“通過(guò)使用Office 365解決了培訓(xùn)業(yè)務(wù)中的多種需求，尤其是針對(duì)我公司有多處分校的特點(diǎn)，Office 365使遍布不同地區(qū)的同事高效及時(shí)地溝通，緊密地協(xié)作，解決了我們?cè)谡n程安排和資源調(diào)度方面的難題，教師之間課件的分享也變得簡(jiǎn)單，對(duì)培訓(xùn)業(yè)務(wù)有很大的促進(jìn)。有微軟全球技術(shù)支持中心對(duì)Office 365提供24x7的多渠道專業(yè)服務(wù)保障，我們能夠放心使用。”

——耿賽猛 悅成移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)孵化基地副總經(jīng)理

悅成移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)孵化基地(以下簡(jiǎn)稱“悅成”)由2004年成立的樂(lè)成3G創(chuàng)意產(chǎn)業(yè)研發(fā)基地升級(jí)而來(lái)，由北京尚德悅成教育科技有限公司投資運(yùn)營(yíng)，一直致力于Android、iOS、WindowsPhone等移動(dòng)平臺(tái)應(yīng)用的開(kāi)發(fā)教育與推廣。而隨著智能手機(jī)的快速普及，公司得以快速發(fā)展。通過(guò)多年銳意創(chuàng)新和不懈努力，悅成已經(jīng)為2860余家大型移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)名企輸送了數(shù)千名精通***移動(dòng)開(kāi)發(fā)技術(shù)的專業(yè)開(kāi)發(fā)人才。2012年7月，悅成繼續(xù)擴(kuò)大業(yè)務(wù)范圍，在北京開(kāi)設(shè)5大校區(qū)，在全國(guó)鋪設(shè)北京、上海、廣州、深圳、天津、濟(jì)南、南京等多家分校。

企業(yè)在擴(kuò)張過(guò)程中，希望能對(duì)所有參見(jiàn)培訓(xùn)的學(xué)員提供高質(zhì)量的服務(wù)，保持良好的體驗(yàn)度和滿意度。在內(nèi)部機(jī)制中，希望優(yōu)化培訓(xùn)管理流程和方式，探索低成本高速擴(kuò)展的途徑。

“Office 365的高度集成性為日常辦公帶來(lái)了極大的便利，其中Outlook比起一般的個(gè)人郵箱提供更全面的郵箱服務(wù);自帶的日歷功能便于記錄工作安排并可以方便的與同事共享時(shí)間安排;可以使用即時(shí)聊天的功能隨時(shí)隨地與同事溝通，并且通過(guò)提供的狀態(tài)顯示能夠看到其他同事的在線狀態(tài);另外，使用Office 365，即使在出差或外出的途中，也可以通過(guò)手機(jī)或其他移動(dòng)設(shè)備接收郵件和日程安排，避免錯(cuò)過(guò)重要的信息。”

——吳雪 行政主管應(yīng)用背景

隨著悅成規(guī)模不斷擴(kuò)大和分校的增多，目前以人工操作為主的培訓(xùn)管理方式已經(jīng)有些捉襟見(jiàn)肘了，他們更期望建立自動(dòng)和智能的培訓(xùn)管理方式。

發(fā)送學(xué)員通知工作量大

一直以來(lái)，教務(wù)部門都是通過(guò)手工整理郵件列表，逐一給學(xué)員發(fā)送郵件通知。由于課程的數(shù)量大幅增加，學(xué)員數(shù)量不斷增長(zhǎng)，通知的工作量已經(jīng)不堪重負(fù)，容易造成延遲和錯(cuò)誤。希望能夠用更加智能和自動(dòng)的方式，保持及時(shí)的學(xué)員通知，提高學(xué)員滿意度，減少教務(wù)部門的手工工作壓力。

密集開(kāi)課導(dǎo)致課程安排和資源調(diào)配難度加大

以往，教室數(shù)量比較充裕，課程種類較少，學(xué)生可以很好地分配到不同的班級(jí)，并配備合理的教師資源。業(yè)務(wù)量大幅增加后，立即涌現(xiàn)出教室緊張、課程安排沖突、師資力量協(xié)調(diào)困難等問(wèn)題。有的教師因?yàn)檎n程安排比較滿，需要在各個(gè)教學(xué)點(diǎn)上課，一旦出現(xiàn)安排偏差，或未能獲悉***課程安排和變化，就有可能帶來(lái)不利的影響。希望通過(guò)對(duì)培訓(xùn)管理工作的優(yōu)化，解決排課、資源調(diào)度和信息快速獲取等問(wèn)題。

出差授課教師難以進(jìn)行知識(shí)分享

悅成的教師承擔(dān)著大量的培訓(xùn)授課任務(wù)，由于新校區(qū)的拓展，有些教師需要在各個(gè)校區(qū)奔波授課。在路途上，修改、傳遞和分享課件成為一個(gè)挑戰(zhàn)，與其他老師難以分享和互動(dòng)修改課件。課件文件往往比較大，通過(guò)傳統(tǒng)的郵件傳遞方式，有可能無(wú)法滿足協(xié)作的要求，版本也不好控制。希望能有更好的培訓(xùn)資料共享與協(xié)作的方式。

拓展新校區(qū)加大了IT支持成本

悅成在拓展新校區(qū)的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)，除去必不可少的校區(qū)基本建設(shè)成本外，如果要為每個(gè)校區(qū)配備專門的IT支持團(tuán)隊(duì)，購(gòu)買大量IT基礎(chǔ)架構(gòu)設(shè)施，將會(huì)使成本大幅增加。而這種重復(fù)性的IT建設(shè)和人員成本應(yīng)該盡量省去，將投資更多放在核心業(yè)務(wù)上。但缺乏IT的支持和應(yīng)用，又難以保障校區(qū)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。因此希望利用成熟的云方案減少IT投入成本。

解決方案

悅成在了解了Office 365的服務(wù)、性價(jià)比和實(shí)施難度之后，最終選擇它來(lái)完善和優(yōu)化培訓(xùn)管理，并推進(jìn)到各種日常工作中。

實(shí)時(shí)自動(dòng)更新學(xué)員通知

基于Office 365中的SharePoint Online服務(wù)，可拓展出學(xué)員自動(dòng)通知應(yīng)用。可以針對(duì)每門課程或者每個(gè)學(xué)員設(shè)置自動(dòng)通知，無(wú)需工作人員的參與，就能夠即時(shí)快速地完成大量通知工作。同時(shí)，可視化的課程安排，利于教學(xué)管理人員及時(shí)檢查布置教學(xué)設(shè)施，方便老師提前做好課程準(zhǔn)備。

避免排課沖突，自動(dòng)同步時(shí)間表

結(jié)合Office 365中的Exchange Online和SharePoint Online服務(wù)，教室、設(shè)備與課程相互關(guān)聯(lián)，在計(jì)劃課程時(shí)，如果相同時(shí)段使用同一個(gè)資源，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)產(chǎn)生警告，避免發(fā)生資源占用沖突。課程安排好之后，可以定期發(fā)布，所有相關(guān)人員都可以瀏覽課程的時(shí)間、教室、內(nèi)容。教師和教務(wù)人員還可以結(jié)合個(gè)人日程安排調(diào)整工作計(jì)劃，利用電腦、手機(jī)等各種設(shè)備同步時(shí)間表，并可以自動(dòng)更新課程安排的***變化。

課件與文檔在線共享和協(xié)作

悅成出差的教師，可以將課件上傳到Office 365提供的基于SharePoint Online的文檔庫(kù)中。其他教師或員工，能夠直接通過(guò)瀏覽器在線查看和編輯，也可以直接在Office中打開(kāi)，實(shí)現(xiàn)多人協(xié)作，并能夠自動(dòng)管理每個(gè)修改過(guò)的版本。甚至可以結(jié)合SharePoint Online的幻燈片庫(kù)，制作標(biāo)準(zhǔn)化的授課講義，保持與***技術(shù)的同步。當(dāng)教師打開(kāi)授課的演示文稿時(shí)，自動(dòng)從幻燈片庫(kù)中提取對(duì)應(yīng)的內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)課件標(biāo)準(zhǔn)化和自動(dòng)化。

伸縮自如的云服務(wù)訂閱模式

悅成采用了Office 365云服務(wù)的訂閱模式，這樣，無(wú)需自行建立復(fù)雜的IT支持系統(tǒng)。IT管理員只需為每個(gè)員工和教師建立賬號(hào)，他們就能在自己的電腦上即時(shí)安裝***的Office軟件，并獲得郵件、即時(shí)通訊、內(nèi)部網(wǎng)站等各種專業(yè)的企業(yè)級(jí)應(yīng)用和服務(wù)。當(dāng)開(kāi)辟新校區(qū)時(shí)，只需簡(jiǎn)單地增加訂閱數(shù)量，就能很好地控制住成本。而且還能獲得來(lái)自微軟全球技術(shù)支持中心的24x7多渠道專業(yè)服務(wù)保障，當(dāng)遇到緊急和難點(diǎn)技術(shù)故障時(shí)，可享受到微軟專業(yè)技術(shù)服務(wù)人員的直接服務(wù)。

優(yōu)勢(shì)與收益

悅成憑借Office 365的靈活服務(wù)，成功地實(shí)現(xiàn)了培訓(xùn)管理的優(yōu)化和對(duì)IT成本的控制，帶來(lái)超出預(yù)期的收效。

提升學(xué)員滿意度，展現(xiàn)專業(yè)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)實(shí)力

智能學(xué)員通知上線后，學(xué)員的滿意度提高了5個(gè)百分點(diǎn)。許多學(xué)員反映，這種方式體現(xiàn)了一家專業(yè)的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)對(duì)于學(xué)員的關(guān)注。

隨時(shí)獲得***課程安排，實(shí)現(xiàn)高效培訓(xùn)管理

解決了課程安排和資源沖突等問(wèn)題后，不僅排課簡(jiǎn)單智能，教師和員工還可以在自己的電腦或手機(jī)上，實(shí)時(shí)更新日程表，無(wú)論在哪里都能獲悉***任務(wù)和變化，培訓(xùn)管理變得高效而有序。由于減少了大量協(xié)調(diào)資源的時(shí)間和電話往來(lái)，悅成的溝通和差旅成本降低了30%。

共享和協(xié)作促進(jìn)知識(shí)財(cái)富的積累

培訓(xùn)行業(yè)最寶貴的是教師的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)。通過(guò)課件的共享和協(xié)作，一方面讓教師互相交流，彼此促進(jìn)，一方面將教師的豐富經(jīng)驗(yàn)和課程內(nèi)容保留下來(lái)，成為企業(yè)珍貴的知識(shí)財(cái)富，每位教師也能從中獲得收益。

“有了Office 365，它的可用性和穩(wěn)定性讓企業(yè)省去了很多維護(hù)和管理的工作，Office 365可以保障我們的系統(tǒng)全天運(yùn)轉(zhuǎn)，而且也不用擔(dān)心系統(tǒng)升級(jí)、應(yīng)用維護(hù)、技術(shù)支持等讓人頭疼的問(wèn)題，讓我們的工作重點(diǎn)更關(guān)注在業(yè)務(wù)拓展上面，可以說(shuō)Office 365提供了我們業(yè)務(wù)的全面保障，讓我們高枕無(wú)憂。同時(shí)，Office 365提供了簡(jiǎn)潔的操作向?qū)Ш屯晟频募夹g(shù)支持，配置和使用起來(lái)非常容易上手。”

——何爽 IT 專員

按需使用服務(wù)，降低新校區(qū)IT成本

Office 365的訂閱模式可以大幅降低悅成開(kāi)辟新校區(qū)時(shí)的IT成本。一方面，無(wú)需自建復(fù)雜的IT基礎(chǔ)設(shè)施，另一方面，無(wú)需招聘新的IT支持人員和設(shè)備維護(hù)人員，就能獲得來(lái)自微軟全球技術(shù)支持中心的24x7多渠道專業(yè)服務(wù)保障，當(dāng)遇到緊急和難點(diǎn)技術(shù)故障時(shí)，可享受到微軟專業(yè)技術(shù)服務(wù)人員的直接服務(wù)，極大簡(jiǎn)化了用戶的管理和維護(hù)工作。Office 365的云服務(wù)模式能夠隨著企業(yè)的擴(kuò)展或收縮，靈活選擇訂閱規(guī)模，自動(dòng)將標(biāo)準(zhǔn)化的服務(wù)延伸到每個(gè)業(yè)務(wù)人員的桌面。