ADP：人力資源外包的新定義
選項研究
"外包"一詞背后的意義
如前所述，對于大多數企業，"外包"一詞有褒有貶，涇渭分明，而這個態度往往取決于當事人對項目的個人體驗。
首先，外包的優勢和缺點并不是"一邊倒"。雖然全外包解決方案，如PEO（Professional Employer Organization）或傳統的業務流程外包解決方案（Business Process Outsourcing）都可以成為有效外包的形式，但是當涉及到今天的人力資源和福利管理，我們需要重新定義"外包"這個詞。
為什么？因為市面上已有林林總總的方案可供選擇，其靈活性相當高--其中不少方案已經脫離了傳統的外包，演變為真正的合作伙伴關系。
也許，對于"外包"一次更好的詮釋是"優化"。隨著市面上出現越來越多的工具和支持，中等規模的企業將有更多的選擇來優化勞動力管理，實現真正的進步。
對外部供應商人力資源服務的興趣
受訪者被要求閱讀10個人力資源職能，并針對每個職能表明交由外部供應商處理（即外包）的興趣（使用5分制，其中1 = 不感興趣，5 = 非常感興趣）。
由于"外包"這個詞對于不同的人會有完全不同的認知，所以這里對"外包"的定義如下：
這些服務將通過提供易于使用的工具交付，如通過實時的呼叫中心解答員工的問題，如通過經驗豐富的人力資源業務合作伙伴解決各種難題。您和您的工作人員將負責監督服務提供商，與他們密切合作，但工作人員的大部分時間將花在重新規劃其他人力資源職能上。
急切希望將所有10項職能外包的受訪者（評分為5）的比率為21%。這雖然不高，但是希望或急切希望將所有10項職能外包的受訪者（評分為4和5）的比率高達56%。受訪者希望外包的前四項職能為：
o 合規 (29%)
o 風險管理 (27%)
o 福利管理 (26%)
o 培訓(23%)
這與ADP公司的其他研究結果吻合。這些研究表明，FSA、COBRA、401(k)記錄保存和福利記錄保存是企業最傾向于外包的人力資源/福利工作。不少這些行政工作都可通過現有的人力資源和自助服務工具實現自動處理，讓企業的人力資源專業人士把重點放在更具戰略意義的人力資源工作上。
對于有意外包10項人力資源職能中至少一項的受訪者（評分為4/5），他們被問到（同樣采用5分制）在同一家外部供應商獲得所有外包服務的意向如何。超過一半的（53%）的受訪者有意或高度有意（評分為4/5）將其所有外包委托給一家供應商處理，14%的受訪者為高度有意（評分為5）。
外包的使用情況和集成的需求
為了了解企業目前如何處理四個特定的人力資源和福利管理工作，受訪者要求在以下三個選項中進行選擇：
o 完全依靠企業內部員工完成處理，
o 外包部分工作給外部的服務提供商（服務提供商未處理整個工作），
o 使用流程外包型服務提供商，由提供商負責處理各方面的工作。
幾乎所有的受訪者的人力資源團隊（96-99%）都開展下面四個任務之一：員工福利計劃管理，風險管理，招聘和選拔，以及休假管理。只有1-3％受訪者的公司目前為每個領域使用完全業務流程外包（BPO）。規模較大的公司（250-999名員工）更傾向于外包所有領域，特別是風險管理。
如果受訪者的人力資源團隊為每項工作使用一款軟件，那么他們對軟件與其他內部/外部系統的集成給予了較低的評價，因為這阻礙了他們共享數據--對于小公司尤其如此：
o 對于所使用的系統，多數公司擁有雇員福利計劃管理軟件（71％），只有一半（53％-44％）公司擁有風險管理軟件、招聘/選拔軟件、休假管理軟件。受訪者的人力資源團隊為每個領域平均使用一款應用軟件，每個領域的系統平均使用數量從0.5到1.2。
o 對于使用至少一個人力資源系統（80％的公司）的受訪者，當被問到為了共享數據，他們的人力資源系統是如何同公司內部、外部的其他系統集成的（采用5分制，其中1 = 完全不集成；5 = 高集成），多數（57％）的受訪者評價其系統為1或2分（不集成），只有四分之一（25％）評為4或5分（集成）。相對較大型的企業，小型企業（100-249名雇員）中的受訪者更多給出了"1，完全不集成"（小型企業為45%，較大型企業為30%）。
新的外部資源：HRBP
在傳統外包之外，還有一種新的選擇--"人力資源業務伙伴"（HRBP）。HRBP為企業提供外部的人力資源和專家，隨時為企業就任何復雜的人力資源問題提供咨詢意見，為具體的人力資源問題給出具體的答案。
在對這項服務沒有給出具體價格的情況下，調查員要求受訪者就這一概念進行評分（5分制，其中1 = 一點也不感興趣，5 = 非常感興趣）。將近一半（45％）的受訪者要么感興趣，中立，或已經在實施HRBP。
對于這45%感興趣，中立，或已經在實施HRBP的受訪者，調查員給出了5個項目，以確定他們如何利用HRBP：
針對具體的人力資源合規問題尋求解答，
(2) 制定員工和管理人員培訓計劃，
(3) 在解決員工問題時獲取幫助，
(4) 為復雜的人力資源工作制定公司的計劃和政策，或
(5) 獲得人力資源最佳實踐的資訊。
受訪者還被問及傾向于如何同HRBP互動。
對HRBP感興趣或中性的受訪者通常愿意將HRBP當作"針對具體的人力資源合規問題尋求解答"（43％），較少的人愿意將HRBP用作"制定員工和管理人員培訓計劃"（20％）或作其他用途（14％-11％）。
對HRBP感興趣或中性的大部分受訪者愿意完全通過電話或電子郵件與HRBP互動，不需要專人登門拜訪（91％）。然而，三分之二（63％）的人仍然希望以電話和電子郵件交流為主，而在需要時能有專人上門服務。
內部資源：員工和管理層自助服務
對于希望能加強員工參與和優化勞動力管理的中型公司而言，簡化人力資源和福利具體任務的處理--無論是通過互聯網（辦公室或服務站）處理，或者是在家中（自助服務）處理--已經變得越來越重要。目前，大約一半（48％）受訪者的公司允許其員工或經理開展某些和人力資源相關的自助服務。
較大型企業（250-999名員工）比小企業（100-249名員工）更大規模實施管理人員自助服務和員工考勤自助服務功能。最大型的企業（500-999名員工）比較小的企業更愿意讓雇員修改個人資料（21％，較小型企業為12％）。
當被問及如何看待未來的自我服務，希望有什么樣的功能時，多數（56％）的受訪者表示出對以上5個員工或管理人員自助服務項目都有濃厚興趣，而且對每個項目的興趣遠遠要高于目前的使用情況。按照企業規模劃分，興趣也和目前使用情況具有差不多的特征：較大型的企業（250-999名員工）比較小的企業表現出對管理人員和員工自我服務功能更大的興趣。
目前，大多數受訪者（76%）已經讓其員工或管理人員使用上述自助服務之一，或者他們計劃在未來實施這些服務。在未來的計劃中，受訪者對管理人員自助服務功能的興趣高于員工自助服務功能，盡管如此，21%的受訪者有意實施所有5個項目。
處理人力資源工作最有效的途徑
為了更好地了解中型企業在優化其外包工作上的需求，研究給出了17個特定的人力資源任務，要求受訪者選出他們認為最有效的處理方式（暫且不管他們目前是如何處理的）。這17個任務包括休假管理（4個任務），福利管理（4個任務），薪酬（3個任務），搜尋和篩選（2個任務），風險和安全管理（3個任務）和獎勵（1個任務）。
為了明確處理每個人力資源任務的最有效方式，研究給受訪者四個選項。這些選項依次為：
1. 使用現有的內部資源，完全在企業內部處理
2. 完全在企業內部處理，但是從外部供應商中獲得更好的技術工具
3.借助外部供應商的良好技術以及外部人力資源專家的幫助，有效解決問題，獲得建議
4. 完全由外部供應商管理
調查結果表明，有些任務在公司內部處理更好，但是有些任務則適合某種程度的外包。下面的回答表明，若采用更現代、更融合的外包方式，可為相當數量的任務帶來優勢。
接下來：選項研究
某些行政性的工作已經外包，但是某些工作，如更復雜的、與人力資源部密切相關的工作，則較少外包。然而，受訪者最傾向于外包的人力資源工作并不一定是那些最耗時的工作，而是那些與人力資源部最密切相關的工作。雖然時間是考慮的重要因素之一，但如何成功規避風險是人力資源開展最佳實踐的真正驅動力。
戰略性人力資源管理計劃具體怎么樣才是最優化的，這因企業而異，但是從這10個調查的反應來看，某些類型的工作的的確確非常適合某種程度的外包/優化。
盡管，或者就是因為最近市場波動和持續的經濟不景氣，所以現在正好是探究市面上靈活的方案選項契機：您可以創建一個或多個定制的外包解決方案，以優化您的人力資源管理。一個值得信賴的專家資源，將為中型公司帶來寶貴的價值，將幫助他們勇于面對各種挑戰，如RIF（勞動力縮減）、并購等。
2008年10月，人力資源管理協會（SHRM）在全美展開了一項調查。調查結果顯示，70％的人力資源專業人士認為如果美國經濟不能好轉，那么所在企業將有削減預算的可能。在2008年10月的另一項SHRM調查中，發現如果經濟繼續低迷，65%的受訪企業在人力資源上的投資都將"保持不變"，這要求人力資源部在管理其投資上變得更加高效。
正如在2007年10月ADP公司的《人力資源需求》調查中說道，無論什么行業，無論什么規模的機構，在競爭中取得成功的企業--無論是跑贏競爭對手，還是獲得高質量的員工--都將是能為其人力資源專家創建可集中精力于實現長期價值的環境的企業。
明智地、有選擇性地使用外包，將是實現這一目標的關鍵。
意見和建議
正如本研究結果顯示，外包/優化的手段對于不同的人是不一樣的。本報告需傳遞的重要信息是，當談到優化人力資源和福利工作時，您和您的企業有多種選擇。
如果外包仍然對您而言有一些負面的含義，現在是時候重新定義這個詞。如前所述，"優化"是對外包的一種新的思考。這里對外包給出了一個基本定義：
外包是一種有選擇性地使用外部資源--無論工具，基礎架構和系統，或人的專門知識--以優化您的勞動力管理的積極方式。
三步走
要優化勞動力管理，請考慮三步走：
優化勞動力管理第一步--利用現有的內部和外部資源組合評估和衡量您的特定需求。如前所述，好的外包并不是"放之四海而皆準"的。
現在是時候考慮整合您在人力資源和福利工作上的所有需求。在2008年9月，ADP公司的一項白皮書提出了以下問題，也許您的企業已經有這些問題的答案：
o 您的業務分析和勞動力指標是否強大？
o 為吸引、發展和留住企業所需要的人才，制定了哪些程序和制度？
o 您是讓技術幫助您，還是仍在疲于應對重復的、人工的工作？
只有當您對以上問題心中有數，才能建立更好的業務方案，才能優化在勞動力管理上的投資。在這個前所未有的不確定、不穩定經濟時期，"明哲保身"是不夠的，還需要能探索新的途徑，最大限度改善您在人力資源上的投資。
尋求最佳實踐。
第二步是探索市場上的最佳實踐，全面考察供應商提供的方案。無論您是在一個供應商中外包多項工作，還是利用多位專家處理單項任務，都必須要慎重評估您的潛在供應商--或者更準確說是合作伙伴。評估標準有如下：
o 潛在合作伙伴的經驗是否豐富？
o 這些經驗是否具有相當的深度和廣度？
o 他們是否了解中型公司的需要？
o 他們提供的解決方案是否靈活，透明，集成？
o 潛在合作伙伴的穩定性如何？（您的合作伙伴應能減少您的風險，而不是增加風險。）
o 您是否能持續獲得最佳實踐和專家及時的支持？
在第二個步驟上不能操之過急。選擇正確的合作伙伴，對您的成功至關重要。
至少有一個嘗試新事物。
正如本研究受訪者的經驗表明，有效的外包有各種表現形式。
外包完全可以從小處開始著手：明確一個關鍵的人力資源工作或需求，最好這個工作或需求獲得的改善是可以量化的，從而獲得外部的支持--無論是提供給內部員工更好的工具或技術，或者部分外包工作或職能，或者選擇全部外包。
如果目前您正同任何供應商有來往，如在薪酬和人力資源信息系統上有合作，那么與他們一起開始這樣工作將事半功倍。他們具備資深的知識，給您的幫助可能超乎您的預料。
您也可以改善當前的解決方案，添加自動化的工具，或建立更有效的呼叫中心。添加這些功能可以是一個漸進的過程，萬事開頭難，請穩妥地開展每一步。如本調查的受訪者表示，有效的外包將優化您的勞動力管理，但是需要專注，需要各方面的努力。
最后的思考
挑戰、不斷變化的時代需要企業有新的戰略。現在正是重新定義外包的良好時機--請全面挖掘靈活的外包方案，請優化企業的勞動力管理。
外包將為整個企業創造優勢：高階管理層將達成其目標，包括實現戰略性的人力資源管理，讓人力資源部在總裁會議上有一席之地，為企業決策提供更有價值的信息；而人力資源團隊可獲得優秀的工具和專業的知識，讓其工作發光發熱。
在對外包持積極看法的受訪者中，他們不僅對外包的經驗最豐富，并且或多或少經歷了一些企業的變動。這類受眾更具有前瞻性思維，更全方位考慮人力資源部的定位以及其在企業中的責任。一旦他們找到同樣具有豐富經驗的外包商，那么就能契合其需求開發適用的系統，實現最佳集成。
企業需要實現的目標是什么？實現人力資源和企業目標、業務流程的和諧統一。而要實現這一目標，您可以將部分人力資源和福利職能有效外包，不用外包所有工作；或者利用所有資源--外部和內部資源開展外包工作。
外包，必須是能優化勞動力管理，加強用戶的控制能力。最優秀的外包方案能讓將新興技術同用戶當前的勞動力應用軟件，以及現有的流程和員工相結合。今天已有這樣的方案提供。因此，您還在等什么？現在就行動！
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