云計算可以算是當今最熱門的IT趨勢之一，但是，那些將決定是否采用基于云的BPM的執(zhí)行官也同時面臨著許多對諸如數(shù)據(jù)安全，保密性等若干問題的關(guān)切。這正是首先創(chuàng)建一個清晰的戰(zhàn)略至關(guān)重要的原因所在。

　　根據(jù)早期采用者和行業(yè)專家的建議，構(gòu)建這樣一個戰(zhàn)略的***步就是徹底搞清楚整個業(yè)務(wù)流程，并確定你想要做什么樣的改進。

　　“我經(jīng)歷過的教訓(xùn)是，執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)和經(jīng)理們僅僅知道BPM這個流行詞，” MetLife公司負責業(yè)務(wù)改造實踐和企業(yè)事務(wù)架構(gòu)的副總裁，同時也是CoVis Inc.咨詢公司的合伙創(chuàng)始人的Neal Lohmann說道。“BPM這個詞吸引了他們的注意，但他們更想知道的是，如何使他們的業(yè)務(wù)流程更加高效。”

　　將所有業(yè)務(wù)流程詳細記錄下來

　　“將你的業(yè)務(wù)流程做出一個非常詳細的描述”，負責為沙特阿拉伯King Abdullah科技大學(xué)(KAUST) 進行業(yè)務(wù)流程管理的主管Carsten Svensson建議說。“確保你有一個業(yè)務(wù)用例，同時確保你的用戶群都有一致意見。”

　　在將他們的招生流程從一個內(nèi)部系統(tǒng)改為一個基于云的系統(tǒng)之前，King Abdullah科技大學(xué)(KAUST)記錄了原來流程的每個方面。“如果沒有非常詳細的記錄它們，直至那些最小的細節(jié)層面，那么日后你會發(fā)現(xiàn)很多似是而非的東西，” Svensson警告道。“你的文檔越多，你將出的問題就越少。”不要期望事情能一蹴而就，他補充說：“你需要計劃預(yù)留出很多時間，以及很多的測試。”

　　在King Abdullah科技大學(xué)(KAUST)的例子中，這種細致的工作同時也幫助解決了這所大學(xué)的另一個關(guān)注：如果學(xué)校將來轉(zhuǎn)向另一個供應(yīng)商，會發(fā)生什么。通過全面記錄其流程(并將其遺留系統(tǒng)作為***手段備份保存)，在實施后如果有必要的時候，KAUST可以很容易地更換到另一家供應(yīng)商。

　　明確那些東西需要放到云端

　　尤為重要的是要決定哪些東西需要放到云端，哪些東西不放云端，Lohman說道。“太多公司在說，‘我們做BPM吧’，但是它們沒有創(chuàng)建一個云策略，”，他說道。

　　為了充分利用基于云的BPM平臺，執(zhí)行主管必須非常清楚，他們希望將哪個流程進行自動化。 位于倫敦的咨詢公司psHealth的負責人Abhishek Agrawal也這樣認為。

　　對于醫(yī)療行業(yè)中的BPM，psHealth公司發(fā)現(xiàn)，最終用戶通常都不會從流程的角度去思考問題。因此，采用基于云的平臺，可以使得psHealth公司的BPM專家更容易地去創(chuàng)建一個原型，從而向最終用戶展示新系統(tǒng)的運行方式。比如說，使用病例管理流程的醫(yī)生可能更容易理解其中的變更，如果他們看到原型，就可以提出他們的需求。

　　考慮內(nèi)部云

　　對于大型公司，一個合理的選擇是在只對員工開放的內(nèi)部云上構(gòu)建一個BPM系統(tǒng)。“這樣風險較小，” Lohmann說道，并表示內(nèi)部云可以由創(chuàng)建它的公司完全控制。

　　從監(jiān)管的角度來看，私有云更適合某些用戶的要求，以銀行為例，一個銀行不管采用的是哪一廠商的數(shù)據(jù)管理程序，這家銀行總是控制著它自己的數(shù)據(jù)信息。內(nèi)部云可以通過WEB瀏覽器經(jīng)由任何機器訪問，而不僅僅限于那些運行在本機上的應(yīng)用程序。

　　而對于較小的公司，可以采用面向用戶的云系統(tǒng)來建立競爭性優(yōu)勢—當然，除非他們的競爭對手也建立了類似的系統(tǒng)或使用了相同的服務(wù)。

　　考慮云安全和行業(yè)監(jiān)管要求

　　遷移到云端可能意味著在一定程度上降低了對數(shù)據(jù)安全的控制。確保云平臺符合所有監(jiān)管的要求也就很重要了。如果你選對了服務(wù)，那么，安全性就不再是一個問題了。

　　數(shù)據(jù)安全絕對是KAUST大學(xué)非常關(guān)注的一個方面，因為學(xué)生們提交的大部分信息都被認為是非常敏感的。因此，在選擇供應(yīng)商時，“你不可能選擇一個會創(chuàng)建網(wǎng)站的手工作坊式的廠商，” Svensson說道。“對我們來說，很重要的一點是廠商要有很強的成績記錄。”按照這種標準進行選擇的結(jié)果是，KAUST大學(xué)在數(shù)據(jù)隱私方面采用了美國的***做法，包括聯(lián)邦貿(mào)易委員會的公平資訊使用原則，這個原則描述了組織應(yīng)該如何收集，使用和維護個人信息的很多做法。

　　健康信息更加需要謹慎對待，很多情況下，數(shù)據(jù)的存儲和保護都是需要受到監(jiān)管的。實際上，Agrawal所面臨跟云相關(guān)的***挑戰(zhàn)之一就是使得用戶相信他們的數(shù)據(jù)不僅是安全的，并且也是符合所有監(jiān)管規(guī)定的。

　　邊學(xué)邊干

　　基于一個BPM平臺進行開發(fā)構(gòu)建涉及到一個學(xué)習曲線的問題，Agrawal提示道。然而，對于psHealth使用的那個平臺，psHealth公司能夠在大約1個月內(nèi)為一個英國客戶構(gòu)建一個病例管理系統(tǒng)—在此之前，該客戶已經(jīng)花費了超過18個月和超過約合1千5百萬美元的費用來試圖建立自己的系統(tǒng)。KAUST大學(xué)在經(jīng)過三~四個月的調(diào)整和艱苦工作后開始使用他們基于云平臺的入學(xué)管理系統(tǒng)。招生工作人員參加了大量的會議來記錄并對流程步驟和次序達成了共識，這些信息然后與軟件的功能做到一致。雖然有著諸多的工作，但總體說來，整個實施過程“令人吃驚的順利，” Svensson說道。

　　盡管改造期付出了很多艱苦工作，相比以前他們自己的解決方案，招生部的工作人員更喜歡基于云的BPM系統(tǒng)，Svensson也承認他們以前的系統(tǒng)過于復(fù)雜，不太受人歡迎，比如說，用戶僅僅只想查看一個附件，就需要點擊好多個窗口后才行。現(xiàn)在新系統(tǒng)已經(jīng)解決了這個問題。

　　收獲云端的收益

　　最起碼，根據(jù)那些已經(jīng)成功的將流程移到云端的先行者的經(jīng)驗，所付出的努力是值得的。

　　首先，相比內(nèi)部系統(tǒng)而言，使用云的財務(wù)收益可能是巨大的，Agrawal說道。psHealth從一個美國供應(yīng)商那里購買了一個BPM平臺的許可，然后為其自己的醫(yī)療行業(yè)用戶構(gòu)建定制化的系統(tǒng)。“當你使用云的時候，用于獲取一個可靠，可擴展的工業(yè)用平臺的初始費用極大地降低了，”他說道。此后，多個用戶組都可以使用這個平臺。在大多數(shù)情況下，客戶往往從一個相對較小的項目開始，只涉及工作流或者案例管理，然后在幾個月之后，再在這個平臺上構(gòu)建其他應(yīng)用來解決另外一些問題。

　　根據(jù)Svensson 的說法，KAUST大學(xué)獲得的收益是，他們不僅僅掌握了日常花費的情況，并且也節(jié)省了相應(yīng)硬件的成本。

　　在上述兩個例子中，相比創(chuàng)建一個內(nèi)部系統(tǒng)，基于云平臺的BPM應(yīng)用更容易實現(xiàn)，并且，用戶也更喜歡。

　　但是，希注意，當你需要將你的流程移到云端時，一個周密計劃的建立是成功的關(guān)鍵。

　　“你要從服務(wù)的角度來創(chuàng)建一個完整的云策略，” Lohmann建議到。“你肯定不希望半途而廢，在你的云策略中，你需要明確你選擇的標準是什么，并決定哪些地方你希望你的公司實現(xiàn)差異化競爭優(yōu)勢，而哪些地方你希望采用業(yè)界的常用做法。”