在這個(gè)數(shù)字化的時(shí)代，企業(yè)每天都會(huì)收發(fā)許多文件。但從各種文件中提取非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)依然是一件難事，如發(fā)票和采購(gòu)單。如今，超過(guò)80%的數(shù)據(jù)是非結(jié)構(gòu)化的，而且在2023年以后非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)預(yù)計(jì)會(huì)增長(zhǎng)繼續(xù)增長(zhǎng)。  

然而，隨著自動(dòng)數(shù)據(jù)采集技術(shù)的出現(xiàn)，這一過(guò)程已被徹底改變。技術(shù)為企業(yè)帶來(lái)了很多便利。

自動(dòng)數(shù)據(jù)采集與人工輸入不同

數(shù)據(jù)錄入員必須對(duì)每份文件進(jìn)行單獨(dú)分析，并將信息手動(dòng)輸入到目標(biāo)系統(tǒng)中，如Excel表格。

如今，數(shù)據(jù)提取軟件有能力使整個(gè)過(guò)程自動(dòng)化。一旦收到文件，他們可以自動(dòng)解析，驗(yàn)證統(tǒng)計(jì)，并在幾秒鐘內(nèi)將信息上傳到目的系統(tǒng)。除了自動(dòng)化，企業(yè)正在接受智能文件處理（IDP）解決方案。這些解決方案利用人工智能從各種格式和大小的文件中解析數(shù)據(jù)，免去了為每個(gè)特定文件類(lèi)型創(chuàng)建模板的需要。

增強(qiáng)準(zhǔn)確性

自動(dòng)數(shù)據(jù)采集技術(shù)利用先進(jìn)的光學(xué)字符識(shí)別（OCR）算法和機(jī)器學(xué)習(xí)能力，從文件中準(zhǔn)確提取數(shù)據(jù)。OCR技術(shù)可以智能地解釋不同的字體、手寫(xiě)風(fēng)格，甚至是復(fù)雜的數(shù)據(jù)布局，確保數(shù)據(jù)提取的高度準(zhǔn)確性。這避免了人工數(shù)據(jù)輸入時(shí)可能出現(xiàn)的錯(cuò)誤，如錯(cuò)字、換位和遺漏。通過(guò)確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，企業(yè)可以依靠提取的信息開(kāi)展關(guān)鍵工作流程，如財(cái)務(wù)分析、庫(kù)存管理和決策。準(zhǔn)確性的提高也促使企業(yè)更好地遵守監(jiān)管要求，減少法律問(wèn)題風(fēng)險(xiǎn)。

提高效率

自動(dòng)數(shù)據(jù)采集通過(guò)省去人工輸入和精簡(jiǎn)文件處理工作流程，大大提高了效率。因此，自動(dòng)數(shù)據(jù)采集可以用很短的時(shí)間完成數(shù)據(jù)采集員一天的工作量。自動(dòng)化系統(tǒng)可以同時(shí)從多個(gè)文件中提取數(shù)據(jù)，減少處理時(shí)間，使員工能夠?qū)Ｗ⒂诟嗑哂袘?zhàn)略意義的任務(wù)。

這種效率的提高轉(zhuǎn)化為更短的周轉(zhuǎn)時(shí)間，改善客戶(hù)服務(wù)，并提高運(yùn)營(yíng)效率。它還有助于企業(yè)在不增加人員的情況下擴(kuò)大其業(yè)務(wù)規(guī)模，支持增長(zhǎng)和擴(kuò)張。

節(jié)省成本

數(shù)據(jù)捕捉流程自動(dòng)化使企業(yè)節(jié)約了巨大成本。人工數(shù)據(jù)輸入需要大量的人力資源、培訓(xùn)和監(jiān)督，導(dǎo)致勞動(dòng)力成本增加。企業(yè)可以通過(guò)采用自動(dòng)化解決方案，減少或消除對(duì)專(zhuān)用數(shù)據(jù)輸入人員的需求。

此外，輸入錯(cuò)誤的概率、返工和核對(duì)有關(guān)的費(fèi)用也降到了最低。自動(dòng)化減少了基于紙張的流程，降低了打印、存儲(chǔ)和文件處理的費(fèi)用。這種成本優(yōu)化使企業(yè)能夠更有效地分配資源，將節(jié)省下來(lái)的資金投資其他增長(zhǎng)和發(fā)展領(lǐng)域。

1、提高了數(shù)據(jù)的可訪問(wèn)性和可搜索性：信息采集軟件將提取的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式，使其易于訪問(wèn)和搜索。數(shù)字化的數(shù)據(jù)可以存儲(chǔ)在結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)庫(kù)中，從而能夠根據(jù)特定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行快速有效的檢索。這種增強(qiáng)的可訪問(wèn)性和可搜索性使企業(yè)能夠輕松進(jìn)行信息檢索，并支持及時(shí)決策、審計(jì)、合規(guī)性檢查和數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)的分析。它還實(shí)現(xiàn)了各部門(mén)和利益相關(guān)者之間的無(wú)縫協(xié)作和信息共享，促進(jìn)了各部門(mén)更加緊密的聯(lián)系和高效的工作環(huán)境的構(gòu)建。企業(yè)可以通過(guò)釋放數(shù)據(jù)資產(chǎn)的潛力來(lái)提取有價(jià)值的見(jiàn)解并獲得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。

2、與現(xiàn)有系統(tǒng)的無(wú)縫整合：這些解決方案旨在無(wú)縫整合企業(yè)內(nèi)現(xiàn)有的軟件和系統(tǒng)。它們可以很容易地與企業(yè)資源規(guī)劃（ERP）系統(tǒng)、客戶(hù)關(guān)系管理（CRM）軟件、會(huì)計(jì)軟件和其他業(yè)務(wù)應(yīng)用程序?qū)樱_保不同系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)流動(dòng)順暢，并盡量減少數(shù)據(jù)輸入的重復(fù)和錯(cuò)誤。它還可以實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)同步，確保數(shù)據(jù)在各種平臺(tái)上都是最新的。無(wú)縫集成提高了運(yùn)營(yíng)效率和數(shù)據(jù)完整性，同時(shí)使現(xiàn)有技術(shù)投資的價(jià)值最大化。它還簡(jiǎn)化了IT管理，減少了對(duì)復(fù)雜的手工數(shù)據(jù)傳輸或數(shù)據(jù)導(dǎo)入/導(dǎo)出過(guò)程的需求。

3、增強(qiáng)的合規(guī)性和安全性：現(xiàn)代數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)通過(guò)實(shí)施強(qiáng)大的加密和訪問(wèn)控制措施，將數(shù)據(jù)安全和合規(guī)性放在首位。它們遵守嚴(yán)格的數(shù)據(jù)保護(hù)法規(guī)，確保文件中敏感信息的保密性和完整性。  

企業(yè)可以執(zhí)行一致的安全協(xié)議，并通過(guò)自動(dòng)化數(shù)據(jù)采集跟蹤數(shù)據(jù)的訪問(wèn)和使用。升級(jí)版的安全措施也有助于建立與客戶(hù)、合作伙伴和利益相關(guān)者的信任，提高企業(yè)的整體聲譽(yù)和信譽(yù)。

前進(jìn)的道路

總之，自動(dòng)化數(shù)據(jù)采集技術(shù)為企業(yè)提供了廣泛的好處。如果企業(yè)仍在利用人工方法，就應(yīng)該尋求轉(zhuǎn)換。即使是那些每天只收到幾份文件的小公司也能從自動(dòng)化數(shù)據(jù)采集中受益。通過(guò)利用自動(dòng)化，企業(yè)可以?xún)?yōu)化其文件處理工作流程，并釋放其數(shù)據(jù)的價(jià)值。

原文標(biāo)題：The benefits of automated data capture

原文作者：Ovais Naseem