遠(yuǎn)程會(huì)議之前和期間回答民意調(diào)查和問(wèn)題。一直在使用該工具的技術(shù)研究服務(wù)商Software Pundit公司的首席執(zhí)行官Bruce Hogan說(shuō)，這使遠(yuǎn)程會(huì)議更具互動(dòng)性，并允許更多的團(tuán)隊(duì)成員參加。

他表示，他所在的公司使用Slido允許員工在會(huì)議之前提交問(wèn)題，然后對(duì)他們最喜歡的問(wèn)題進(jìn)行投票。在會(huì)議期間，領(lǐng)導(dǎo)層能夠解決團(tuán)隊(duì)最緊迫的問(wèn)題。

讓會(huì)議技術(shù)發(fā)揮良好作用的最大挑戰(zhàn)是如何使其適應(yīng)公司及其文化。為了增加采用率，他們?cè)跁?huì)議邀請(qǐng)中發(fā)布了使用Slido的說(shuō)明。

8. 共享白板

共享白板提供了一個(gè)協(xié)作空間，參與者可以在遠(yuǎn)程會(huì)議期間發(fā)布議程、想法和決定。技術(shù)評(píng)論服務(wù)商KommandoTech公司聯(lián)合創(chuàng)始人Jovan Milenkovic表示，這意味著可以實(shí)時(shí)跟蹤進(jìn)展，而無(wú)需進(jìn)一步口頭解釋。他的團(tuán)隊(duì)一直在與Miro公司合作，盡管這很簡(jiǎn)單，但還是建議先進(jìn)行嘗試，這樣就不會(huì)分散注意力。

TechLoris公司首席執(zhí)行官Shayne Sherman喜歡使用AWW App，它可以使他直觀(guān)地進(jìn)行解釋?zhuān)⑶胰绻腥瞬徽J(rèn)同，可以編輯相同的可視化文件。他說(shuō)：“我發(fā)現(xiàn)這對(duì)保持參會(huì)人員的追蹤非常有用。在會(huì)議期間，它也為參會(huì)人員表達(dá)看法提供了一個(gè)很好的途徑。”

Enterprise Management Associates公司執(zhí)行研究總監(jiān)Torsten Volk說(shuō)，即使是像Google Docs這樣簡(jiǎn)單的工具也可以提供協(xié)作體驗(yàn)，并最終帶來(lái)切實(shí)的收益。他說(shuō)：“每個(gè)人都可以在任何地方、任何設(shè)備上使用Google Docs，并且基本上沒(méi)有學(xué)習(xí)難度。管理人員只是以只讀模式查看文檔，而其他人則添加內(nèi)容和注釋。”

Volk發(fā)現(xiàn)，使用Google Doc可以帶來(lái)一種責(zé)任感，加強(qiáng)協(xié)作，并為團(tuán)隊(duì)提供清晰的行動(dòng)項(xiàng)目和詳細(xì)的整體會(huì)議記錄或通話(huà)記錄。更好的是，使用Google Docs評(píng)論功能，團(tuán)隊(duì)成員都可以了解和完成自己的工作，從而減少召開(kāi)某些會(huì)議的需要。

然而，重要的是要關(guān)注數(shù)據(jù)合規(guī)性和用戶(hù)訪(fǎng)問(wèn)規(guī)則，這在與外部各方合作時(shí)可能是一個(gè)更大的問(wèn)題。