為了理解機器人流程自動化(RPA)是如何用于重復任務和業務流程的自動化，人們必須首先以最簡單的形式理解什么是業務和流程。為什么?因為流程是RPA和其他技術能力(例如人工智能和工作流管理)的基礎。先從業務是什么開始，因為這是討論的最高形式。業務由兩個組件組成：任務或工作以及這些任務或工作的分布。另一方面，流程被封裝在業務中，并包含具有輸入、輸出和執行這些任務的操作符的任務。為什么從這里開始?這一點很重要，因為在尋找RPA機會之前，必須首先了解自己希望其業務如何運作以及希望它實現什么，然后確定相關流程如何在功能和成就中發揮作用。

此外，在部署RPA之前，了解工作流管理是很重要的。不是可以互換使用流程意義上的工作流，而是與促進企業工作流的執行和監控有關的工作流。工作流管理的主要目的是確保人工任務和自動化任務之間的流程和工作流是同步的。流程和工作流管理之間的關系非常重要。這一點很重要，因為企業中的大多數流程都不是自動化的，而是由人管理的。人工管理工作項、跟蹤它們、記錄異常、確定任務優先級并將這些任務分配給工作人員是管理業務和流程的一種非常低效的方式。與其相反，以電子方式管理流程顯著地增強了在工作流中工作的人員之間的流程通信和可見性。此外，將企業的流程數字化為其提供了一個顯著的優勢，可以近乎實時地公開流程數據，最重要的是可以獲得必要的流程數據，以便開始思考可能存在的RPA機會。

現在了解RPA是什么。RPA只是讓機器人實施人類的一些工作。它是一種解決方案，可以執行通常由人類執行的任務。扮演虛擬員工角色的是軟件，而不是物理機器或結構。機器人不會解釋為它們配置的其他含義，這意味著它們不能在結構良好的環境之外運行。它們是檢查流程框的工具，但它們不是用來仔細思考或尋找更好的替代方案的，這是人類或人工智能系統的工作。正如人們所看到的，機器人可以成為勞動力的重要組成部分。機器人可以接管瑣碎的日常任務，讓人們專注于更高價值的活動和關鍵決策。

在這一點上，可以簡單地理解什么是業務和流程，以及工作流如何成為機器人流程自動化的基礎。因此，主張兩個關鍵方面來證明機器人流程自動化，虛擬勞動力：數據和適應工作流程變化的能力，以及機器人帶來的流程數據、適應性和靈活性。與流程度量相關的數據方面(例如，周期時間、容量等)、資源性能，以及來自價值流中其他集成功能的數據，對于任何持續改進工作都是非常有利的。相比之下，人工遍歷多個數據源，并在價值流中無縫拼接這些數據，以確定機會在哪里。機器人的另一個優勢是隨著不斷變化的業務需求的變化而具有的適應性和靈活性。

對于大多數運營遺留環境的企業來說，適應、改變、反應、進化和發展的能力是一項艱巨的工作。企業如何應對這一挑戰呢?他們使用人員來填補遺留系統不能做的事情和產生流程輸出之間的差距。使用這種傳統技術和人員的結合會使企業的價值流膨脹。因此，通過使用機器人來取代原本由人類使用的能力，可以使流程更干凈、更簡單，從而優化業務和流程性能。

現在，人們已經了解了如何使用RPA來自動化人工和重復的流程，并提供一些建議，以避免陷入對RPA工作進行次優化的陷阱。首先，從企業高層開始，確定戰略業務目標。其次，確定連接到這些戰略業務目標的關鍵業務流程價值流。這最初的幾個步驟將為開辟企業最初的RPA機會空間鋪平道路。然后，在確定RPA部署空間之后，將目標鎖定在驅動大部分價值流性能的子流程上。既然企業的機會空間已經定義，那么就可以在這些目標價值流中創建多個過程技術能力之間的整合，這將能夠在技術能力之間建立工作關系。

這也將使企業的技術資產的投資回報率實現最大化。最后也是最重要的一點，使用良好的業務流程管理部署RPA。良好的業務流程管理需要實現、監控和保持機器人運行。讓機器人工作起來很重要，因為機器人是優秀的員工。部署好的業務流程管理實踐將使企業走上將業務、流程和技術功能整合為集成解決方案的道路。